Pentru fiecare linie din extras, KeyVision caută documentul pe care îl achită:
Încasările (bani intrați) se potrivesc pe facturile emise de tine, deschise, ale firmei din extras, în aceeași valută.
Plățile (bani ieșiți) se potrivesc pe facturile primite în SPV, neplătite, ale firmei.
Uneltele pe care le folosește
Cine a plătit (sau cui ai plătit). KeyVision caută firma după:
CUI;
IBAN-ul din care s-a plătit (din fișa firmei sau din facturile SPV ale furnizorului);
o regulă învățată din confirmările tale („plățile de la acest IBAN sunt ale clientului X”);
numele exact, doar când linia nu are nici CUI, nici IBAN.
Suma, exact cât restul facturii (sau suma mai multor facturi).
Numărul facturii din detaliile plății. Merge atât seria completă („KV2026-5470”), cât și doar numărul („F. 5428, 5432”).
Dacă CUI-ul sau IBAN-ul duc la două firme (de exemplu un client introdus de două ori), dar detaliile plății numesc o factură a uneia dintre ele, KeyVision o alege pe aceea.
Ce se întâmplă cu fiecare linie
Situație | Unde ajunge | Ce faci |
Dovezi complete: firma + suma + numărul facturii | Potrivite, cu eticheta așteaptă validare și badge-ul verde ✓ potrivire perfectă | doar validezi (una sau toate odată) |
O propunere, dar nesigură (de exemplu suma diferă sau plătitorul nu a fost identificat) | Neconfirmate | confirmi sau corectezi |
Nimic potrivit | Nepotrivite | alegi tu factura sau ignori linia |
Comision bancar, taxe la stat, transfer între conturile tale, card, salarii… | încadrată automat; se ignoră dacă ai o regulă pentru ea | → Articolul 8 |
Nicio plată nu se înregistrează pe facturi până nu validezi sau confirmi tu. La import, KeyVision doar pregătește potrivirile.
Cazuri pe care le recunoaște singur
Încasări deja înregistrate manual. Dacă ai introdus deja încasarea pe factură, cu aceeași sumă, KeyVision leagă linia de încasarea existentă și nu mai înregistrează una nouă. Trebuie să existe și o legătură cu linia: numărul încasării apare în detalii (de exemplu referința băncii sau „REFERINTA INTERNA”), sau factura e numită în detalii. Merge și când o plată de la client acoperă mai multe facturi, introduse separat. Data încasării introduse manual poate diferi de cea din extras.
Plăți din fișierul exportat din KeyVision (→ Articolul 3): se recunosc după referința transferului și închid facturile SPV respective.
Facturi SPV marcate plătite manual (de exemplu cu „Am plătit” în Situația de plată): plata manuală se leagă de linia din extras.
Linii importate deja dintr-un extras anterior: sunt sărite automat.
Posibile dubluri (aceeași tranzacție, aparent, din alt extras): apar la Neconfirmate cu mențiunea „posibilă dublură”. Le marchezi ca dublură sau ca plată separată.
Facturile SPV vechi
Dacă ai setată o dată minimă pentru facturile SPV, în Facturi primite în SPV › Acțiuni › Configurări, cu notificarea de plăți activă, potrivirea plăților și lista de alegere ignoră facturile mai vechi. Le găsești în continuare dacă le cauți după număr.
Mesaje pe care le poți vedea la o propunere
Mesaj | Ce înseamnă |
Nr. și suma se potrivesc; plătitorul nu a fost identificat | factura e corectă, dar CUI-ul / IBAN-ul plătitorului nu duc la o singură firmă |
Nr. și suma se potrivesc; plătitorul e alt client | plata vine de la altă firmă decât clientul facturii (de exemplu o firmă din grup) |
Nr. factură în detalii; suma diferă | plata acoperă doar o parte din factură sau mai mult |
Încasarea e deja înregistrată manual pe factură; se leagă de linia din extras | nu se va scrie o plată nouă |
Exemplu:
