In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung, über welchen Zahlungsweg Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen. Sie können zwischen Überweisung und Barzahlung entscheiden.
Jedoch sagen wir eines gleich vorweg: Mitarbeiter:innen bar zu bezahlen ist aus verschiedenen Gründen ungünstig:
Es gibt einen erhöhten Dokumentationsaufwand.
Durch die erforderliche Regelung des Auszahlungsortes kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.
Man kann sich u.U. in eine schwierige Lage (Mitarbeiter mit Kontopfändung) begeben.
Tipp: Stellen Sie alle Mitarbeiter auf Überweisung um. 😉
Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren
Nachweisbarkeit ist das A und O für Sie als Arbeitgeber, wenn Sie Mitarbeiter bar bezahlen. Das bedeutet, dass Sie sich den Empfang der Lohnzahlung vom Mitarbeiter quittieren lassen müssen:
Zahlungszweck
Zahlungssumme mit Währung
Ort und das Datum der Zahlung
Unterschrift des Zahlungsempfängers
ggf. Firmenstempel
Tipp: Nutzen Sie den Lohnschein und lassen Sie sich ein eigenes Exemplar unterschreiben.
Barzahlung in der Buchhaltung dokumentieren
Damit die Buchhaltung stimmt, muss die Barzahlung dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenbuch.
lexoffice Buchhaltung bietet ein Kassenbuch, mit dem sich die Lohnzahlung leicht erfassen lässt:
Klicken Sie auf <Finanzen / Kasse> in der schwarzen Menüleiste.
Erfassen Sie Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jeden betroffene:n Mitarbeiter:in und verwenden Sie als Kategorie "Nettogehälter".
Fertig!
So oder so ähnlich sollte die sich Erfassung in anderen Kassenbüchern gestalten.