1. Was ist eine Shared Mailbox und warum macht sie Sinn?
Eine Shared Mailbox ist ein gemeinsames E-Mail-Postfach, das mehrere Benutzer verwenden können, ohne separate Zugangsdaten zu benötigen. Dies ist besonders nützlich für Teams, die gemeinsam auf Kundenanfragen oder Projekte reagieren, da alle Mitglieder auf die gleichen E-Mails zugreifen und antworten können. In Kreativ.Management ermöglicht die Integration einer Shared Mailbox eine zentrale Organisation und Bearbeitung von E-Mails direkt in der Software.
2. Einstellungen in Kreativ.Management
Navigiere zu Einstellungen > E-Mail.
Wähle entweder:
"E-Mail-Postfach hinzufügen", um ein neues Postfach zu erstellen.
Oder öffne ein bereits vorhandenes Postfach, indem du es anklickst.
Gib bei E-Mail-Adresse die Adresse der Shared Mailbox ein, z. B.: team@meinefirma.de.
Deaktiviere die Checkbox "Gleiche Zugangsdaten für Posteingang und Postausgang nutzen", um die Felder für Benutzername und Passwort sichtbar zu machen.
Gib die Zugangsdaten für den SMTP-Server ein:
Benutzername: Die Hauptadresse, die zum Versenden genutzt wird (z. B. info@meinefirma.de).
Passwort: Das Passwort des Hauptkontos.
Beispiel:
E-Mail-Adresse: team@meinefirma.de
Benutzername (SMTP): info@meinefirma.de
Passwort (SMTP): DeinSicheresPasswort123
Klicke anschließend auf "Einstellungen Testen" und wenn es erfolgreich war auf "Speichern"
3. Einstellungen bei Microsoft OAuth2
Navigiere zu Einstellungen > E-Mail und wähle entweder ein neues oder ein bestehendes Postfach aus.
Gib bei E-Mail-Adresse die Adresse der Shared Mailbox ein (z. B.: support@meinefirma.de).
Klicke auf "Sign in with Microsoft" und melde dich mit dem Hauptkonto (nicht dem Konto der Shared Mailbox) an.
Nach erfolgreicher Anmeldung:
Deaktiviere die Checkbox "Gleiche Zugangsdaten für Posteingang und Postausgang nutzen".
Gib als Benutzername für den SMTP-Server erneut das Hauptkonto an (z. B. info@meinefirma.de).
Da bei OAuth2 mit Token gearbeitet wird, ist das Passwort für den SMTP-Server hier nicht sichtbar und wird automatisch durch das System verwaltet.
Beispiel:
E-Mail-Adresse: support@meinefirma.de
Benutzername (SMTP): info@meinefirma.de
Passwort: Nicht sichtbar, da OAuth2 verwendet wird.
Klicke anschließend auf "Einstellungen Testen" und wenn es erfolgreich war auf "Speichern"