Es gibt 9 vordefinierte Stati. Ein Status signalisiert dir, wo sich die Anfrage bzw. der Auftrag gerade befindet. Somit siehst du sofort, in welchem Organisationsprozess der Auftrag ist.
Mit dem Update 4.6 kannst du diese Stati umbenennen und auch neue weitere Stati hinzufügen. Ganz wie es für dich passt.
Inhalt:
Statusänderungen vornehmen
In den Einstellungen -> Kontakt / Auftrag findest du die Einstellungen zu den Auftrags-Stati.
Hier kannst du bereits bestehende Stati umbenennen bzw neue hinzufügen.
Vorhandenen Status umbenennen
Wähle einen bestehenden Status aus und klicke auf das Bearbeitungssymbol. Nun öffnet sich ein Popup, wo du weitere Einstellungen vornehmen kannst.
Hier kannst du den Status umbenennen und eine Beschreibung hinzufügen. Diese Beschreibung soll dir deinen Status und deinen Prozess erklären. Somit weißt du auch später noch genau, was du hier vorhast.
Wird ein vorhandener Status umbenannt, wird dir in der Einstellungsseite immer der originale Status auch angezeigt.
Die 9 vorhandenen Stati können nicht gelöscht werden.
Diese sind für den Ablauf und die Software wichtig.
Folgende Stati (und Reihenfolge) sind dabei besonders wichtig:
Angefragt: sobald eine Anfrage/Auftrag erstellt wird, ist diese immer im Status angefragt
Gebucht: sobald der Auftrag als gebucht markiert wird, wird hier auch das Buchungsdatum gesetzt
Abgeschlossen: bedeutet, dass dieser Auftrag von dir als abgeschlossen markiert wurde. Grundsätzlich sollte dies nur dann passieren, wenn der Auftrag auch durchgeführt wurde.
Abgesagt: der Auftrag wird als abgesagt markiert, wenn du oder dein Kunde diesen Auftrag nicht annehmen will/kann. Somit kommt auch die Abfrage für den Grund der Absage.
Vermittlung: willst du den Auftrag an jemand anderes übergeben/vermitteln, dann ist dieser Status der richtige.
Die anderen Stati sind dabei nicht zwingend notwendig, sie erleichtern dir jedoch den Prozess. Du kannst natürlich alle Stati umbenennen, jedoch solltest du auf die oben beschriebenen Bedeutung achten.
Neuen Status hinzufügen
Möchtest du weitere eigene Stati hinzufügen, kannst du vorhandene umbenennen, oder eben eigene hinzufügen.
Hierbei ist wichtig, dass jeder deiner eigenen Stati einen Basis Status benötigt.
Klicke auf den Button "neuen Status hinzufügen". Anschließend öffent sich das Popup zum Anlegen.
Hier kannst du nun einen Namen und eine Beschreibung vergeben. Der Basis Status signalisiert dabei jenen Status, der darüber geordnet ist.
Mit dem Klick auf Speichern ist der eigene Status aktiv und kann überall benutzt werden.
Eigenen Status entfernen
Möchtest du einen eigenen Status wieder entfernen, kannst du einfach auf den Mülleimer klicken. Damit wird der Status gelöscht.
Zuvor wird jedoch geprüft, ob dieser Status irgendwo in Kreativ.Management verwendet wird. Wenn ja, dann siehst du folgende Meldung:
Hier musst du jetzt entscheiden, zu welchen anderen Status du deinen zu löschenden Status verwenden transferieren möchtest.
Sollte zum Beispiel der Auftrag "Hochzeit" den Status "Warten auf Rückmeldung" haben und du möchtest diesen löschen, würde er nun in "Beantwortet" geändert.