Unter Organisationen verwaltest Du alle Kunden, Lieferanten und Dienstleister.
Allgemeines
Hier kannst Du grundlegende Informationen hinterlegen:
Firmenname, Kundennummer, allgemeine E-Mail-Adresse, Debitoren- und Kreditorennummer, USt-ID, Elektronische Rechnungsadresse, Kreditrahmen sowie die bevorzugte Sprache.
Gerade bei der Kundennummer kann es sinnvoll sein, diese aus Deinem alten System zu übernehmen, um in der Buchhaltung eine eindeutige Zuordnung sicherzustellen.
⚠️ Wichtig: Kundennummern gelöschter Kunden können nicht erneut verwendet werden, da Keyline jede Nummer nur einmal zulässt – sonst besteht die Gefahr, dass doppelte Kundennummern an Drittsysteme übergeben werden.
Personen
Hier kannst Du Ansprechpartner mit den üblichen Kontaktdaten anlegen. Diese lassen sich auch direkt während der Kalkulation ergänzen, sobald Du den Kunden ausgewählt hast.
Adressen
Hier kannst Du Adressen bearbeiten, löschen oder als „nicht mehr verwendet“ markieren.
Es werden alle Adressen aufgelistet, die bei Empfängeradressen und Lieferadressen hinterlegt wurden.
Neue Adressen werden ausschließlich im laufenden Prozess innerhalb der Kalkulation hinzugefügt – nie „auf Halde“.
Zahlungskonditionen
Hier definierst Du individuelle, nur für die Organisation geltende Zahlungskonditionen, die bei einem Auftrag ausgewählt werden können.
Zusatzinformationen
Diese Informationen werden während der Kalkulation oben rechts über das Visitenkartensymbol mit rotem Punkt angezeigt.
Hier kannst Du Besonderheiten wie feste Margen, Versandkonditionen oder sonstige Hinweise hinterlegen – alles, was für diesen Kunden wichtig ist.
Partnerkonditionen
Wenn Du regelmäßig mit Agenturen oder Druckvermittlern zusammenarbeitest, kannst Du hier Provisionen festlegen, die bei der Rechnungsstellung automatisch als Gutschrift erstellt werden.
Vertriebsbeauftragter
Hier kann ein Verantwortlicher definiert werden, um Umsätze intern dem Vertriebsinnendienst zuzuordnen und auszuwerten.
API-Zugangsberechtigungen
Sollte ein Kunde automatisiert Aufträge in Keyline erstellen dürfen – z. B. über ein Onlineportal oder Web2Print-System – kannst Du hier einen API-Key erzeugen und an den Dienstleister weitergeben.
Alle API-Keys können zentral im Adminbereich unter Accounts > API-Berechtigungen eingesehen und verwaltet werden.
Für jede Organisation wird der jeweilige Nettogesamtumsatz von allen fakturierten Rechnungen ausgewiesen.