Das Versenden von E-Mails kann manchmal zu Verwirrung und Frustration führen. Es kommt vor, dass deine Nachrichten unerklärlicherweise im Spam-Ordner deiner Kunden landen und ein anderes Mal erreichen sie problemlos ihr Ziel, obwohl du nichts verändert hast.
Ja, das Thema ist komplex und wirft oft Fragen auf, warum das so ist.
Der Hintergrund ist, dass heutzutage die Flut an Spam-Mails enorm ist und jeder E-Mail-Anbieter seine Nutzer davor bewahren will.
Um sicherzustellen, dass deine E-Mails zuverlässig zugestellt werden und du dich voll und ganz auf dein kreatives Schaffen fokussieren kannst, haben wir in diesem Artikel alle essentiellen Informationen für dich zusammengetragen.
Wenn du dich damit gar nicht befassen willst, dann schnappe dir folgenden Deutschen Freelancer auf https://fiverr.com/ und der kümmert sich um dein Anliegen.
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1. Schnelle Zusammenfassung
Für alle, die die Info ohne viel lesen wollen. Hier 3 Schritte, die die unbedingt machen musst.
Du benötigst 3 CNAMEs Einträge (siehe Punkt 2. DNS-Eintrag)
Füge den SPF Record hinzu (siehe Punkt 4. SPF)
Füge einen DMARC Eintrag hinzu (siehe Punkt 6. DMARC)
2. DNS-Eintrag
Der erste und entscheidende Schritt ist die Aktivierung des SMTP-Relays in deinen E-Mail-Einstellungen. Dadurch gewinnst du mehr Kontrolle über deine E-Mails: Du kannst den Zustellstatus direkt in Kreativ.Management einsehen, wir können dir effektiver bei Problemen helfen, deine Mails werden über SendGrid versendet und noch vieles mehr.
Nachdem du diese Funktion aktiviert und deine E-Mail-Einstellungen gespeichert hast, erscheint darunter eine neue Box.
Diese sieht ungefähr so aus (die Werte werden bei dir anders sein):
Hier findest du 4 Einträge, die du in deine Website integrieren solltest. Dies stellt sicher, dass deine E-Mails von den Providern deiner Kunden akzeptiert und als sicher eingestuft werden.
UPDATE Februar 2024: Ein DMARC-Eintrag wurde hinzugefügt. Bitte füge auch diesen Eintrag zu deiner Domain hinzu.
Wie fügst du diesen Einträge hinz?
Das geschieht über den DNS-Eintrag deiner Website bzw. deines E-Mail-Providers. Du musst jeden dieser 4 Einträge hinzufügen. Mit einem Klick auf den "Kopieren"-Button kannst du die Einträge in deine Zwischenablage kopieren, sodass du sie nicht abtippen musst.
Achtung: Bei einigen Providern ist die Domain (z.B. info@deine-email.com) automatisch am Ende angehängt. In diesem Fall musst du nur den vorderen Teil eintragen (zum Beispiel s1._domainkey).
Da jeder Anbieter das etwas anders handhabt, können wir hier keine allgemeingültige Anleitung bieten. Stattdessen haben wir für dich eine Liste von Websiteanbietern zusammengestellt, die eigene Anleitungen hierzu haben:
Strato Anleitung - hier musst du zuerst eine Subdomain anlegen. Antwort findest du hier
Dein Anbieter erlaubt dir keinen CNAME hinzuzufügen (Gmx, Web.de & Co)?
Dann empfehlen wir dir dringend, den E-Mail-Provider zu wechseln. Warum? Weil Google, Yahoo und immer mehr Provider deine E-Mails sonst blockieren könnten. Das könnte zu entgangenem Umsatz, offenen Fragen und Kundenverlust führen. Falls du dein Postfach nicht wechseln möchtest, findest du hier weitere Informationen.
Nachdem du die Einträge hinzugefügt hast, klicke auf den "Überprüfen"-Button, und der Büroassistent James wird überprüfen, ob alles korrekt eingetragen ist.
Dieser DNS-Eintrag bleibt dauerhaft bestehen. Du musst ihn nur ändern, wenn du eine neue E-Mail-Adresse mit einer neuen Domain verwendest.
Beispiel:
alte E-Mail-Adresse: support@hochzeit.management
neue E-Mail-Adresse: support@kreativ.management
Hier hat sich der Wert nach dem @ geändert, daher musst du auch auf der neuen Website den DNS-Eintrag hinzufügen.
Hast du mehrere Postfächer auf der gleichen Domain?
Beispiel:
support@kreativ.management & test@kreativ.management
In diesem Fall benötigst du den Eintrag nur einmal. Der Büroassistent wird dir bei beiden Postfächern denselben Eintrag anzeigen.
Großartig, jetzt hast du bereits 70 % geschafft, und du wirst feststellen, dass weniger deiner Mails im Spam-Ordner landen.
3. MAIL-TESTER
Bevor du weitere Anpassungen vornimmst, solltest du auf jeden Fall das kostenlose Tool von https://www.mail-tester.com/ verwenden.
Dort erhältst du eine Empfänger-E-Mail-Adresse. Sende eine Test-E-Mail von Kreativ.Management an diese Adresse, um eine aktuelle Einschätzung deines Ist-Zustands zu erhalten.
Du bekommst eine Bewertung zwischen 1 und 10 (wobei 1 die schlechteste und 10 die beste Bewertung ist). Dadurch kannst du abschätzen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass deine E-Mails im Spam-Ordner landen.
4. SPF ist dein Freund
Damit deine Mails zu 99,9999% ankommen, musst Kreativ.Management (und auch alle anderen Programme, die du verwendest) berechtigt sein, die Mails zu versenden. Bei Mail-Tester findest du das im 3ten Punkt "Sie sind nicht vollständig berechtigt".
Dazu ist ein SPF-Record zuständig.
SPF Erklärung
SPF ist die Abkürzung von „Sender Policy Framework“. Mit der Methode können Mailserver überprüfen, ob eine Mail, die deine Kunden empfangen, tatsächlich vom deklarierten Host-Server stammt (und kein Spam ist). Dieser SPF-Check wird vollautomatisch im Hintergrund durchgeführt. Deine Kunden bemerken davon nichts.
Vereinfacht ausgedrückt legt das SPF fest, welche Mailserver für die Domain Mails versenden dürfen. Die Mailserver werden dabei über ihren Namen oder ihre IP-Adresse identifiziert.
👉 Die IP-Adresse und Domain von Kreativ.Management ist 149.72.175.98 bzw. kreativ.management und diese solltest du für den Versand deine Mails zulassen.
Du musst also einstellen, dass kreativ.management und 149.72.175.98 Mails versenden dürfen.
Wie geht das nun?
Tja, das hängt von deinem E-Mail-Provider ab. Nicht jeder E-Mail-Provider lässt diese Einstellung zu (warum? keine Ahnung, vermutlich weil der Provider schlecht ist!).
SPF Record einfach erstellen
Am besten verwendest du den SPF-Generator. Damit erstellst du dir deinen eigenen SPF Record.
Hier gibst du als Erstes die Domain ein (zum Beispiel frameblending.com). Anschließend klickst du auf SPF-Record auslesen und bearbeiten.
Nun fügst du in den Feldern bei Schritt 2 folgendes hinzu bzw. aktivierst die Schieber wie auf dem Bild.
Wenn du dies erledigt hast, bekommst du in Schritt 3 einen Code.
Dieser Code ist dein SPF-Record und diesen Code musst du jetzt bei deinem E-Mail-Provider hinterlegen. Normalerweise geht das über einen TXT Eintrag in deiner DNS.
Dies sagt allen E-Mail-Provider, dass die E-Mail, die du über Kreativ.Management versendest, wirklich von dir stammt und nicht von einem Spammer.
Ist das jetzt alles Spanisch für dich? Kann ich gut versehen. Keine Sorge, die meisten E-Mail-Provider bieten dafür ein Tutorial an. Hier mal einige, die wir gefunden haben.
Sobald du den SPF Record bei deinem E-Mail-Provider hinzugefügt hast, führe den Mail-Tester erneut aus und prüfe, ob du bereits eine Verbesserung hast.
Mit dem SPF Record hast du garantiert schon eine viel, viel bessere Zustellungsrate. Wenn dich das schon etwas überfordert hat (wir sind ganz bei dir, leider ist das alles so!...) dann lass es für heute. Beschäftige dich in den nächsten Tagen erst mit den weiteren Möglichkeiten.
5. DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist ein E-Mail-Authentifizierungsverfahren, das dazu dient, die Integrität von E-Mail-Nachrichten zu gewährleisten. Es verwendet digitale Signaturen, um zu bestätigen, dass eine E-Mail tatsächlich von der angegebenen Domain stammt und während des Transports nicht verändert wurde.
Grundsätzlich solltest du das nicht alleine machen. Dies sollte unbedingt dein Provider für dich erledigen. Viele Provider, wie zum Beispiel All-Inkl, machen dies automatisch für dich.
Solltest du das dennoch selber machen wollen, hier eine Anleitung:
Wie richtet man DKIM ein?
Generiere einen öffentlichen und privaten Schlüssel: Der erste Schritt bei der Einrichtung von DKIM ist die Erstellung eines Schlüsselpaares (öffentlich und privat). Dies kann über verschiedene Online-Tools oder direkt über deinen E-Mail-Service-Provider erfolgen.
Füge den öffentlichen Schlüssel zu deinen DNS-Einstellungen hinzu: Der öffentliche Schlüssel wird als TXT-Eintrag in den DNS-Einstellungen deiner Domain hinzugefügt. Dies ermöglicht es den empfangenden E-Mail-Servern, die DKIM-Signatur zu überprüfen.
Konfiguriere deinen E-Mail-Server: Dein E-Mail-Server (oder E-Mail-Dienstanbieter) muss so konfiguriert werden, dass er ausgehende E-Mails mit deinem privaten DKIM-Schlüssel signiert. Die genaue Vorgehensweise hängt vom jeweiligen E-Mail-System ab.
Teste die DKIM-Konfiguration: Nach der Einrichtung ist es wichtig, zu testen, ob DKIM korrekt funktioniert. Es gibt verschiedene Online-Tools, die dir helfen können, deine DKIM-Signatur zu überprüfen.
Wichtig zu beachten
Die Einrichtung von DKIM kann je nach E-Mail-Server und Domain-Hosting-Anbieter variieren. Es ist oft ratsam, sich bei der Konfiguration von einem IT-Experten unterstützen zu lassen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist.
6. DMARC Eintrag
Was ist DMARC?
DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. Es ist ein E-Mail-Validierungsverfahren, das dazu dient, deine E-Mail-Domain vor Missbrauch wie Phishing und Spoofing zu schützen. DMARC baut auf den bestehenden E-Mail-Authentifizierungsstandards SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) auf.
Wie richtet man DMARC ein?
Überprüfe SPF und DKIM: Stelle sicher, dass SPF und DKIM für deine Domain korrekt eingerichtet sind. DMARC benötigt diese beiden Verfahren, um effektiv zu funktionieren. Dies solltest du bereits in den vorherigen Schritten erledigt haben.
Erstelle den DMARC-Eintrag: Ein DMARC-Eintrag ist ein TXT-Eintrag in deinen DNS-Einstellungen. Das Format sieht typischerweise so aus:
v=DMARC1;p=none;sp=none;pct=100;rua=mailto:info@deine-domain.de;ruf=mailto:info@deine-domain.de;ri=86400;aspf=r;adkim=r;fo=1:d:s
ACHTUNG: im Code steht zweimal info@deine-domain.de dies musst du gegen deine E-Mail-Adresse austauschen.
v=DMARC1 signalisiert die DMARC-Version.
p=none definiert die Richtlinie (hier keine Aktion; andere Optionen sind quarantine oder reject).
sp=none: Dies ist die Richtlinie für Subdomains der Hauptdomain. Hier ebenfalls
none, was bedeutet, dass auch für Subdomains keine spezielle Aktion bei Nichtübereinstimmung ergriffen werden soll.pct=100: Dies bestimmt den Prozentsatz der E-Mails, die von der DMARC-Überprüfung betroffen sind. 100% bedeutet, dass alle E-Mails überprüft werden.
rua=mailto:info@deine-domain.de: Hier wird die Adresse angegeben, an die aggregierte Berichte über DMARC-Ergebnisse gesendet werden sollen. In deinem Fall ist es
info@deine-domain.de.ruf=mailto:info@deine-domain.de: Diese Adresse ist für forensische Berichte vorgesehen. Forensische Berichte sind detaillierter und werden in Echtzeit gesendet, im Gegensatz zu den regelmäßig gesendeten aggregierten Berichten.
ri=86400: Das ist das Reporting-Intervall in Sekunden. 86400 Sekunden entsprechen einem Tag. Das bedeutet, dass die Berichte täglich gesendet werden.
aspf=r: Dies steht für "Alignment Mode for SPF". Der Modus
rbedeutet "relaxed" und erlaubt geringfügige Abweichungen zwischen der sichtbaren "From"-Domain und der SPF-validierten Domain.adkim=r: Ähnlich wie
aspf, bezieht sichadkimauf den Alignment Mode, aber für DKIM. Auch hier bedeutetr("relaxed"), dass kleine Abweichungen toleriert werden.fo=1:d:s: Diese Option legt fest, unter welchen Umständen forensische Berichte generiert werden sollen.
1bedeutet, dass Berichte bei jeder Art von DMARC-Fehler gesendet werden,dsteht für DKIM-Fehler, undsfür SPF-Fehler.
Trage den Eintrag in deine DNS-Einstellungen ein: Füge den TXT-Eintrag in die DNS-Konfiguration deiner Domain hinzu.
Wichtiger Hinweis:
DMARC kann komplex sein, insbesondere bei der Feinabstimmung der Richtlinien. Es ist ratsam, sich bei der Konfiguration und Überwachung von DMARC von einem IT-Sicherheitsexperten beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass deine E-Mail-Kommunikation sicher und effizient bleibt.
7. Tools zum Testen
Wie schon erwähnt, kannst du den Mail-Tester nutzen um einige Infos zu bekommen.
Wir empfehlen dir auch noch folgende Tools, die dir detailiertere Informationen geben.
https://www.mailgenius.com/ - MailGenius ist ein Tool zur Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit. Es hilft dabei festzustellen, ob deine E-Mails im Spam-Ordner landen könnten (English)
https://www.mailreach.co/email-spam-test - Hier werden mehrere E-Mail-Anbieter getestet und du bekommst ein ausführliches Feedback, welche E-Mails im Spam landen. Des Weiteren kannst du den Content und die Einstellungen überprüfen lassen (findest du im Menü oben).
8. Deine Mails landen trotzdem noch oft im SPAM?
Sollten diese Änderungen alles nichts helfen, kannst du in den E-Mail Einstellungen bei Kreativ.Management den SMTP-Relay deaktivieren. Dies kann jedoch dazu führen, dass du manchmal die Mails nicht versenden kannst, da dein Provider dies nicht annimmt. Ja das Thema ist leider nicht so einfach. Dies sollte der letzte Schritt sein.
Natürlich stehen wir dir im Support zur Seite.
Bitte habe jedoch Verständnis dafür, dass wir dir nicht in jedem Fall zu 100% helfen können, da die Vorgehensweise bei jedem Provider unterschiedlich ist und wir keine Haftung für deine Domain übernehmen können. Wir empfehlen, dich direkt an deinen Provider zu wenden, um eine auf deine Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu erhalten.
Schreib uns eine Nachricht, wenn du weitere Fragen hast.