Geschäftsreisen

Als Selbständiger reist du vielleicht als Teil deines Jobs, um Kunden oder Geschäftspartner zu treffen. Hier erfährst du, welche Kosten steuerlich absetzbar sind.

Welche Art von Ausgaben sind absetzbar?

  • Transport: Flug, Zug, Taxi, Bus, Carsharing und private Autonutzung (siehe Details unten)

  • Unterkunft: Hotel, airbnb, etc.

  • Essen (siehe unten)

Welche Voraussetzungen muss eine Geschäftsreise erfüllen?

  1. Der Hauptzweck der Reise muss im Zusammenhang mit deiner Selbstständigkeit stehen.

  2. Die Reise wurde entweder von dir persönlich oder, um die Organisation zu vereinfachen, von deinem Geschäftspartner bezahlt.

Was ist, wenn meine Reise nur teilweise geschäftlich ist?

  1. Wenn der Hauptzweck der Reise das Vergnügen ist, dann darfst du die Reisekosten normalerweise nicht steuerlich geltend machen.

  2. Wenn der Hauptzweck der Reise mit deinem Geschäft zu tun hatte und du dir anschließend oder davor einige freie Tage genommen hast, kannst du immer noch Teile der Reisekosten abziehen.

Wie kann man einen Teil der Reisekosten absetzen?

Generell kannst du die Reisekosten vollständig geltend machen, nur der Teil des Aufenthalts, der nicht geschäftlich war sollte nicht eingerechnet werden.

Wie soll ich meine geschäftlichen Reisekosten nachweisen?

Reisekosten können ziemlich hoch ausfallen und deshalb das Finanzamt alarmieren. Daher ist es wichtig, dass du deine Ausgaben durch entsprechende Belege nachweisen kannst und glaubhaft machen kannst, dass sie tatsächlich geschäftsrelevant sind.

Bewahre alle Informationen auf, die dir helfen können, den Zusammenhang der Reise mit deinem Geschäft nachzuweisen.

Als Nachweis dienen zum Beispiel E-Mail-Gespräche mit Kunden, eine genaue Zeiterfassung, Reiserouten, Buchungsbestätigungen und so weiter.

Verpflegungskosten

Im Gegensatz zu anderen Ausgaben kannst du diese Ausgaben nicht auf der Grundlage von Quittungen erklären. Stattdessen gibt es einen Pauschalbetrag, den du, abhängig von der Länge deiner Reise, nutzen kannst.

Die Verpflegungspauschale kann nur abgezogen werden, wenn du die Mahlzeiten selbst bezahlt hast und nicht zum Beispiel von deinem Kunden bezahlt wurde.

Reisen in Deutschland

Für eine Tagesreise, die länger als acht Stunden dauert, kannst du eine Pauschale von 14 Euro (zwölf Euro im Jahr 2019) angeben. Für eine mehrtägige Reise gilt eine Pauschale von 28 Euro (24 Euro im Jahr 2019) für einen ganzen Tag und zusätzlich jeweils 14 Euro (12 Euro im Jahr 2019) für den Tag der An- und Abreise.

Ein Beispiel:

Du hattest du einen 4-Tages-Trip, um Kunden in Deutschland zu treffen. Für den An- und Abreisetag berechnest du 2 x 14 Euro. Für die zwei vollen Tage berechnest du 2 x 28 Euro. Insgesamt kannst du also 84 Euro für Verpflegungskosten abziehen.

Reisen außerhalb Deutschlands

Für jedes Land der Welt gibt es einen anderen Tagessatz. Trage einfach das Reiseland in deine Abrechnung ein, und wir suchen den richtigen Satz für dich raus.

Mit dem privaten Auto auf Geschäftsreise fahren

Wenn du deine Geschäftsreise mit einem eigenen Auto antrittst, das nicht deinem Unternehmen gehört, kannst du die Fahrtkosten als Teil der Reise absetzen.

Die Höhe des Abzugs hängt von der gefahrenen Strecke ab und wird berechnet, indem die Gesamtstrecke mit 0,30 Euro multipliziert wird. Wenn du zum Beispiel von Berlin nach München gefahren bist (584 Kilometer pro Strecke, 1168 Kilometer für die Hin- und Rückfahrt), kannst du (1168 x 0,3 =) 350 Euro von der Steuer absetzen. Du musst dafür lediglich deine Geschäftsreisen über unser Formular dokumentieren, die Berechnung übernehmen wir für dich.

Geschäftsreisen erfassen

Als Kontist Steuerservice Kunde werden deine betrieblichen Ausgaben für Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel etc.) automatisch über die laufende Buchhaltung erfasst. Für die Berücksichtigung der Tages-Pauschalbeträge sowie Fahrten mit deinem privaten PKW fülle unser Formular aus und lade es in der App hoch.

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