Der Anfang eines jeden Auftrags bildet das Angebot. Du kannst das im folgenden Bereich anlegen Vertrieb > Angebot und anschließend befüllen mit allen benötigten Informationen und den Produkten, die Du anbieten möchtest.

Es kann hilfreich sein, systematisch von oben links nach unten rechts durchzuarbeiten. So ist die Gefahr geringer, dass Du Angaben vergisst oder übersiehst.

Du wählst also zunächst den Kunden aus, an den Du das Angebot schicken möchtest. Ist der Kunde schon im System hinterlegt, kannst Du ihn über die Schnellsuche auswählen oder direkt neu anlegen. Verwalten kannst Du alle Kundendaten unter Vertrieb/Organisationen.

Ansprechpartner, Rechnungsadresse und die Partnerkonditionen (für Provisionsvereinbarungen) können ergänzt oder editiert werden. Alle Kontaktdaten speichert Keyline automatisch separat für jede Organisation ab und sie sind in allen zukünftigen Angeboten abrufbar.

In der zweiten Zeile hinterlegt Keyline automatisch den kalkulierenden Kundenberater. Du kannst auch einen weiteren Ansprechpartner anlegen, der auf allen Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ausgewiesen wird.

(Die Zuständigkeit Vertrieb bewirkt, dass der Ansprechpartner alle erstellten PDFs, die per E-Mail verschickt werden, auch automatisch in Kopie erhält.)

Der von Dir definierte Fertigstellungstermin und die angegebene Versandart ergeben den Liefertermin (z. B. Selbstauslieferung 0 Tage, DHL Express +1 Tag, Spedition +2 Tage).

Nun kannst Du ein Produkt hinzufügen – entweder auf Basis einer bestehenden Produktvorlage oder indem Du ein komplett neues Produkt erstellst.

Sobald Du mindestens ein Produkt im Auftrag angelegt hast, kannst Du optional die Zahlungsbedingungen, die Bepreisung von Verpackung & Versand und ggf. die Umweltzertifizierung angeben.
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Zusätzlicher Text erscheint auf allen Angeboten und Auftragsbestätigungen und dient zur Übermittlung aller zusätzlichen Informationen (z. B. Versandadresse, optionale Kosten für Sonderleistungen, etc.).

Du kannst Dir das PDF zum Angebot anschauen und bei Bedarf auch den E-Mail-Text editieren.

Sobald Du das Angebot verschickt hast, wird der Papierflieger in der Auftragsansicht grün. Je nach Einstellung des E-Mail-Servers des Kunden erhältst Du auch Feedback über die Zustellung und ob die E-Mail gelesen wurde. Wenn der Papierflieger sich rot färbt, dann wurde das Angebot, die AB oder die Rechnung vermutlich nicht zugestellt.
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