Mit der Aktion To-do erstellen legt dein Workflow automatisch ein To-do beim Auftrag an – zum Beispiel, damit du die E-Mail vom Kunden prüfst, die Rechnung erstellst oder ähnliches. Ganz wie du möchtest.
So legst du den Schritt an
Öffne Einstellungen → Workflow.
Klick bei der gewünschten Vorlage auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) oder leg mit Neue Workflow Vorlage eine neue an.
Klick unter dem letzten Schritt auf das Plus-Symbol (es hat keine Beschriftung).
Wähl im Feld Aktion den Eintrag To-do erstellen.
Trag unter Name ein, wie das To-do heißen soll.
Gib unter zu erledigen nach eine Zahl ein und wähl daneben die Einheit: Tag(e), Monat(e), Minute(n) oder Stunde(n).
Leg mit Abhängigkeit oder Fixes Datum fest, wann das To-do entstehen soll (mehr dazu im Artikel Workflow Abhängigkeit).
Klick auf Speichern.
Wann ist das To-do fällig?
Ein festes Fälligkeitsdatum stellst du hier nicht ein. Das Feld zu erledigen nach zählt ab dem Moment, in dem das To-do entsteht – also sobald die Abhängigkeit oder das fixe Datum des Schritts eingetreten ist.
Beispiel: Trägst du 3 und Tag(e) ein, ist das To-do 3 Tage nach seinem Entstehen fällig. Lässt du das Feld leer, ist es sofort fällig.
Gut zu wissen
Der Workflow wartet nicht auf das To-do. Sobald das To-do angelegt ist, gilt der Schritt als erledigt und der nächste Schritt ist sofort an der Reihe – egal, ob du das To-do schon abgehakt hast.
Auch die Aktion Warten bis kann nicht auf ein erledigtes To-do warten. Sie kennt nur diese Ereignisse: Vertrag unterschrieben wurde, Fragebogen zurückgeschickt wurde, nach Statusänderung und neue Kunden E-Mail empfangen wird. Soll der Workflow erst weiterlaufen, wenn du etwas erledigt hast, kannst du einen Schritt Warten bis mit nach Statusänderung einfügen und den Status selbst ändern, sobald du fertig bist.
Meldung „Fehlender Name“ beim Speichern: Damit ist der Name der Workflow-Vorlage gemeint (Feld Name oben bei den Einstellungen zum Workflow), nicht der Name des To-dos. Trag dort einen Namen ein und speichere erneut.
Fehlt im Schritt der Name des To-dos, wird kein To-do angelegt und der Schritt zeigt den Fehler „Es wurde kein To-do Name angegeben.“
Video
Schau dir gerne dieses Video an: