Definición
El formato LEDES, siglas en inglés "Legal Electronic Data Exchange Standard", es un estándar internacional de la industria legal diseñado para la facturación electrónica entre firmas de abogados y sus clientes corporativos. Diseñado para reemplazar las facturas legales en formato impreso o PDF por un archivo de datos estructurado y legible por software.
Características Principales
Estructura fija: Utiliza un formato de archivo de texto plano (comúnmente
.txto.xml) separado por barras verticales o pipes (|), donde cada línea representa un concepto de cobro específico.Integración con códigos UTBMS: Para detallar las tareas realizadas, el formato exige el uso de la Codificación Universal de Tareas de Gestión Legal (UTBMS). Esto incluye códigos específicos para:
Fases y Tareas: (ej. investigación, redacción, audiencias).
Gastos: (ej. impresiones, viajes, peritajes).
Actividades: La acción concreta realizada por el abogado.
Validación automática: Los sistemas de gestión e-Billing de las empresas escanean el archivo LEDES. Si un cobro incumple los términos de contratación (por ejemplo, cobro no autorizado de horas extras o gastos sin justificar), la factura se rechaza automáticamente antes de ser revisada por un profesional.
Formatos disponibles LemonSuite
Hoy en día existen varios formatos LEDES en el mercado, sin embargo en LemonSuite encontrarán 2 formatos de los más comunes:
LEDES1998B
LEDES98BI V2
1. LEDES 1998B [El estándar base]
Diseñado para el mercado de EE.UU., utiliza 24 campos de información fijos por cada línea de cobro. Incluye datos esenciales como fecha, abogado, tarifa, horas trabajadas y códigos de tarea (UTBMS).
Limitación: No contempla impuestos (como IVA/VAT), asume cobros en dólares (USD) y no admite formatos de dirección fuera de EE. UU.
2. LEDES 98BI V2 [La versión internacional]
Es la evolución global del formato original. Mantiene la misma estructura de texto plano pero amplía la factura a 52 campos de información (los 24 originales + 28 adicionales para comercio exterior).
Novedades clave: Incluye campos obligatorios para impuestos en la moneda local (
INVOICE_REPORTED_TAX_TOTALeINVOICE_TAX_CURRENCY), múltiples divisas, identificación tributaria (RUT/CIF/Tax ID) y direcciones fiscales internacionales.
Diferencias LEDES 1998B vs LEDES 98BI V2
Característica | LEDES 1998B | LEDES 98BI V2 |
Campos de información | 24 | 52 |
Alcance | Estados Unidos | Internacional |
Impuestos y Monedas | Solo USD / Sin impuestos | Multimoneda / Desglose de IVA |
Proveedores disponibles Lemonsuite
Estos proveedores son las plataformas de Gestión Legales (e-Billing) que utilizan las grandes corporaciones para recibir y validar las facturas de sus bufetes:
Bottomline: Sistema de auditoría y e-Billing enfocado en análisis financiero de costos legales y control estricto de presupuestos.
Counselink: Plataforma muy popular en corporaciones de mediano y gran tamaño para la gestión de asuntos legales e imposición de reglas de cobro.
EZLedes: Diseñado para facilitar la generación, transformación y validación de archivos LEDES antes de subirlos a un sistema corporativo.
Serengeti (Legal Tracker): Plataforma de e-Billing más utilizada globalmente.
TyMetrix (Wolters Kluwer / TyMetrix 360°): Uno de los sistemas de facturación legal corporativa más antiguos y exigentes en cuanto a cumplimiento de reglas y formatos.
¿Cómo Funciona en el Sistema?
Selección del Proveedor: Al elegir un proveedor (ej. Serengeti o Counselink), tu sistema adapta las validaciones internas a las reglas de cobro específicas que exige esa corporación.
Selección del Formato LEDES: En la siguiente casilla seleccionas la versión estructurada requerida (
1998B,98BI V2)Generación del Archivo: El sistema procesa los datos del cobro (horas, tarifas, códigos UTBMS, impuestos) y exporta un archivo plano (
.txto.xml) que luego se sube directamente al portal de dicho proveedor.
¿Dónde encontrarás el código de integración LEDES?
El código de integración LEDES se hereda y aplica en distintas vistas del sistema
Clientes: Asigna el código LEDES base desde la ficha del cliente.
Proyectos: Define o personaliza el código LEDES específico para cada caso o asunto legal.
Datos e información adicional
Además del Código de Integración que verás en la opción Clientes y Proyectos, existen otros datos dentro del sistema que debes considerar:
En Carga de Horas: Vincula los códigos de tarea/actividad (UTBMS) directamente en el registro de tiempo de cada abogado.
En Gastos: Vincula los códigos (UTBMS) directamente en el registro de gastos de cada abogado.
En Liquidación: Los trabajos y gastos que no tienen los datos UTBMS aparecen en rojo en la liquidación si el contrato usa LEDES y se resaltan por algún error.
Para descargar LEDES, se puede descargar el archivo desde la vista 360° del flujo de liquidaciones:
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