Ce sunt alocarile?
Fiecare factura pe care o emiti poate include servicii sau cheltuieli refacturate. Pentru componenta de servicii KeyVision PRO calculeaza si distribuie automat valoarea acestora pe diverse criterii, astfel incat sunt posibile intrebari de genul: Cat am facturat pe practica de Litigii, sau Cat am facturat din munca Mariei?
Aceste calcule, in functie de tipul de alocare, pot fi simple si directe sau mai complexe.
Tipuri de alocare
In KeyVision PRO se pot folosi trei tipuri de alocare (configurabile la nivelul proiectului):
STANDARD - alocarea implicita, care distribuie intotdeauna o factura pe timpii din anexa (cu cateva cazuri exceptionale detaliate mai jos).
CAP - Cand nu avem notiunea de anexa per se, deoarece se factureaza sume globale, munca fiind distribuita in timp
STATUS PROIECT - Suplimentar fata de alocarea de tip CAP, KeyVision PRO permite setarea unui procent de finalizare a proiectului si va distribui doar acel procent (eg 50% din totalul facturat de 100k EUR)
Alocarea de tip STANDARD
Acest tip de calcul va distribui intotdeauna serviciile incluse dintr-o factura pe timpii din spate. Pentru a acoperi toate cazurile posibile, exista mai multi pasi, care se executa in ordine, daca pasul anterior nu are rezultate:
Daca exista timpi in anexa facturii, aloca strict pe acei timpi
Daca nu gaseste timpi, cauta timpi pe proiectele din factura, in intervalul specificat in factura
Daca nu gaseste, cauta timpi pe proiectele din factura, indiferent de data acestora
Daca nu gaseste, cauta timpi inregistrati per client, indiferent de data acestora
Daca nu gaseste, aloca toata suma catre responsabilul de proiect
Atentie - sunt luate in calcul doar sumele facturate pe proiecte care nu sunt inter-company
Alocarea de tip CAP
Acest tip de alocare este util cand nu exista o legatura directa intre factura si anexe - de exemplu se emite o factura de 50k EUR, pentru care echipa de litigii va munci un an.
Acest tip de calcul va distribui intotdeauna totalul sumelor facturate peste totalul orelor lucrate, luna de luna, pe masura ce apar facturi noi sau se inregistreaza timpi noi. Cu alte cuvinte, tot calculul este refacut de fiecare data cand se modifica ceva. Pentru a nu altera insa sumele din anii trecuti, folosite de obicei la analize financiare si evaluari, acestea sunt blocate la trecere de la un an la altul, folosind o data de cut-off de la care noile facturi sau timpi se aloca strict in anul curent.
Din cauza acestei tranzitii, este posibil sa apara urmatoarele situatii:
Facturat Sept 2025: 50k EUR
s-au inregistrat 100 ore pe avocatul A in sept 2025 -> se aloca 100% pe acest avocat
se inregistreaza 50 ore pe avocatul B in dec 2025 -> se realoca 66% pe avocatul A, 33% pe avocatul B
se inregistreaza 150 ore pe avocatul C in feb 2025 -> se realoca 33% pe avocatul A, 16.5% pe avocatul B si 50% pe avocatul C;
Avand insa in vedere ca s-a trecut in alt an fiscal (2026), in februarie 2026 se fac urmatoarele alocari:
Avocatul A: -33% (66% din 2025 -> dus la 33% la zi)
Avocatul B: -16.5%
Avocatul C: +50%
Observati ca per total, alocarea din 2026 este ZERO, pentru ca nu s-au emis alte facturi, dar s-au redistribuit sumele.
Se emite factura noua in martie 2026: 50k EUR
Se calculeaza alocarea sumei total facturate (100k EUR) peste tot ce s-a lucrat
Se redistribuie pe avocati, folosind aceleasi reguli de mai sus
Sa presupunem ca se considera data de cut-off ca fiind 31 ianuarie.
Daca factura de 50k este emisa inainte de data cut-off
Factura se aloca pe timpii din spate si la data acestora (eg in 2025)
Daca factura de 50k este emisa dupa data de cut-off
Se pastreaza toate calculele, dar cum anul 2025 este inghetat, se aloca toate sumele din trecut la 1 jan 2026.
In plus fata de regulile de mai sus, se tine cont si de senioritatea, rata standard/din proiect pentru fiecare avocat, practica lui, practica timpului, samd.
Alocarea de tip STATUS PROIECT
Suplimentar fata de alocarea de tip CAP, se poate configura la nivelul proiectului un procent de finalizare (eg 50%), lucru care determina in cazul de mai sus strict alocarea sumei de 50k EUR din totalul de 100k facturati.
Se foloseste cand se emit sume mari in avans, pentru proiecte multi-anuale.
Despre data timpului si data alocarii
Plecand de la exemplul de mai sus, exista posibilitatea ca o factura emisa in martie 2026 sa fie distribuita pe o perioada istorica larga (eg timpi din 2023, 2025, 2026), dar este de asemenea posibil sa fie alocat in anul curent, cand factura a fost emisa dupa data de cut-off. De aceea, cand se face acest calcul, KeyVision PRO stocheaza ambele date: data inregistrarii timpului si data la care acesta s-a alocat.
Exemplu:
Factura de 10k EUR emisa in Iunie 2026, dupa cut-off (31 ianuarie), pentru timpi din martie 2025.
Se aloca 10k eur in ianuarie 2026, aferenta unor timpi din martie 2025
Majoritatea rapoartelor aferente alocarilor de facturi folosesc data alocarii ca si element principal de calcul. Unele rapoarte, de genul "Productivitate", arata ambele sume ca si coloane diferite:
Total alocat pentru timpi din luna martie
Total aloca in martie
Cele doua sume pot diferi si pot fi negative in ianuarie (daca se foloseste alocarea de tip CAP / STATUS). De avut in vedere cand se ruleaza raportul.