Was ist eine Mehrfachbeschäftigung und warum muss sie erfasst werden?
Eine Mehrfachbeschäftigung liegt vor, wenn eine Person gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern arbeitet.
Beispiel: Jemand arbeitet vormittags bei Firma A und nachmittags bei Firma B.
Wichtig: Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, Ihnen mitzuteilen, wenn sie weitere Jobs ausüben. Klären Sie dies bereits bei der Einstellung – nutzen Sie dafür gerne unseren Personalfragebogen.
Warum müssen Mehrfachbeschäftigungen erfasst werden?
Die Angabe weiterer Beschäftigungsverhältnisse ist aus folgenden Gründen notwendig:
Sozialversicherungsprüfung: Das Programm und die Behörden müssen prüfen, ob ein Minijob sozialversicherungsfrei bleibt oder beitragspflichtig wird.
Gesetzliche Grundlage: Nach § 8 SGB IV (Sozialgesetzbuch IV) werden mehrere Beschäftigungen zusammengerechnet, um die Beitrags- und Versicherungspflicht zu prüfen.
Korrekte Beitragsberechnung: Lexware Office berücksichtigt die eingetragenen Mehrfachbeschäftigungen automatisch bei allen Berechnungen.
Hinweis: Für Monate, die bereits abgerechnet wurden, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Welche Beschäftigungsverhältnisse müssen angegeben werden?
Tragen Sie alle Beschäftigungsverhältnisse ein, von denen Ihre Mitarbeiter:innen Ihnen berichten. Dazu gehören:
Hauptbeschäftigungen (z. B. Vollzeit- oder Teilzeitjobs)
Minijobs (geringfügige Beschäftigungen bis 556 €)
Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ) oder Bundesfreiwilligendienst (BFD)
Wichtig: Lexware Office kann aktuell maximal zwei weitere Beschäftigungsverhältnisse neben der Hauptbeschäftigung erfassen.
So erfassen Sie eine Mehrfachbeschäftigung in Lexware Office
Schritt 1: Mehrfachbeschäftigung hinzufügen
Öffnen Sie die Mitarbeiter:innen-Verwaltung in Lexware Office.
Wählen Sie die entsprechende Mitarbeiter:in aus.
Navigieren Sie zum Bereich "Mehrfachbeschäftigung".
Klicken Sie auf "+ Beschäftigungsverhältnis hinzufügen".
Hinweis: Sie können aktuell maximal zwei weitere Beschäftigungsverhältnisse erfassen.
Schritt 2: Details des weiteren Beschäftigungsverhältnisses eintragen
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie folgende Angaben machen:
Art der Beschäftigung: z. B. Angestellter, Minijob, FSJ
Name des Arbeitgebers: Fremdarbeitgeber angeben
Monatliches Entgelt: Geben Sie das feste Monatsentgelt oder den hochgerechneten Verdienst an
Wochenstunden: Falls zutreffend
Sonderzahlungen: z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Prämien
Hinweis: Alle Angaben sind verpflichtend, damit Lexware Office die Zusammenrechnung und Bewertung korrekt durchführen kann.
Schritt 3: Änderungen speichern
Klicken Sie nach der Eingabe auf "Hinzufügen".
Der Dialog schließt sich.
Speichern Sie die Änderungen unten rechts mit "SPEICHERN".
Fertig! Lexware Office übernimmt ab jetzt automatisch die Zusammenrechnung und Bewertung der Beschäftigungsverhältnisse.
Warum muss ein Minijobber Gehaltsangaben über seinen Hauptjob machen?
Die Angaben zum Hauptjob sind notwendig, damit geprüft werden kann, ob der Minijob sozialversicherungsfrei bleibt oder beitragspflichtig wird.
Gesetzliche Grundlage:
Nach § 8 SGB IV werden mehrere Beschäftigungen zusammengerechnet, um die Beitrags- und Versicherungspflicht zu prüfen.
Praktische Umsetzung:
Der Minijobber gibt im Formular Art und Umfang des Hauptjobs an. Damit kann Lexware Office die korrekte Berechnung der Beiträge durchführen.
Warum kann ich die Mehrfachbeschäftigung nicht speichern?
Sollten Sie eine Mehrfachbeschäftigung bei Minijobbern erfassen, kann es Warum kann ich die Mehrfachbeschäftigung nicht speichern?
Wenn Sie eine Mehrfachbeschäftigung bei Minijobbern erfassen möchten und das Speichern nicht möglich ist, liegt das daran, dass der Gesamtverdienst aller Jobs den gesetzlichen Minijob-Grenzbetrag von 556 € übersteigt.
So wird das Entgelt bei Stundenlohn berechnet:
Formel:
Wochenstunden laut Vertrag × Wochenfaktor × Stundenlohn
Beispiel:
Stundenlohn: 12 €
Vertraglich vereinbarte Wochenstunden: 3
Berechnung:
3 × 4,35 × 12 = 156,60 €
Das ist der hochgerechnete Monatsverdienst für diesen Minijob.
Wenn der:die Mitarbeiter:in beim anderen Arbeitgeber mehr als 399,40 € verdient (556 € – 156,60 €), ist die Eintragung des Arbeitsverhältnisses nicht möglich.
Warum verwenden wir den Wochenfaktor 4,35?
Der Wochenfaktor ergibt sich aus der durchschnittlichen Anzahl an Wochen pro Monat:
52 Wochen ÷ 12 Monate ≈ 4,33
Unter Berücksichtigung von Schaltjahren: 4,348125, gerundet auf 4,35
💡 Tipp: Wenn eine Eintragung scheitert, prüfen Sie die Verdiensthöhe im anderen Job. Nur wenn die Gesamtsumme aller Minijob-Verdienste unter 556 € bleibt, kann die Mehrfachbeschäftigung korrekt abgebildet werden.
Kann ich eine Mehrfachbeschäftigung ohne festes Monatsentgelt eintragen?
Nein, wenn Sie eine Mehrfachbeschäftigung im Programm eintragen, müssen Sie immer ein Entgelt angeben.
Warum ist das notwendig?
Lexware Office berechnet automatisch die Zusammenrechnung und Bewertung der verschiedenen Beschäftigungen. Dafür benötigt das Programm die Entgelte aus allen Beschäftigungen. Ohne diese Angaben kann das Programm die Berechnungen nicht korrekt durchführen.
Gesetzlicher Hintergrund:
Die gesetzliche Grundlage für die Zusammenrechnung von Entgelten bei Mehrfachbeschäftigungen ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch IV (SGB IV), insbesondere § 14 Abs. 2 SGB IV. Dort ist festgelegt, dass bei mehreren Beschäftigungen die Gesamtentgelte zur Beurteilung der Versicherungspflicht und der Beitragsbemessung zusammengezählt werden müssen.
Diese Regelung dient dazu, eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung sicherzustellen, insbesondere im Hinblick auf die Beitragsbemessungsgrenzen und die Anwendung des Übergangsbereichs gemäß § 20 Abs. 2 SGB IV. So wird gewährleistet, dass alle Beschäftigungen korrekt in die Sozialversicherungsbeiträge einfließen.
Muss ich ein FSJ (Freiwilliges Soziales Jahr) als Mehrfachbeschäftigung angeben?
Ja, ein Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ) muss als Mehrfachbeschäftigung angegeben werden.
Begründung:
Freiwillige im FSJ sind sozialversichert. Das bedeutet, sie sind pflichtversichert in der:
Rentenversicherung
Krankenversicherung
Pflegeversicherung
Arbeitslosenversicherung
So tragen Sie ein FSJ ein:
Da Sie in der Auswahl keine Beschäftigungsart „FSJ" finden, wählen Sie bitte die Beschäftigungsart "Angestellter".
Ist eine Mehrfachbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber möglich?
Nein, eine Mehrfachbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ist normalerweise nicht möglich.
Gründe:
Rechtlich: Ein Arbeitgeber = ein Arbeitsverhältnis. Auch wenn die Aufgaben oder Abteilungen unterschiedlich sind, bleibt es ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis.
Sozialversicherung: Beiträge für Rente, Kranken- und Arbeitslosenversicherung werden pro Arbeitgeber abgerechnet. Zwei parallele Jobs beim gleichen Arbeitgeber führen zu Fehlern bei der Abrechnung.
Gesetz: Der Gesetzgeber möchte verhindern, dass Regeln umgangen werden, z. B. Schutzrechte oder Beitragsgrenzen.
Wie tragen eine Mehrfachbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber in Lexware Office ein?
Zwei Jobs beim gleichen Arbeitgeber (z. B. Hauptjob + Minijob) sind grundsätzlich nicht erlaubt. Alle Tätigkeiten beim gleichen Arbeitgeber werden als ein Job gezählt, auch wenn die Aufgaben unterschiedlich sind.
Lösung:
Wenn Mitarbeitende zusätzliche Tätigkeiten übernehmen (z. B. Reinigung nach Feierabend), müssen diese ins bestehende Arbeitsverhältnis integriert werden – z. B. durch mehr Stunden oder eine vertragliche Ergänzung.
Ausnahme:
Die zusätzliche Tätigkeit ist bei einem rechtlich eigenständigen Unternehmen (z. B. Tochter- oder Schwesterfirma mit eigenem Abrechnungssystem). Dann kann ein zusätzlicher Minijob möglich sein.
Was bedeutet „Fremdarbeitgeber gewährt Sonderzahlung"?
Von einer Sonderzahlung ist die Rede, wenn Arbeitnehmer:innen zusätzlich zum monatlichen Entgelt beispielsweise eine Prämie, Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld vom Arbeitgeber erhalten.
Wenn ein Fremdarbeitgeber (also der andere Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter:in) solche Sonderzahlungen gewährt, tragen Sie dies bitte im entsprechenden Feld ein. Diese Angaben werden bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt.