Cas concret
Vous utilisez Kizeo Forms pour plusieurs types de formulaires (états des lieux, notes de frais, rapports d'activité...) et souhaitez que chaque collaborateur n'accède qu'à ceux qui le concernent.
Donner les droits aux formulaires
Par défaut, l'option Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut est activée sur votre compte : tous les utilisateurs ont donc le droit de saisie sur tous les formulaires. Pour la désactiver, allez dans le menu Paramètres Kizeo Forms puis sur l'onglet Droits. Les droits d'accès devront alors être définis manuellement, formulaire par formulaire.
La gestion manuelle des droits d'accès est accessible depuis deux emplacements :
depuis la page Mes formulaires, en cliquant sur le bouton Droits situé en bout de ligne du formulaire concerné,
depuis la page de conception du formulaire, en cliquant sur le bouton Droits situé en haut à droite.
Paramétrer les droits pour les utilisateurs
Pour attribuer les droits d'accès aux utilisateurs, cliquez d'abord sur l'onglet Utilisateurs.
Pour donner des droits à un utilisateur, cliquez sur la zone Rechercher afin de le sélectionner dans la liste des utilisateurs, puis cliquez sur le bouton vert.
Pour donner des droits à tous les utilisateurs, cliquez sur le bouton orange.
Pour retirer les droits à tous les utilisateurs, cliquez sur le bouton rouge.
Pour retirer les droits à un seul utilisateur, cliquez sur le bouton rouge disponible en bout de la ligne sur laquelle il se trouve.
Pour attribuer les droits d’accès aux utilisateurs, vous devez tout d'abord cliquer sur l'onglet [Utilisateurs] .
Pour donner des droits à un utilisateur, cliquez sur la zone
[Rechercher]afin de le sélectionner dans la liste des utilisateurs. Cliquez ensuite sur le bouton vert.Pour donner des droits à tous les utilisateurs, cliquez sur le bouton orange.
Pour retirer les droits à tous les utilisateurs, cliquez sur le bouton rouge.
Pour retirer les droits à un seul utilisateur, cliquez sur le bouton rouge disponible au bout de la ligne sur laquelle il se trouve.
Paramétrer les droits pour les groupes
Pour attribuer les droits d'accès aux groupes d'utilisateurs, cliquez d'abord sur l'onglet Groupes.
Pour donner des droits à un groupe, cliquez sur la zone Rechercher afin de le sélectionner dans la liste des groupes, puis cliquez sur le bouton vert.
Pour donner des droits à tous les groupes, cliquez sur le bouton orange.
Pour retirer les droits à tous les groupes, cliquez sur le bouton rouge.
Pour retirer les droits à un seul groupe, cliquez sur le bouton rouge disponible en bout de la ligne sur laquelle il se trouve.
Tous les utilisateurs du ou des groupes sélectionnés auront le droit de saisie sur le formulaire. Les Chefs de Groupe pourront quant à eux consulter les données saisies par les utilisateurs de leur groupe.
Vous pouvez également limiter l'interaction d'un Chef de Groupe sur les données des utilisateurs, en déterminant son rôle depuis le menu Groupes d'utilisateurs :
Chef de Groupe : il pourra consulter, exporter, supprimer et modifier les données,
Chef de Groupe (lecture seule) : il ne pourra que consulter et exporter les données.
⚠️ Important
Sur son groupe principal, un Chef de Groupe ne peut pas avoir le rôle "lecture seule" — ce rôle restreint ne s'applique qu'à ses groupes secondaires.
L'onglet Récapitulatif
Depuis l'onglet Récapitulatif, vous pouvez consulter le détail des droits des utilisateurs sur le formulaire.
Une loupe apparaît uniquement en face des utilisateurs ayant un profil de Chef de Groupe ou d'Administrateur.
Pour un utilisateur simple (ajouté manuellement ou via un groupe), aucune loupe n'est affichée.
En cliquant sur la loupe :
pour un Chef de Groupe, vous voyez le groupe pour lequel il a ce rôle
pour un Administrateur, un message indique qu'il fait partie des administrateurs du compte.
Le transfert de données
Pour que l'utilisateur puisse transférer une donnée :
il doit avoir le droit de saisie sur le formulaire,
l'option Autoriser le transfert de données entre utilisateurs doit être activée dans l'onglet Mobile des options du formulaire.
Pour que l'utilisateur puisse recevoir des données transférées :
il doit avoir le droit de saisie sur le formulaire,
l'option Peut recevoir un transfert dans les droits du formulaire doit être activée.
Pour modifier le destinataire d'une donnée déjà transférée :
il doit avoir le droit de saisie sur le formulaire,
la case Autoriser le transfert de données entre utilisateurs doit être cochée dans les options du formulaire,
la donnée doit avoir le statut Poussé.
Si la donnée a le statut Récupéré, plus personne ne peut modifier son destinataire — y compris un Administrateur. Seul le support Kizeo peut alors effectuer un repush, sur demande écrite de l'Administrateur indiquant le nom du nouveau destinataire.
⚠️ Important
Depuis le paramétrage des droits du formulaire, si vous avez activé le droit Transférer seulement, le bouton Enregistrer sera masqué lors de la saisie des données.