Der Startpunkt eines jeden Auftrags ist das Angebot.
Du findest es im Bereich Vertrieb > Angebot und kannst es dort mit allen benötigten Informationen sowie den gewünschten Produkten anlegen.
Tipp: Arbeite Dich am besten systematisch von oben links nach unten rechts durch die Maske. So stellst Du sicher, dass keine Angaben vergessen oder übersehen werden.
Zunächst wählst Du den Kunden aus, an den das Angebot geschickt werden soll.
Ist der Kunde bereits im System hinterlegt, kannst Du ihn über die Schnellsuche finden – andernfalls legst Du ihn direkt neu an.
Alle Kundendaten verwaltest Du zentral unter Vertrieb > Organisationen.
Ergänzend kannst Du Ansprechpartner, Rechnungsadresse sowie Partnerkonditionen (z. B. für Provisionsvereinbarungen) hinzufügen oder bearbeiten. Alle Kontaktdaten speichert Keyline automatisch pro Organisation und sie stehen Dir so auch in allen künftigen Angeboten zur Verfügung.
In der zweiten Zeile hinterlegt Keyline automatisch den kalkulierenden Kundenberater. Zusätzlich kannst Du einen weiteren Ansprechpartner angeben, der auf allen Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erscheint.
👉 Wichtig: Ansprechpartner im Vertrieb erhalten automatisch eine Kopie aller erstellten PDFs, die per E-Mail verschickt werden.
Der von Dir definierte Fertigstellungstermin in Kombination mit der gewählten Versandart bestimmt den Liefertermin (z. B. Selbstauslieferung = 0 Tage, DHL Express = +1 Tag, Spedition = +2 Tage).
Nun kannst Du ein Produkt hinzufügen – entweder auf Basis einer bestehenden Vorlage oder durch das Anlegen eines komplett neuen Produkts.
Sobald mindestens ein Produkt im Auftrag hinterlegt ist, kannst Du optional weitere Angaben machen: Zahlungsbedingungen, Verpackungs- und Versandkosten sowie ggf. die Umweltzertifizierung.
Ein zusätzlicher Text kann auf allen Angeboten und Auftragsbestätigungen erscheinen. Er dient zur Übermittlung ergänzender Informationen, wie z. B. Versandadressen oder optionalen Kosten für Sonderleistungen.
Vor dem Versand kannst Du Dir das PDF des Angebots ansehen und bei Bedarf auch den E-Mail-Text anpassen.
Nach dem Versand zeigt Dir der Papierflieger in der Auftragsansicht den Status an:
Grün = Angebot erfolgreich verschickt.
Rot = Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung wurden vermutlich nicht zugestellt.
Abhängig von den Einstellungen des E-Mail-Servers des Kunden erhältst Du zusätzlich Feedback darüber, ob die Nachricht zugestellt und/oder gelesen wurde.
