Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Seit dem 1. Januar 2006 ist jede:r Arbeitgeber:in verpflichtet, die Beiträge zur Sozialversicherung schon vor dem Monatsabschluss (zum fünft letzten Bankarbeitstag eines Monats) zu ermitteln und an die Krankenkasse zu melden. Die Überweisung der Beiträge muss spätestens bis zum drittletzten Bankarbeitstag erfolgt sein.
Arbeitgeber:innen, die nach geleisteten Stunden bezahlen, kennen zu diesem Zeitpunkt meist noch nicht die Gesamtstunden für den laufenden Monat. In diesem Fall ist es zulässig, eine Schätzung der voraussichtlichen Beiträge vorzunehmen.
2. Wie funktioniert die Beitragsschätzung in lexoffice?
Die Beitragsschätzung erfolgt in lexoffice Lohn & Gehalt automatisch zum spät möglichen Zeitpunkt. Von dieser Regel ausgenommen sind Firmen, die ihre Abrechnung und den Monatswechsel zum Schätzzeitpunkt bereits erledigt haben.
Ablauf im ersten Abrechnungsmonat
Klicken Sie auf "Abrechnung" in der Navigationsleiste und erledigen Sie folgende Schritte:
Wechseln Sie zu Schritt 2 "Löhne & Gehälter".
Geben Sie bei allen Stundenlohnempfängern die voraussichtlichen Stunden ein.
Klicken Sie auf Schritt 3 "Abrechnung" um den lexoffice-Check zu erledigen.
Das war's! Eine Freigabe der Abrechnung ist hier noch nicht nötig. Sie können die hier eingetragenen voraussichtlichen Stunden noch anpassen, wenn Sie die eigentliche Abrechnung und den Monatswechsel durchführen.
Ablauf ab dem zweiten Abrechnungsmonat
Die Beitragsschätzung wird automatisch von lexoffice erledigt. Sie müssen keine voraussichtlichen Stunden hinterlegen. Um eine Routine zu entwickeln und größere Abweichungen zu vermeiden, lesen Sie weiter unten unter "Wie kann ich Abweichungen am besten vermeiden?".
3. Wann muss ich die Beiträge an die Krankenkasse überweisen?
Die Beitragsnachweise müssen den Kassen zum Fälligkeitstag um 00:00 Uhr vorliegen.
Der Fälligkeitstag ist immer der fünft letzte Bankarbeitstag. Hierzu zählen die Tage Montag-Freitag. Ausgenommen sind Samstag, Sonn- und Feiertage
ℹ️ Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihren Krankenkassen ein SEPA Lastschriftmandant. So ist sichergestellt, dass Ihre Beiträge immer pünktlich bezahlt sind. Die Kassen bieten dafür entsprechende Formulare auf ihren Webseiten an.
4. Wieso entstehen Differenzen in den Beitragsnachweisen?
In der Regel kommt es aus zwei Gründen zu Abweichungen:
Die Löhne & Gehälter unterscheiden sich zwischen dem Zeitpunkt der Beitragsschätzung und der Lohnabrechnung.
Nach der Beitragsschätzungen wurden Änderungen an den Mitarbeiterdaten vorgenommen (Eintritte, Austritte, Änderungen an der Beschäftigungsart, etc).
Wo kann ich die Verrechnung nachvollziehen?
Wie sich die gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge zusammensetzen, können Sie immer in den Dokumenten im Bericht "Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis" nachvollziehen. Der Bericht steht nach dem Monatswechsel zur Verfügung.
Zusätzlich bieten wir das Dokument "Erläuterungen zum Beitragsnachweis" an. Dort können Sie nachvollziehen, mit welchen Abrechnungswerten und Mitarbeiter:innen, bzw. Mitarbeiterdaten wir die Schätzung vorgenommen haben.
5. Auf welcher Basis wird die Schätzung vorgenommen?
Wenn im aktuellen Abrechnungsmonat Gehälter und gearbeitete Stunden vollständig sind, verwendet lexoffice die erfassten Daten.
Bei unvollständigen Abrechnungsdaten kommt die sog. Vereinfachungsregelung zum Einsatz. lexoffice ermittelt dann die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis der Lohnabrechnung aus dem vorherigen Monat.
6. Muss ich etwas tun, um die entstandene Differenz auszugleichen?
Lexoffice Lohn & Gehalt erkennt Differenzen zwischen den geschätzten Beiträgen und den tatsächlich anfallenden Beiträgen aus der Abrechnung automatisch und rechnet entstandene Differenzen automatisch gegeneinander auf.
Die Differenzen werden in der Beitragsschätzung des Folgemonats automatisch an die Kasse gesendet.
Sie als Arbeitgeber:in müssen in diesem Fall keine zusätzliche Korrektur vornehmen oder sich um etwas kümmern. lexoffice erledigt alles für Sie.
7. Kann ich die versendeten Beitragsnachweise stornieren?
Die Differenzen, sollten welche entstanden sein, werden im Folgemonat automatisch verrechnet.
Es ist nicht notwendig, die Meldungen zu stornieren.
❗️WICHTIG: Eine manuelle Stornierung der Nachweise durch Sie in SVMeldeportal oder bei der Krankenkasse führt dazu, dass die Folgeberechnungen in lexoffice falsch sind.
8. Wie kann ich Abweichungen am besten vermeiden?
Je besser Sie die Beitragsschätzung vorbereiten und alles auf dem Laufenden haben, desto seltener erleben Sie Überraschungen auf dem Konto wenn die Kassen abbuchen.
Wir erklären Ihnen, auf was Sie alles achten müssen:
Wesentliche Änderungen zum Vormonat prüfen
Haben Sie neue Mitarbeiter:innen erfasst (mindestens vorerfasst)?
Ist jemand ausgeschieden (Austrittsdatum / -grund)
Sind die Abwesenheiten aktuell erfasst?
Weichen die Arbeitsstunden erheblich zum Vormonat ab?
Falls Kurzarbeit: Sind die Ausfallstunden erfasst (soweit schon bekannt)
Gibt es Lohn- / Gehaltsanpassungen? Oder stehen nicht regelmäßige Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld an?
Tragen Sie das, was Sie zum Schätztermin wissen direkt ein. Mit dieser kleinen monatlichen Routine werden Sie immer mehr gefühlt zum Lohnprofi. Versprochen! 😉
Hierauf brauchen Sie bei der Schätzung nicht zu achten
Detaillierte Stundenzahl für Lohnempfänger
Einmalzahlungen im Vormonat nimmt lexoffice automatisch aus der Schätzung
nicht schätz-relevante, fehlende Mitarbeiterdaten wie z. B. Bankverbindung oder Unfallversicherungsdaten
Das reicht noch bei der eigentlichen Abrechnung.
Unsere Empfehlung: Die Abrechnung sollte immer nach dem Monatsletzten durchgeführt werden. Das verhindert Korrekturen.
Lesen Sie dazu auch den Artikel Wann ist der beste Zeitpunkt für die Abrechnung?
9. Beispiele aus der Praxis
SV-Beiträge sind etwas höher als erwartet
Mögliche Erklärungen:
Der:Die Mitarbeiter:in hat weniger gearbeitet als ursprünglich geschätzt wurde. Z.B. wurden Beiträge für 40h im Monat geschätzt. Tatsächlich gearbeitet hat der Mitarbeiter 30h. Die Differenz wird automatisch im Folgemonat berücksichtigt.
Im Vormonat wurden zu wenige Stunden geschätzt. Diese Restbeitragsschuld muss nun beglichen werden, da im Vormonat ein zu niedriger Beitrag gezahlt wurde. Dies kann auch durch Korrekturen ausgelöst werden.
Die SV-Beiträge sind sehr hoch
Eine mögliche Erklärung für diesen Fall ist, dass im Vormonat ein 0-Beitragsnachweis versendet wurde, da Ihre Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Im aktuellen Monat müssen nun die Beiträge für den Vormonat und für den aktuellen Monat gezahlt werden.
Die Krankenkasse hat einen 0,- € Beitragsnachweis erhalten
Ein 0,- € Beitragsnachweis wird versendet, wenn Ihre Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Die Beitragsschuld wird von lexoffice Lohn & Gehalt automatisch in den Folgemonat übertragen und bei der nächsten Schätzung berücksichtigt. Die Beiträge werden somit erst im Folgemonat fällig.
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