Mit eigenen Stati passt du den Auftrags-Workflow an deine eigene Arbeitsweise an. Du kannst die vorhandenen Standard-Stati umbenennen, eigene Zwischen-Stati ergänzen und ihre Reihenfolge frei sortieren.
Voraussetzung
Die 9 Standard-Stati (z. B. Gebucht) kannst du in jedem Paket nutzen: Du wählst sie in jedem Auftrag oben beim Feld Status: aus.
Paketabhängig ist nur das Anpassen, also Standard-Stati umbenennen und eigene Stati anlegen. Das ist in den Paketen Einsteiger und Fortgeschritten enthalten.
Den Bereich Auftrags-Status Einstellungen siehst du immer. Ist die Funktion nicht in deinem Paket enthalten, steht dort der Hinweis „Diese Funktion ist in deinem Paket nicht enthalten." mit dem Link „Hier gehts zur Paketübersicht". Welches Paket du nutzt, siehst du unter Einstellungen → Konto im Bereich Dein Konto.
Wo finde ich die Einstellung?
Klicke links im Menü auf Einstellungen.
Wähle Kontakt / Auftrag.
Scrolle zum Bereich Auftrags-Status Einstellungen.
Du siehst dort die 9 Standard-Stati:
Angefragt
Beantwortet
Besprechung
Buchungsprozess
Gebucht
Nachbearbeiten
Abgeschlossen
Abgesagt
Vermittlung
Jeden davon kannst du umbenennen und/oder mit eigenen Zwischen-Stati erweitern.
Neuen eigenen Status anlegen
Klicke auf neuen Status hinzufügen.
Im Dialog gibst du ein:
Name (Pflicht), z. B. „Vertrag versendet"
Beschreibung (optional), eine kurze Erklärung, wofür dieser Status steht
Basis Status: Wähle, unter welchem Standard-Status dein neuer Status einsortiert wird (z. B. „Buchungsprozess").
Klicke auf Speichern.
Der neue Status erscheint sofort unterhalb des gewählten Basis-Status und steht in allen Auftrags-Ansichten zur Auswahl.
Standard-Status umbenennen
Die 9 Standard-Stati kannst du nicht löschen, aber umbenennen:
Klicke auf das Bearbeiten-Symbol neben einem Standard-Status.
Vergib einen neuen Namen und optional eine Beschreibung.
Klicke auf Speichern.
Auch nach dem Umbenennen wird der Original-Name als Hinweis weiter angezeigt, damit du immer weißt, welcher Standard dahintersteht. Das Umbenennen kannst du jederzeit über den Zurücksetzen-Button rückgängig machen.
Reihenfolge der Stati sortieren
Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Stati in Auswahllisten, Filtern und der Auftragsübersicht erscheinen.
Klicke neben einem Status auf den Pfeil nach oben oder Pfeil nach unten.
Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert.
Innerhalb eines Basis-Status kannst du deine eigenen Zwischen-Stati frei sortieren. Die 9 Basis-Stati selbst bleiben in ihrer festen Reihenfolge.
Eigenen Status löschen
Klicke neben dem Status auf das Mülleimer-Symbol.
Bestätige die Sicherheitsabfrage.
Falls der Status bereits in Aufträgen, Workflows oder Pflichten verwendet wird, erscheint ein Auswahl-Dialog:
Wähle einen Ersatz-Status aus der Liste.
Klicke auf Auftragsstatus löschen.
Alle betroffenen Aufträge, Workflow-Schritte und Pflichten werden automatisch auf den Ersatz-Status umgestellt, auch rückwirkend in der Status-Historie. Es gehen keine Daten verloren.
Tipp: Wenn du unsicher bist, ob ein Status noch irgendwo verwendet wird, klicke trotzdem auf das Mülleimer-Symbol. Der Dialog zeigt dir nur dann eine Ersatz-Auswahl, wenn der Status tatsächlich verwendet wird.
Eigene Stati in Workflows nutzen
Eigene Stati lassen sich in Workflows einbinden, zum Beispiel:
Trigger: „Wenn Status auf Vertrag versendet wechselt, sende automatisch die Vertragsmail"
Wartebedingung: „Warte 7 Tage, dann setze Status auf Erinnerung gesendet"
Pflichten-Auslöser: „Wenn Status Bezahlt erreicht ist, markiere die Pflicht Rechnung verbucht als erledigt"
Du konfigurierst das im jeweiligen Workflow. Deine eigenen Stati erscheinen dort automatisch in den Auswahllisten.
Häufige Fragen
Kann ich „Gebucht" auch ohne passendes Paket auswählen? Ja. Die 9 Standard-Stati stehen dir in jedem Paket im Auftrag beim Feld Status: zur Verfügung. Nur das Umbenennen und das Anlegen eigener Stati hängt von deinem Paket ab.
Kann ich einen Standard-Status komplett ersetzen? Ja. Beim Bearbeiten kannst du ihn nicht nur umbenennen, sondern auch komplett überschreiben. Der ursprüngliche Standard verschwindet dann aus der Anzeige. Mit dem Zurücksetzen-Button kannst du das Original jederzeit wiederherstellen.
Wie viele eigene Stati kann ich anlegen? Unbegrenzt. Wir empfehlen aber, dich auf das Wesentliche zu beschränken, denn zu viele Stati machen den Workflow unübersichtlich.
Werden eigene Stati in der Auftragsübersicht angezeigt? Ja, sowohl in der klassischen Auftragsliste als auch in der Auftrags-Übersicht (Board-Ansicht).
Was passiert mit bestehenden Aufträgen, wenn ich einen Status umsortiere? Bestehende Aufträge behalten ihren aktuellen Status. Nur die Anzeige-Reihenfolge in den Listen ändert sich.
Der Status eines Auftrags ändert sich nicht automatisch. Mache ich etwas falsch? Nein. Der Status wechselt nie von selbst, außer du hast einen Workflow eingerichtet, der einen Schritt Status ändern enthält. Ohne Workflow setzt du den Status immer selbst. Den Einstieg in Workflows findest du unter Einstellungen → Workflow.