Neben Keyline brauchst du einen Google-Account und einen Account bei "Make".
Dort kannst du dir ganz einfach dein Szenario zusammenstellen so wie du es für dich brauchst. Es sind keine Programmierungskenntnisse nötig. Mit Make hast du die Möglichkeit dich mit rund 1200 Services zu verbinden. Ob CRM, Controlling oder Marketing - die Möglichkeiten sind fast grenzenlos.
Wir geben dir hier ein Beispiel wie du z.B. alle Rechnungen und Gutschriften automatisch in ein Google-Sheet eintragen lassen kannst.
Wir starten in Make und erstellen uns einen Webhook.
Sobald ein neuer Webhook erstellt ist, können wir diesen in Keyline beim Trigger hinterlegen, so dass Keyline genau an diese URL das Event senden kann.
Dann erstellen wir in Keyline im Adminbereich bei der Integration eine neue Subscription und einen neuen Trigger.
Das sollte dann ungefähr so aussehen:
Also einfach auf "Add-Trigger" den gewünschten Trigger auswählen (in unserem Fall "Reversal invoice created" und "Customer invoices updatet" und mit GET oder POST an die URL aus Make senden.
Wichtig ist, dass ihr in Make einmal auf die Daten "lauscht".
Dafür im Webhook einfach einmal auf "Redetermine Date Structure" anklicken. Dann wartet Make auf Daten. Sobald ihr den ausgewählten Trigger auslöst, sollte Make auch das anzeigen, dass etwas empfangen wurde.
Da wir in die Zeilen in unserem Google Sheet updaten und nicht immer nur eine neue Zeile erstellen wollen, fügen wir ein neues Modul hinzu:
Und setzen die Einstellungen:
Als erstes verbindest du dich mit deinem Google-Account und wählst dann deine Liste aus. Am besten definierst du dir eine Tabelle im Vorfeld mit deinen gewünschten Parametern.
Hier definieren wir wonach gesucht werden soll. In unserem Fall die Rechnungsnummer, da diese einzigartig ist und sich nicht ändert:
Danach erstellen wir uns einen Router um den Workflow mehrere Optionen bzw. Wege zu ermöglichen:
Wir fügen ein neues Modul hinzu mit der Funktion "Update a Row" und folgendem Setting:
Die Formeln und Variablen könnt ihr übernehmen, damit Google euch die Werte auch "schön" anzeigt. Man kann hier also gleich die Funktionen nutzen, die dann in Google-Sheet direkt korrekt interpretiert werden.
Dann setzen wir zwischen dem Router und dem gerade erstellen Modul noch einen Filter, damit die Daten auch nur dort entlang fließen, wenn es diese Zeilennummer schon gibt:
Dann benötigen wir noch ein Modul, dass uns eine neue Zeile erstellt, falls es die Rechnung ganz neu erstellt wurde (Add a row) :
Und auch hier setzen wir uns einen Filter, damit die Daten dort nur landen, wenn es die Zeile noch nicht gibt:
Da der Firmenname nicht automatisch mit dabei ist, fragen wir den noch mal separat ab und ersetzen den durch die Organisations_ID:
Als erstes setzen wir ein Sleep-Modul, damit wir auch sicher sind, dass alles aktuell in Google-Sheets geschrieben ist und wird auch wirklich updaten können:
Unter Tools findet ihr das Modul und stellt es auf z.B. 5 Sekunden:
Sollte dann so aussehen:
Jetzt müssen wir noch mal eine Suche starten. Heißt wir fügen noch mal ein Modul hinzu mit "Search Rows" und setzen folgende Settings:
Dann Fragen wir bei Keyline mit einem GET Befehl noch mal separat die finale Rechnung ab:
Mit dem HTTP-Modul und folgenden Setting:
Unser Bearer Token ist nur der Beispiel - hier musst du einen API-Key von dir hinterlegen, den du dir einfach im Adminbereich erstellen kannst.
Zum Schluß musst du dan nur noch definieren welche Spalte upgedatet werden soll. Wir wollen die Organisations_ID durch den korrekten Firmennamen ersetzen.
Also noch noch mal ein neues Modul mit "Update a Row" und folgendem Setting:
Wir haben dir hier die Blueprint hinterlegt.
Du kannst diese dann einfach in ein leeres Szenario importieren:
Musst dann noch die Parameter anpassen bei jedem Modul.
Beim blauen HTTP-Modul dann die URL z.B.:
Im lila Feld dann deinen API-Key.
Und hier die Excel-File, die du als Google-Sheet dir hinterlegst und dann direkt noch verknüpfen kannst.
Das wars schon. 🎉
Jetzt musst du das Szenario nur noch speichern.
Wir können dich außerhalb des üblichen Keyline-Supportes gern dabei unterstützen, deinen Workflow anzulegen. Dafür bieten wir dir ein definiertes Stundenkontingent an, das du flexibel nutzen kannst. Wir helfen dir etwa beim Erstellen von Workflows. Wir schulen dich und deine Mitarbeiter im Erstellen eigener Apps ganz ohne Programmierkenntnisse mit Make.com, einer No-Code-Plattform. Natürlich beraten wir dich auch klassisch, analysieren deine derzeitigen Prozesse und schlagen dir passende und gut umsetzbare Verbesserungen vor. Sprich uns einfach an!