Kunas te ofrece la posibilidad de configurar mensajes automáticos por alojamiento, canal de venta y momento del proceso. Puedes personalizarlos para diferentes etapas, como: confirmación de reserva, instrucciones de check-in, seguimiento de la estadía, agradecimiento e instrucciones de check-out, entre otros.
A continuación, te compartimos algunos ejemplos de mensajes que puedes configurar: ¿Qué mensajes debo enviar a mis huéspedes?
Recomendaciones para la configuración de mensajes
Ten en cuenta las siguientes recomendaciones al momento de configurar tus mensajes:
Los shortcuts o atajos deben escribirse directamente en Kunas. Evita copiarlos y pegarlos desde herramientas como ChatGPT u otras IA, ya que esto puede generar errores en su funcionamiento.
Las plataformas como Airbnb, Booking y Expedia suelen omitir o comprimir los espacios. Por ello, se recomienda utilizar doble interlineado entre párrafos.
El shortcut del check-in online debe ubicarse en una línea separada, para evitar que caracteres o signos escritos antes o después se compriman con la URL.
Los mensajes enviados a través de Airbnb, Booking y Expedia pueden llegar directamente al chat de la OTA mediante la mensajería unificada. Si no tienes esta funcionalidad activa, puedes solicitar apoyo al equipo de soporte. Verifica si está incluida en tu plan tarifario o si tiene un costo adicional.
Para los demás canales de venta, los mensajes se enviarán vía correo electrónico, siempre que el cliente tenga un email registrado.
Paso 1. Creación y configuración del mensaje.
Selecciona la propiedad en la que vas a configurar los mensajes automáticos, ve a configuración > todos los ajustes > mensajes automáticos > automatización de mensajes electrónico: Huéspedes > agregar nuevo.
Configuración general:
Campos de configuración de mensajes
1.1. Nombre:
Identificación interna del mensaje.
Ejemplo: Confirmación de reserva.
1.2. Asunto:
Título del correo electrónico. Aplica únicamente para mensajes enviados vía email.
Ejemplo: ¡Gracias por tu reserva! Aquí tienes todo lo que necesitas.
1.3. Shortcuts:
Atajos disponibles para personalizar el mensaje según la información de la reserva. Para conocerlos, sitúa el cursor sobre el ícono de información (i) ubicado debajo de los campos de nombre y asunto.
Ejemplo: {NAME} → nombre del huésped principal.
1.4. Texto:
Espacio para redactar y personalizar el contenido del mensaje. Puedes utilizar la barra de herramientas de formato disponible.
1.5. Canal de venta:
Selecciona uno o varios canales a través de los cuales se enviará el mensaje.
1.6. Alojamientos:
Selecciona uno o varios alojamientos a los que aplicará el mensaje.
1.7. Número de alojamiento:
Si operas como hotel o utilizas categorías de alojamiento, selecciona el número interno de la habitación correspondiente.
Reglas para el envío del mensaje.
1.8. Seleccionar evento
Define el evento que activará el envío del mensaje. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
Recibido: al momento de crear o recibir la reserva.
Llegada (Check-in): relacionado con la fecha de ingreso del huésped.
Salida (Check-out): relacionado con la fecha de salida del huésped.
Cumpleaños del huésped: se envía en la fecha de cumpleaños registrada.
Cambio de estado del huésped:
Check-in online: cuando el huésped realiza el check-in online a través de la Guest App.
Estados de la reserva:
Esperando llegada
Esperando llegada – Pago por adelantado
Ha llegado
Ha llegado y pagado
1.9. Momento
Define el momento exacto en el que se enviará el mensaje.
Los eventos de llegada y salida permiten configurar:
Envío antes o después del evento
Hora específica de envío
Cantidad de días o noches antes o después
El evento “Recibido” permite definir cuántas noches después de creada la reserva se enviará el mensaje.
El evento “Cambio de estado del invitado” no permite personalizar horas ni momentos de envío; su ejecución depende directamente de los estados del huésped mencionados anteriormente.
1.10. Uso para todos los países
Se recomienda mantener esta opción siempre activada. De lo contrario, si un huésped no tiene nacionalidad registrada, no recibirá el mensaje.
1.11. Adjuntos
Puedes agregar imágenes en formato JPEG o PNG.
No olvides guardar los cambios.
Paso 2: Configuración avanzada
Si dentro de tus mensajes programas envíos de información (por ejemplo, 2 días antes de la llegada) y recibes reservas de último minuto, debes configurar un mensaje automático adicional para estas reservas, ya que, bajo la regla de “1 día o más antes de la llegada”, dichas reservas quedarían excluidas.
En este caso, puedes utilizar las siguientes opciones según corresponda:
“Solo para reservas de última hora”
“Excluir para reservas de última hora” (si el mensaje no debe enviarse a este tipo de reservas)
Días hasta el check-in:
Define cuántos días antes del check-in se considerará una reserva como de último minuto.
Ejemplo:
Si el mensaje está configurado para enviarse 2 días antes del check-in y recibes una reserva 1 día antes, debes ingresar el valor 1 en este campo.
También podrás excluir mensajes para reservas con estadías menores a X cantidad de noches.
Contenido adicional: Shorcut
{NAME} Nombre del huésped principal
{SURNAME} Apellido del huésped principal
{GUESTAPP} Link de la Guest App para huéspedes (*)
{DFROM} Fecha de llegada (Check-in)
{DTO} Fecha de Salida (Checkout)
{AMOUNT} Valor total de la reserva
{PAYMENTLINK} Link de pago por el valor de la reserva
{LOCKCODE} Código de acceso (cerraduras electrónicas)
{ROOMTYPE} Tipo de Alojamiento
{CHANNEL} Canal de ventas (Airbnb, Booking, Canal directo, etc)
{PERSONS} Cantidad total de huéspedes
{ADULTS} Cantidad total de adultos
{CHILDREN} Cantidad total de niños
{NIGHTS} Cantidad total de noches
{RESID} Código de reserva
{CHECKIN} Hora de Check-in (desde)
{CHECKOUT} Hora de Checkout (hasta)
{PAID} Total pagado
{TOPAY} Saldo por pagar
{CANCELLATIONLINK} Link para cancelar la reserva (directas)
{ADDRESS} Dirección de la propiedad
{LATITUDE} Coordenadas de Latitud
{LONGITUDE} Coordenadas de longitud
Solución de problemas
No puedo seleccionar el canal de ventas:
Esto ocurre porque no has completado la configuración de la Guest App. Te recomendamos revisar la guía: ¿Cómo activar y para qué sirve la Guest App?
Los mensajes no llegan al chat de Airbnb, Booking o Expedia:
Consulta con el equipo de soporte si tienes activa la mensajería unificada.
No se envían los mensajes a ningún canal de ventas:
Asegúrate de que el mensaje esté activo.
¿Cómo hacer test con mis mensajes?
Programa mensajes en el evento “Recibido” con envío 0 días después de creada la reserva y crea reservas de prueba en tu calendario para validar la información. Recuerda registrar siempre un correo electrónico en la reserva antes de presionar el botón de crear y confirmar.
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