De telling van respijtdagen en het toekennen van afwezigheidstarieven gebeurt pas goed als onderstaande tabel volledig en correct is ingevuld.
Via dit artikel helpen we jou op weg!
Om te starten, ga je als volgt te werk:
Klik links op Beheer.
Klik op Facturatie-instellingen.
Open het tweede tabblad Tarieven en boetes.
Vul de Algemene tarieven in.
Goed om weten:
- 1/3-dagen zijn beschikbaar voor opvanglocaties die (ook) kinderen buitenschools opvangen.
Hoe je dit instelt, vind je terug in dit artikel:
- Flexibele opvang voor meer dan 11 uren stel je in via Beheer > Opvanginstellingen > tabblad Administraties > Opties.
Blijf op het tweede tabblad Tarieven en boetes.
Scroll naar Boetes.
Vul het eventuele boetebedrag in.
Vink eventueel optie aan dat boete automatisch berekend wordt bij laattijdig ophalen.
Scroll naar Afwezigheidstarieven.
Vink eventueel de opties aan:
- Respijtdag aftrekken voor prestaties die niet overeenkomen met opvangplan.
Bv: Kind komt maar een halve dag in plaats van een volle dag.
- Respijtdag aftrekken voor toekomstige afwezigheden.
Bv: Ouders geven in april hun zomerverlof van juli door. Dan zal het systeem al respijtdagen aftrekken voor dat verlof.
- Aantal beschikbare respijtdagen automatisch herberekenen bij wijzigen van opvangplan.
Bv: Een kind met een opvangplan van 5 dagen per week, gaat naar een opvangplan van 3 dagen per week. Het systeem herberekent dan automatisch het aantal respijtdagen.
- Aantal respijtdagen afronden naar een geheel getal.
Duid type afwezigheid aan bij te vroeg vertrek.
Scroll naar de tabel over afwezigheidstarieven en respijtdagen.
Vul de tabel in: Er wordt onderscheid gemaakt tussen volle, halve en 1/3 dagen en oranje afwezigheid (rechtvaardig) en rode afwezigheid.
1ste kolom: tarief
2de kolom: respijtdagen in mindering
3de kolom: tarief zonder respijtdag
4de kolom: diensten (bv. maaltijd laten betalen die al besteld is, boete bij laattijdig verwittigen, boete omdat doktersattest niet of te laat afgegeven is ...)
Voeg eventueel een extra afwezigheidsreden toe (zie onderste pijl op bovenstaande screenshot). Handig als je bv. een onderscheid maakt tussen ziekte met en zonder doktersattest.
Door te klikken op '+ extra afwezigheidsreden toevoegen' wordt er een extra reden toevoegd: Eigen reden 1 (zie screenshot hierboven).
Een (extra) afwezigheidsreden invullen of aanpassen:
klik rechts op het groen potloodje en er wordt een pop-up venster geopend:
1. Pas de naam van de afwezigheidsreden aan als dat nodig is (bv. bij onderscheid ziekte met of zonder doktersattest).
2. Duid aan of je met percentages of bedragen werkt bij de tarieven.
3. Vul de bedragen/percentages, respijtdag en eventuele aangerekende diensten in (OPGELET: diensten kunnen enkel geselecteerd worden als deze aangemaakt zijn!)
4. Duid eventueel de opties aan:
- Doorsturen naar K&G (enkel voor IKT). Aanvinken = doorsturen.
- Selecteerbaar bij planningsaanvraag door ouders: mag deze afwezigheidsreden verschijnen wanneer ouders een afwezigheid doorgeven? Aanvinken = wel verschijnen.
- Selecteerbaar door medewekers/onthaalouders bij aanwezigheidsscherm/prestatiedetail: mag deze afwezigheidsreden verschijnen bij medewerkers of onthaalouders? Aanvinken = wel verschijnen.
5. Klik onderaan op Afwezigheidsreden opslaan.
Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.