Cas concret
Vous ajoutez un collaborateur à votre compte Kizeo Forms et vous devez choisir son profil. Avant de cocher une case, vous voulez savoir ce que chaque profil permet de faire et lequel nécessite une licence.
Les 3 profils en un coup d'œil
Profil | Rôle | Licence nécessaire |
Administrateur | Gère le compte dans sa globalité, sans restriction. | Uniquement s'il saisit des données |
Chef de Groupe | Gère les formulaires, les utilisateurs et les groupes de son périmètre, et accède aux données de ses groupes. | Uniquement s'il saisit des données |
Utilisateur | Saisit des données depuis l'application mobile ou l'interface web. | Oui |
L'Administrateur
L'Administrateur gère le compte Kizeo Forms dans sa globalité. Il configure, supervise et administre l'ensemble des formulaires, des utilisateurs et des groupes. C'est aussi le seul profil qui a accès à la gestion du compte (paramètres et abonnement).
Ses droits sont détaillés dans Les droits de l'administrateur.
⚠️ Important Par défaut, tout ce qu'un Administrateur crée appartient au groupe Compte Entreprise : seuls les Administrateurs peuvent ensuite le modifier.
Le Chef de Groupe
Le Chef de Groupe est un administrateur intermédiaire. Son champ d'action est limité à son périmètre : son groupe principal et les groupes situés en dessous dans la hiérarchie.
Dans ce périmètre, il peut, selon les droits que vous lui accordez :
créer et modifier des formulaires,
créer et modifier des utilisateurs,
créer et modifier des groupes d'utilisateurs,
consulter, exporter, modifier et supprimer les données saisies par les membres de ses groupes.
Il n'a pas accès à la gestion du compte (paramètres et abonnement). Ses droits sont détaillés dans Les droits du Chef de Groupe.
Exemple : votre compte est organisé ainsi.
Compte Entreprise
Région Sud (groupe principal de Paul, Chef de Groupe)
Agence Marseille
Agence Nice
Région Nord
Paul peut gérer les formulaires et accéder aux données des groupes Région Sud, Agence Marseille et Agence Nice.
En revanche, il n'a pas accès aux formulaires ni aux données des groupes Région Nord et Compte Entreprise : ils sont hors de son périmètre.
ℹ️ À savoir
Un groupe peut avoir plusieurs Chefs de Groupe, et un Chef de Groupe peut gérer plusieurs groupes.
Vous pouvez limiter un Chef de Groupe à la lecture seule sur un groupe : il peut alors uniquement consulter et exporter les données. Cette limitation est impossible sur son groupe principal.
L'Utilisateur
L'Utilisateur saisit des données depuis l'application mobile Kizeo Forms ou depuis l'interface web. Il n'a pas accès à l'interface d'administration.
Il peut consulter, copier, modifier ou supprimer ses données selon les options activées dans chaque formulaire. Ses droits sont détaillés dans Les droits de l'utilisateur.
Combiner les profils
Lors de la création ou de la modification d'un utilisateur, vous définissez son profil en cochant une ou plusieurs cases : Utilisateur, Chef de groupe, Administrateur. Les combinaisons possibles sont :
Utilisateur uniquement,
Chef de groupe uniquement,
Administrateur uniquement,
Utilisateur et Chef de groupe,
Utilisateur et Administrateur,
Chef de groupe et Administrateur.
⚠️ Important Seul le profil Utilisateur permet de saisir des données, et il nécessite une licence. Si un Administrateur ou un Chef de Groupe doit lui aussi saisir des données, cochez également la case Utilisateur.
Le statut Non défini
Un profil pour lequel aucune case n'est cochée a le statut Non défini. Il est inactif (en veille) : il n'est ni Utilisateur, ni Chef de Groupe, ni Administrateur. Vous retrouvez ces profils dans l'onglet [Mes utilisateurs] grâce au filtre [Non défini].