Das Versenden von E-Mails kann manchmal zu Verwirrung führen. Manchmal landen deine Nachrichten im Spam-Ordner deiner Kunden – und ein anderes Mal kommen sie problemlos an, obwohl du nichts verändert hast.

Der Grund: Die Flut an Spam-Mails ist enorm, und jeder E-Mail-Anbieter versucht, seine Nutzer davor zu schützen. In diesem Artikel haben wir alle wichtigen Einstellungen für dich zusammengestellt.

Wenn du dich damit gar nicht befassen möchtest, kannst du dir auf Fiverr einen deutschen Freelancer holen – zum Beispiel Julian (Email · Telefon) oder Tom. Beide sind von uns gebrieft und wissen Bescheid.

Für alle, die ohne viel Lesen loslegen wollen – hier die 3 wichtigsten Schritte:

Der erste und entscheidende Schritt ist die Aktivierung des SMTP-Relays in deinen E-Mail-Einstellungen. Damit gewinnst du mehr Kontrolle über deine E-Mails: Du kannst den Zustellstatus direkt in Kreativ.Management einsehen, wir können dir effektiver bei Problemen helfen, und deine Mails werden über SendGrid versendet.

Nachdem du diese Funktion aktiviert und deine E-Mail-Einstellungen gespeichert hast, erscheint darunter eine neue Box. Diese sieht ungefähr so aus (die Werte werden bei dir anders sein):

Hier findest du 4 Einträge, die du in deine Website integrieren solltest. Das stellt sicher, dass deine E-Mails von den Providern deiner Kunden akzeptiert und als sicher eingestuft werden.

UPDATE Februar 2024: Ein DMARC-Eintrag wurde hinzugefügt. Bitte füge auch diesen Eintrag zu deiner Domain hinzu.

Wie fügst du diese Einträge hinzu? Das geschieht über den DNS-Eintrag deiner Website bzw. deines E-Mail-Providers. Du musst jeden dieser 4 Einträge hinzufügen. Mit einem Klick auf KOPIEREN kannst du die Einträge in deine Zwischenablage kopieren.

Achtung: Bei einigen Providern wird die Domain (z.B. deine-email.com) automatisch am Ende angehängt. In diesem Fall trägst du nur den vorderen Teil ein (z.B. nur s1._domainkey).

Da jeder Anbieter das etwas anders handhabt, haben wir für dich eine Liste mit Anleitungen zusammengestellt:

Dein Anbieter erlaubt keinen CNAME-Eintrag (z.B. GMX, Web.de)? Wir empfehlen dir dringend, den E-Mail-Provider zu wechseln. Google, Yahoo und immer mehr Anbieter blockieren E-Mails ohne gültige DNS-Einträge – das kann zu entgangenem Umsatz und Kundenverlust führen. Falls du dein Postfach nicht wechseln möchtest, findest du im letzten Abschnitt weitere Informationen.

Nachdem du die Einträge hinzugefügt hast, klicke auf Überprüfen – Kreativ.Management prüft dann, ob alles korrekt eingetragen ist.

Dieser DNS-Eintrag bleibt dauerhaft bestehen. Du musst ihn nur ändern, wenn du eine neue E-Mail-Adresse mit einer neuen Domain verwendest.

Beispiel:

Hier hat sich die Domain nach dem @ geändert – daher musst du den DNS-Eintrag auf der neuen Website erneut hinzufügen.

Hast du mehrere Postfächer auf derselben Domain?

Beispiel: support@kreativ.management & test@kreativ.management In diesem Fall benötigst du den Eintrag nur einmal. Kreativ.Management zeigt dir bei beiden Postfächern denselben Eintrag an.

Damit hast du bereits 70 % geschafft – und du wirst merken, dass weniger deiner Mails im Spam-Ordner landen.

Bevor du weitere Anpassungen vornimmst, empfehlen wir das kostenlose Tool mail-tester.com.

Dort bekommst du eine Empfänger-E-Mail-Adresse. Sende eine Test-E-Mail aus Kreativ.Management an diese Adresse, um eine aktuelle Einschätzung deines Ist-Zustands zu erhalten. Du bekommst eine Bewertung zwischen 1 und 10 (wobei 10 die beste Bewertung ist).

Damit deine Mails zuverlässig ankommen, muss Kreativ.Management berechtigt sein, E-Mails in deinem Namen zu versenden. Bei Mail-Tester siehst du das unter Punkt 3: „Sie sind nicht vollständig berechtigt".

Dafür ist ein SPF-Record zuständig.

Was ist SPF? SPF (Sender Policy Framework) ist eine Methode, mit der Mailserver prüfen können, ob eine Mail tatsächlich vom deklarierten Host-Server stammt. Vereinfacht gesagt: Der SPF-Record legt fest, welche Mailserver für deine Domain E-Mails versenden dürfen.

Die IP-Adresse und Domain von Kreativ.Management, die du zulassen musst: 149.72.175.98 bzw. kreativ.management

SPF-Record erstellen

Am einfachsten geht das mit dem SPF-Generator: https://www.spf-record.de/generator

In Schritt 3 bekommst du deinen fertigen SPF-Record als Code. Diesen trägst du bei deinem E-Mail-Provider als TXT-Eintrag in der DNS ein.

Das sagt allen E-Mail-Providern, dass die E-Mails, die du über Kreativ.Management versendest, wirklich von dir stammen und kein Spam sind.

Die meisten E-Mail-Provider bieten dafür eigene Anleitungen an:

Sobald du den SPF-Record hinzugefügt hast, führe den Mail-Tester erneut aus und prüfe, ob sich deine Bewertung verbessert hat.

Falls dich das überfordert: Das ist völlig verständlich – das Thema ist leider komplex. Leg es für heute bei Seite und beschäftige dich in den nächsten Tagen mit den weiteren Schritten.

DKIM ist ein E-Mail-Authentifizierungsverfahren, das die Integrität von E-Mail-Nachrichten gewährleistet. Es verwendet digitale Signaturen, um zu bestätigen, dass eine E-Mail tatsächlich von der angegebenen Domain stammt und während des Transports nicht verändert wurde.

Grundsätzlich sollte das dein Provider für dich erledigen. Viele Anbieter wie All-Inkl machen das automatisch.

DKIM selbst einrichten

Die Einrichtung kann je nach Anbieter variieren. Bei Unsicherheiten empfehlen wir, einen IT-Experten hinzuzuziehen.

DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. Es schützt deine E-Mail-Domain vor Missbrauch wie Phishing und Spoofing und baut auf SPF und DKIM auf.

DMARC einrichten

Stelle zunächst sicher, dass SPF und DKIM korrekt eingerichtet sind. Erstelle dann folgenden TXT-Eintrag in deinen DNS-Einstellungen:

Achtung: Ersetze info@deine-domain.de (zweimal im Code) durch deine eigene E-Mail-Adresse.

Die Parameter im Überblick:

Trage den fertigen TXT-Eintrag in die DNS-Konfiguration deiner Domain ein. Bei der Feinabstimmung empfehlen wir, dich von einem IT-Sicherheitsexperten beraten zu lassen – um sicherzustellen, dass deine E-Mail-Kommunikation sicher und effizient bleibt.

Neben mail-tester.com empfehlen wir:

Sollten alle Maßnahmen nichts helfen, kannst du in den E-Mail-Einstellungen bei Kreativ.Management den SMTP-Relay deaktivieren. Beachte aber: Das kann dazu führen, dass dein Provider das Versenden von E-Mails manchmal ablehnt. Dieser Schritt sollte der letzte sein.

Natürlich stehen wir dir im Support zur Seite. Bitte habe Verständnis dafür, dass wir dir nicht in jedem Fall zu 100 % helfen können, da die Vorgehensweise bei jedem Provider unterschiedlich ist. Wir empfehlen, dich direkt an deinen Provider zu wenden.

Schreib uns einfach eine Nachricht, wenn du weitere Fragen hast.