Auf deinem Dashboard kannst du dir Statistiken zu Anfragen, Buchungen und Umsatz anzeigen lassen. In diesem Artikel erfährst du, wie du sie hinzufügst, was du einstellen kannst und wie die einzelnen Werte berechnet werden.
Voraussetzung
Statistiken sind im Paket Einsteiger nicht enthalten. Du siehst dann beim Hinzufügen im Bereich Statistik den Hinweis „Diese Funktion ist in deinem Paket nicht enthalten." mit dem Link „Hier gehts zur Paketübersicht". Welches Paket du nutzt, siehst du unter Einstellungen → Konto im Bereich Dein Konto.
Statistik hinzufügen
Klicke auf deinem Dashboard oben rechts auf Feld hinzufügen.
Wähle im Pop-up im Bereich Statistik die gewünschte Statistik aus, z. B. Anfragen / Buchungen, Umsatz, Durchschnitts- Umsatz, Bekannt von oder Absagegründe. Die Statistik wird automatisch zu deinem Dashboard hinzugefügt.
Wähle eine Chartansicht: Säulen, Bar oder Linien. Bei Durchschnitts- Umsatz, Bekannt von und Absagegründe gibt es zusätzlich Kreis.
Stelle die Statistik ein (siehe unten) und klicke auf Speichern. Mit Chart ändern kommst du zurück zur Auswahl der Chartansicht.
Je nach gewünschter Statistik machen unterschiedliche Chartansichten Sinn.
Einstellungen, die für alle Statistiken gelten
Zeitraum
Über die Zeitraumauswahl legst du fest, welche Daten in die Statistik einfließen. Wählst du keinen Zeitraum aus, werden alle vorhandenen Daten berücksichtigt.
Du kannst entweder einen festen Zeitraum wählen oder einen dynamischen Zeitraum, der sich automatisch anpasst: letzte 7 Tage, letztes Monat, dieses Monat oder dieses Jahr. Beispiel: Mit „dieses Jahr" siehst du immer das aktuelle Jahr.
Auftragstypen
Du kannst einzelne Auftragstypen von der Statistik ausnehmen, z. B. Auftragstypen für interne Zwecke. Markiere dazu nur die gewünschten Auftragstypen. Mit (alle markieren) bzw. (alle abwählen) sparst du dir Klicks.
Werte zusammenfassen
Unter Sonstige Einstellungen kannst du bei den Chartansichten Säulen und Bar mit Werte zusammenfassen festlegen, ob die Werte (z. B. der einzelnen Auftragstypen) übereinandergestapelt in einer Säule bzw. einem Balken oder nebeneinander dargestellt werden.
Anfragen / Buchungen
Unter Art der Abfrage wählst du, ob Anfragen und/oder Buchungen in die Statistik aufgenommen werden.
Hast du beide ausgewählt, kannst du bei der Chartansicht Säulen zusätzlich Buchungsquote anzeigen aktivieren. Die Buchungsquote zeigt dir als zusätzliche Linie, wie viele deiner Anfragen zu Buchungen geworden sind. Beispiel: Bei 10 Anfragen und 5 Buchungen beträgt die Quote 50 %.
Mit dem Schalter Anzeigen nach Anfragedatum bzw. Anzeigen nach Auftragsdatum legst du fest, welches Datum herangezogen wird:
Anfragedatum: Alle Aufträge werden nach ihrem Anfrage- bzw. Erstellungsdatum gewertet.
Auftragsdatum: Alle Aufträge werden nach ihrem Auftragsdatum gewertet.
Beispiel A: Ein Kunde fragt im April 2022 für eine Hochzeit im Juni 2023 an. Nach Anfragedatum wird die Anfrage im April 2022 gezählt, nach Auftragsdatum im Juni 2023 (da hier der Auftrag stattfinden soll).
Beispiel B: Ein Kunde fragt im Februar 2022 für ein Fotoshooting im Mai 2022 an und bucht im März 2022. Nach Anfragedatum wird er im Februar 2022 als Anfrage und als Buchung gezählt, nach Auftragsdatum im Mai 2022 als Anfrage und als Buchung.
Warum wird die Buchung nicht im März 2022 gezählt? Damit du siehst, wie viele Anfragen du in einem Monat erhalten hast und wie viele davon zu Buchungen geworden sind. Würde die Buchung im März erscheinen, hätte sie keinen Bezug mehr zur Anfrage und die Buchungsquote könnte nicht berechnet werden.
Umsatz
Unter Art der Abfrage wählst du Bezahlte Rechnungen, Erwarteter Umsatz oder beides. Wählst du beides, heißt die Statistik Umsatz vs. Erwarteter Umsatz: Du siehst dann, was bereits bezahlt ist und was noch erwartet wird. Da beim erwarteten Umsatz bereits bezahlte Beträge abgezogen sind, wird nichts doppelt gezählt.
Bezahlte Rechnungen
Es zählen Rechnungen und Anzahlungen, die im Status bezahlt sind.
Entwürfe sowie offene, versendete, unbezahlte und stornierte Rechnungen zählen nicht.
Die Rechnung zählt zu ihrem Zahlungsdatum. Ist kein Zahlungsdatum hinterlegt, wird das Fälligkeitsdatum bzw. das Rechnungsdatum verwendet.
Bezahlte Rechnungen zählen auch dann, wenn beim Auftrag keine Produkte hinterlegt sind, und auch dann, wenn die Rechnung zu keinem Auftrag gehört.
Hast du die Auswahl der Auftragstypen eingeschränkt, markiere zusätzlich ohne Auftragstyp, damit auch Rechnungen ohne Auftrag mitgezählt werden.
Erwarteter Umsatz
Der erwartete Umsatz ist der noch offene Betrag deiner gebuchten Aufträge:
Es zählen Aufträge im Status Gebucht, Nachbearbeiten und Abgeschlossen (inklusive deiner eigenen Stati, die unter diesen Status einsortiert sind). Anfragen und abgesagte Aufträge zählen nicht.
Berechnet wird der Betrag aus den Produkten und Rabatten beim Auftrag, abzüglich bereits bezahlter Rechnungen und Anzahlungen.
Hast du den offenen Betrag eines Auftrags mit Als erledigt markieren abgeschlossen, zählt dieser Auftrag nicht zum erwarteten Umsatz.
Der Betrag fällt zum Auftragsdatum an. Aufträge ohne Datum werden dem heutigen Tag zugeordnet.
Mit dem Schalter Summe in Brutto berechnen bzw. Summe in Netto berechnen unter Sonstige Einstellungen legst du fest, ob Brutto- oder Nettobeträge angezeigt werden.
Durchschnittsumsatz
Unter Art der Abfrage wählst du Durchschnitt pro Auftragstyp und/oder Durchschnitt pro Kunde. Herangezogen werden nur Rechnungen, die bereits bezahlt sind, sowie die Filter, die du eingestellt hast.
Pro Auftragstyp: Das Auftragsvolumen der Aufträge wird addiert und durch die Anzahl der Aufträge geteilt. So erhältst du einen Durchschnittswert pro Auftrag.
Pro Kunde: Das Auftragsvolumen aller Kunden wird addiert und durch die Anzahl der Kunden geteilt. So erhältst du einen Durchschnittswert pro Kunde.
Auch hier wählst du mit Summe in Brutto berechnen bzw. Summe in Netto berechnen, ob Brutto- oder Nettobeträge angezeigt werden.
Bekannt von / Absagegründe
Bei Bekannt von wählst du unter Art der Abfrage, ob Anfragen und/oder Buchungen herangezogen werden. Bei Absagegründe stellst du den Zeitraum und die Auftragstypen ein.
Häufige Fragen
Warum taucht eine bezahlte Rechnung nicht in der Umsatzstatistik auf? Prüfe, ob die Rechnung wirklich im Status bezahlt ist, ob ihr Zahlungsdatum im gewählten Zeitraum liegt und ob ihr Auftragstyp markiert ist. Gehört die Rechnung zu keinem Auftrag, muss bei eingeschränkter Auswahl zusätzlich ohne Auftragstyp markiert sein.
Warum ist der erwartete Umsatz kleiner als die Summe meiner Produkte? Der erwartete Umsatz zeigt nur den noch offenen Betrag. Bereits bezahlte Rechnungen und Anzahlungen sind abgezogen, und Aufträge, deren offener Betrag als erledigt markiert ist, zählen nicht. Bezahlte Beträge findest du unter Bezahlte Rechnungen.
Warum zählt ein Auftrag nicht zum erwarteten Umsatz? Nur Aufträge im Status Gebucht, Nachbearbeiten oder Abgeschlossen zählen. Aufträge, die noch angefragt sind oder sich im Buchungsprozess befinden, sind nicht enthalten.