Activarea
Importul extraselor de cont se activează la cerere, pentru fiecare cont KeyVision. Scrie-ne pe chat dacă vrei să-l folosești. După activare, intrarea Import plăți/încasări apare în meniul Altele, sub Facturi primite în SPV, și în lista de facturi, la Acțiuni.
Cine îl vede
Administratorii firmei au acces automat.
Alți utilizatori au acces dacă un administrator le dă, pe grupul lor, dreptul de scriere pe categoria Import plăți/încasări (în Setări › Securitate).
Accesul e complet sau deloc: cine are acces poate încărca extrase, confirma, valida, ignora și șterge. Nu există un drept separat „doar vizualizare”.
Încasările și plățile, după drepturile pe facturi
În extras, fiecare utilizator vede doar direcția pentru care are drept pe facturi:
Încasările se văd doar de cine are acces la facturile emise.
Plățile se văd doar de cine are acces la facturile primite în SPV.
Direcția ascunsă rămâne în fișa extrasului ca un card cu lacăt (de exemplu „Nu ai acces la facturile primite în SPV, deci plățile din extras nu sunt afișate”), iar în lista de extrase apare ca „Plăți: fără acces”. Liniile, totalurile și raportul ei nu se afișează.
Ce trebuie pregătit
1. Conturile bancare ale firmei
Fiecare cont din care descarci extrase trebuie să fie definit în KeyVision, la firma corectă, cu IBAN-ul exact: Setări › Firmele mele › firma › Conturi bancare.
KeyVision recunoaște firma și contul după IBAN-ul din extras. Dacă un cont lipsește, extrasul nu se procesează. Apare mesajul „Contul nu e definit la nicio firmă din KeyVision”, iar după ce adaugi contul îl poți procesa din nou (→ Articolul 9).
2. Datele clienților și furnizorilor
Potrivirea automată e mai bună când fișele firmelor au CUI-ul completat și, ideal, IBAN-ul din care plătesc. Nu trebuie să le completezi dinainte: când confirmi o linie, KeyVision îți propune să salveze IBAN-ul în fișa firmei (→ Articolul 7).
Atenție la firmele introduse de două ori, cu același CUI sub doi clienți. KeyVision nu poate ști automat care dintre ele a plătit. Unește clienții duplicați sau dezactivează fișa veche.
3. Pentru exportul fișierului de plăți
Firma plătitoare trebuie să aibă denumirea și adresa completate în fișa ei. Banca le cere în fișier.
Contul plătitor trebuie să fie un cont în RON, activ.
Furnizorii trebuie să aibă un IBAN românesc valid, din factura SPV sau din fișa furnizorului.