Nutzen Sie die Eigene Vorlage, wenn Sie Ihre Belege mit einem persönlichen Anschreiben beim Versand der E-Mail versehen möchten.
Beachten Sie beim Anfertigen Ihrer Eigenen Vorlage unbedingt die Hinweise zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
Eine Eigene Vorlage kann pro Belegtyp individuell angelegt werden, also zum Beispiel eine für Angebote- und eine für Rechnungs-E-Mails. Die erstellten Texte stehen allen Benutzer:innen zur Verfügung und können durch diese eingesehen, bearbeitet und verwendet werden.
Sie möchten noch mehr erfahren?
Wie erstelle/ändere ich eine Eigene Vorlage im E-Mail Versand Dialog?
Erstellen Sie einen Belege, für den Sie eine Eigene Vorlage erstellen möchten, zum Beispiel eine Rechnung. Klicken Sie in der Vorschau auf "Per E-Mail senden".
Sie sehen das Formular für den Versand der Rechnung per E-Mail. Wählen Sie unter Vorlage den Eintrag Eigene Vorlage. Tragen Sie Ihren gewünschten Text ein. Durch Klick auf Änderungen in Vorlage übernehmen aktualisieren Sie den E-Mail Text für jeden Ausgangsbeleg des gleichen Typs.
Sie können auf diesem Weg entscheiden, was in Ihrer Eigenen Vorlage gespeichert wird. So können Sie persönliche Anmerkungen in eine E-Mail einmalig integrieren, ohne die Änderungen für alle zukünftigen E-Mails in Ihre Vorlage zu übernehmen.
Enthält Ihre Vorlage Platzhalter? Dann können Sie die Vorlage nur in den Einstellungen ändern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie das tun können.
Wie erstelle/ändere ich Eigene Vorlagen in den Einstellungen?
Sie können Ihre Eigenen Vorlagen auch einfach und komfortable in den Einstellungen ändern, sodass Sie dafür nicht extra eine E-Mail versenden müssen.
Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie E-Mail Versand aus. Dort erhalten Sie eine Liste aller Belegtypen, für die Sie durch Klick auf den jeweiligen Eintrag oder "+" ein individuelles Anschreiben gestalten können:
Sie wollen eine Vorlage vollständig zurücksetzten? Durch Klick auf die drei vertikalen Punkte erhalten Sie hierzu die Optionen und können auch die Bearbeitung der Vorlage erneut starten.
Hinweise zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei eigenen E-Mail Texten
Beachten Sie dabei bitte die folgenden Punkte, damit Sie beim E-Mail Versand weiterhin GoBD-konform bleiben:
Wenn Sie Rechnungen und Rechnungskorrekturen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, sollten Sie entweder den Standardtext in lexoffice verwenden oder Sie erstellen sich selbst einen allgemeinen Standardtext.
Wichtig dabei ist, dass nichts in Ihren E-Mails aufgeführt ist, was nicht auch bereits auf der Rechnung selbst oder der Rechnungskorrektur steht.
Andernfalls sind Sie dazu verpflichtet eine manuelle Archivierung und Aufbewahrung der E-Mail für 10 Jahre zu gewährleisten.
💡 Haben Sie schonmal über ein neues Bankkonto nachgedacht?
Jetzt neu: Alles aus einer Hand! Eröffnen Sie Ihr lexoffice Geschäftskonto und profitieren Sie von einfachen Finanzlösungen und komfortabler Buchhaltung. Besser war ein Konto noch nie angebunden. Einfach, schnell und innovativ!
Zögern Sie nicht länger, lassen Sie sich jetzt vormerken.