Inhaltsverzeichnis
1.Einleitung - was ist der Self Service?
Mit dem lexoffice Self Service haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiter:innen die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sofortmeldungen und Meldebescheinigungen digital bereitzustellen - und zwar automatisch nach der Abrechnung.
Und Ihre Mitarbeiter:innen haben Ihre Dokumente immer griffbereit in ihrem persönlichen Bereich.
❗️Hinweis: Wenn Sie bereits Mitarbeiter:innen abgerechnet haben, werden alle bisherigen Lohndokumente ebenfalls mit dem Zugang zum Self Service bereitgestellt.
Die Lohndokumente sind sicher verschlüsselt nach den strengen Vorschriften des deutschen Datenschutzgesetzes (DSGVO).
Sobald neue Dokumente nach der Abrechnung für Ihre Mitarbeiter:innen vorliegen, werden diese automatisch per E-Mail darüber informiert.
2. Ihr erster Schritt: Mitarbeiter:inen zum Self Service einladen
In der Mitarbeiterübersicht in lexoffice Lohn & Gehalt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter:innen zum lexoffice Self Service einzuladen, um Ihnen die Dokumente automatisch digital zur Verfügung zu stellen.
So geht’s:
Klicken Sie auf “Mitarbeiter” - diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste oben.
Klicken Sie beim jeweiligen Mitarbeiter:in, den Sie freischalten möchten, in der Spalte “Self Service” auf "jetzt einladen".
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
Klicken Sie auf “Jetzt einladen”.
Einladung zum Self Service über die Dokumentenliste
Auf der Seite Dokumente finden Sie unter “Dokumente für Ihre Mitarbeiter” neben dem Mitarbeiter-Namen ganz rechts jeweils einen Link mit der Beschriftung: "digital bereitstellen"(grün). Darüber können Sie ebenfalls zum Self Service einladen und die Lohnabrechnungen digital bereitstellen.
Wenn Sie einen Mitarbeiter:in bereits eingeladen haben, dann zeigt Ihnen die Dokumentenliste an, dass die entsprechenden Dokumente bereits digital bereitgestellt sind (grau).
❗️Hinweis zur Eingabe der E-Mail-Adresse
Sie gewähren mit der Einladung Zugriff auf persönliche Informationen. Achten Sie auf die Richtigkeit der E-Mail-Adresse und darauf, dass Mitarbeiter:innen keine generische E-Mail-Adresse, wie z.B. info@beispieladresse.de verwenden, auf die eventuell weitere Personen Zugriff haben.
Einladung zum Self Service über Mitarbeiter Datenblatt
Klicken Sie auf “Mitarbeiter” - diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste oben.
Klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie freischalten möchten.
Ganz unten in den Mitarbeiterdaten finden Sie den Abschnitt "Mitarbeiter Self Service".
Setzen Sie das Häkchen bei “Zum Self Service einladen”.
Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
Klicken Sie ganz rechts unten auf "Speichern".
❗️Hinweis zur Eingabe der E-Mail-Adresse
Sie gewähren mit der Einladung Zugriff auf persönliche Informationen. Achten Sie auf die Richtigkeit der E-Mail-Adresse und darauf, dass Mitarbeiter:innen keine generische E-Mail-Adresse, wie z.B. info@beispieladresse.de verwenden, auf die eventuell weitere Personen Zugriff haben.
3. Was passiert nach der Einladung bei Ihren Mitarbeiter:innen?
Sofern Ihr:e Mitarbeiter:in noch keinen lexoffice Zugang hat bzw. Sie eine E-Mail-Adresse verwendet haben, die noch nicht in lexoffice hinterlegt ist, wird eine standardisierte Einladung, mit einem Registrierungslink per E-Mail, versendet.
Mit diesem Link kann Ihr:e Mitarbeiter:in ein Passwort für den persönlichen Zugang festlegen.
Wenn Sie Mitarbeiter:innen mit einem bestehenden lexoffice Zugang zum Self Service mit der gleichen E-Mail-Adresse einladen, die auch für den bestehenden lexoffice Login verwendet wird, dann versenden wir ebenfalls eine Hinweis-E-Mail bzgl. der neuen Funktion und gewähren direkt nach der Einladung auch Zugriff auf den Self Service.
Absender der E-Mail ist in beiden Fällen Ihr Firmenname in Kombination mit der allgemeinen lexoffice E-Mail-Adresse, also wie im Beispiel unten: Bike & Outdoor GmbH - lexoffice@haufe-lexware.net.
Und so sehen die Einladungsmails aus:
4.Weitere Informationen zum Self Service
Wenn Sie einen Überblick und detaillierte Informationen zu den Funktionen des Self Service oder Hilfe benötigen, finden Sie hier eine Übersicht aller Hilfeartikel.
Wir haben zudem für Ihre Mitarbeiter:innen auch einen Schnellüberblick als Kurzanleitung über den Self Service zusammengestellt.