Unter Organisationen verwaltest du alle Kunden, Lieferanten und Dienstleister.
Allgemeines: Name der Firma, Kundennummer, allgemeine Email, Debitoren- und Kreditorennummer, USt-ID Kreditrahmen und die bevorzugte Sprache können hier angegeben werden. Gerade bei der Kundennummer kann es hilfreich sein, dass du diese ggf. aus deinem alten System übernimmst, damit du in der Buchhaltung keine Schwierigkeiten hast die Organisation zuzuordnen.
Bitte beachten, dass Kundennummern von gelöschte Kunden nicht noch einmal verwendet werden können, da Keyline jede Nummer nur einmal zulässt. Ansonsten besteht die Gefahr, dass doppelte Kundennummer an Drittsysteme übergeben werden.
Personen: Hier können die Ansprechpartner mit den üblichen Kontaktdaten angelegt werden. Die Ansprechpartner kannst du aber auch direkt bei der Kalkulation ergänzen, wenn du den Kunden ausgewählt hast.
Adressen: Hier kannst du Adressen editieren oder löschen, bzw. als "nicht mehr verwendet" markieren. Es werden alle Adressen aufgelistet, die bei der Empfängeradresse und bei den Lieferadressen hinterlegt wurden. Neue Adressen werden somit nur im laufenden Prozess innerhalb der Kalkulation hinzugefügt, nie "auf Halde".
Zahlungskonditionen: Hier können individuelle, nur für die Organisation geltende Zahlungskonditionen, definiert werden, die dann bei einem Auftrag ausgwählt werden können.
Zusatzinformationen: Diese hier hinterlegten Informationen werden dir während der Kalkulation immer oben rechts (Visitenkartensymbol mit dem roten Punkt) angezeigt. Es können alle Besonderheiten wie feste Marge, Versandkonditionen und sonstige rosa Schleifchen notiert werden, die den Kunden betreffen.
Partnerkonditionen: Wenn du regelmäßig mit Agenturen und Druckvermittler zusammenarbeitest, dann können hier optional Provisionen festgelegt werden, die dann bei Rechnungsstellung automatisch als Gutschrift erstellt werden.
API Zugangsberechtigungen: Sollte ein Kunde automatisiert Aufträge in Keyline erstellen dürfen, wie z.B. ein Onlineportal oder Web2Print-Anbieter, kannst du hier einen API-Key erstellen, den du deinem Dienstleister weitergeben kannst. Alle API-Keys können auch zentral im Adminbereich unter Accounts > API Berechtigungen eingesehen und verwaltet werden.
Für jede Organisation wird der jeweilige Nettogesamtumsatz von allen fakturierten Rechnungen ausgewiesen.