In diesem Tutorial wollen wir dir erklären, wie du über die Plattform make.com ganz einfach alle ausgehenden PDF Dokumente die per Mail an deine Kunden versendet werden, in einer Orderstruktur auf einem Cloudspeicher sammeln kannst.
Was benötige ich für dieses Tutorial?
Du benötigst einen kostenlosen Account bei make.com, sowie ein unterstützten Cloudspeicher wie z.B. GoogleDrive, pCloud, Nextcloud oder OneDrive.
Vorbereiten des Speicherorts
Wir verwenden in diesem Tutorial GoogleDrive, die Schritte kannst du aber auch mit jedem anderen von make unterstütztem Speicher verfolgen.
Lege auf deinem Cloudspeicher einen neuen Ordner an und benenne ihn z.B. "PDFs aus Keyline"
Erstelle die folgenden Ordner im gerade angelegten Ordner
Aufbau des Szenarios auf make
Logge die in make ein und gehe auf "Szenario" -> "neues Szenario erstellen"
Füge das Modul "Webhook", genauer "Custom mailhook" hinzu
Klicke auf das Modul und Füge über die Schaltfläche "Add" einen neuen Mailhook hinzu
Kopiere dir die angezeigte Mailadresse
Diese Mailadresse trägst du in Keyline im Administrationsbereich ein. Wenn du die PDFs aller ausgehenden Mails ablegen willst, dann trage unter Geschäftsbereiche / Allgemeines / Mailadresse für Kopien sämtlicher ausgehender Mails die kopierte Mailadresse ein.
Make lauscht nun auf Mails, die an diese Adresse versendet werden.Als nächstes fügst du das Modul "Iterator" (Der Iterator dienst dazu, dass bei einer Mail mit mehreren Anhänge, alle Anhänge einzeln einsortiert werden können) hinzu, und trägst als Array "Attachements" ein. Sollte dies noch nicht vorhanden sein, dann klicke einmal auf "Run once" und schicke eine beliebige Mail mit Anhang aus Keyline. make wird diese Mail dann auslesen und du kannst das Array im Iterator eintragen
Lege nun das Modul "Router" an. Da wir die verschiedenen Dokumente in die auf dem Cloudspeicher angelegten Ordner verteilen wollen, müssen wir in make verschiedene Routen anlegen
Lege nun vier mit dem Router verbundene Module deines Cloudspeichers mit dem Trigger "Upload a File" an. In unserem Fall ist dies GoogleDrive. In den Moduleinstellungen wählst du den gewünschten Ordner auf deinem Speicher aus. Unter "File" nimmst du den Flow Control - Iterator. Jedes der vier Module soll einen anderen Dokumententyp empfangen. Benenne deine Module entsprechend und wähle den jeweils korrekten Upload Ordner aus.
Damit der Prozess die PDF Dateien automatisch in den richtigen Ordner speichert, müssen wir zum Schluss nur noch entsprechende Filter setzen.
Klicke dazu auf den Verbindungsweg vom Router zu deinem Cloudmodul und trage Filterkriterien für den jeweiligen Uploadort ein. Der Filter für die Rechnungen könnte z.B. so aussehen:
Dein Szenario sollte nun funktionieren, speichere es ab und aktiviere es in make. Von jetzt an sollten alle ausgehenden Mails nach Dokumenten durchsucht und automatisch auf deinem Cloudspeicher abgelegt werden.
Wie finde ich im jeweiligen Ordner nun das gewünschte PDF?
Die von Keyline generierten PDFs sind komplett durchsuchbar. Du kannst in deinem Cloudspeicher also z.B. einfach nach dem Firmennamen suchen und dir werden alle PDFs angezeigt die irgendwo den Firmennamen enthalten. Gleiches geht natürlich auf für die Auftragsbezeichnung oder jede andere beliebige Variable.
Brauchst du weitere Unterstützung oder fehlt dir die Zeit diesen oder einen anderen Prozess anzugehen?
Wir können dich außerhalb des üblichen Keyline-Supportes gern dabei unterstützen, deinen Workflow anzulegen. Dafür bieten wir dir ein definiertes Stundenkontingent an, das du flexibel nutzen kannst. Wir helfen dir etwa beim Erstellen von Workflows. Wir schulen dich und deine Mitarbeiter im Erstellen eigener Apps ganz ohne Programmierkenntnisse mit Make.com, einer No-Code-Plattform. Natürlich beraten wir dich auch klassisch, analysieren deine derzeitigen Prozesse und schlagen dir passende und gut umsetzbare Verbesserungen vor. Sprich uns einfach an!