Mit Platzhaltern können Sie Ihre eigenen E-Mail Vorlage noch persönlicher gestalten. Auf diesem Weg sparen Sie täglich Zeit beim Verfassen von Anschreiben. So funktioniert's ...
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So funktioniert's …
Öffnen Sie eine E-Mail Vorlage. Erfahren Sie hier mehr zum Thema E-Mail Vorlagen.
Klicken Sie im Textfeld, in das Sie einen Platzhalter einsetzten möchten, auf das Symbol "< >" und wählen Sie dann einen Platzhalter:
Der Platzhalter wird als Text in geschweiften Klammern an der Position Ihres Cursors eingefügt, z.B. {Belegnummer}. Sie können beliebig viele Platzhalter aus der Liste in Ihre Vorlage einfügen und dann speichern.
Beim nächsten Versenden einer E-Mail wird beim Laden Ihrer Vorlage "Eigener Text" dieser automatisch mit den Informationen Ihres Kontaktes oder Beleges aufgelöst:
Wie kann ich mit Platzhaltern eine persönliche Kundenansprache umsetzen?
Verwenden Sie eine Kombination von verschiedenen Platzhaltern, um eine persönliche Kundenansprache nach Ihren Vorstellungen zu erhalten. So könnte beispielsweise "Sehr geehrte Frau Mustermann" Ergebnis folgender Platzhalter sein:
{Sehr geehrte:r} {Anrede} {Nachname}
Die genaue Pflege des Kontakts lohnt sich: {Anrede} und {Nachname} werden entsprechend der hinterlegten Informationen ausgefüllt. Lässt die {Anrede} einen Rückschluss aus das Geschlecht des Kontakts zu, nimmt lexoffice auch eine entsprechende Anpassung bei {Sehr geehrte:r} vor. Analog kann das folgende Beispiel zu einer Ausgabe wie "Lieber Felix" führen:
{Liebe:r} {Vorname}
Clever: Handelt es sich bei Ihrem Kontakt um eine Firma, für die bei der Erstellung im Beleg eine Ansprechperson ausgewählt wurde, werden die Platzhalter zur Kundenansprache mit den Informationen dieser Person gefüllt.
Welche Platzhalter gibt es?
Alle verfügbaren Platzhalter, die in einem Eingabefeld verwendet werden können, werden Ihnen in einer Liste nach Klick auf "< >" angezeigt.
Wie kann ich vorgehen, wenn mir ein Platzhalter fehlt?
Wir möchten die Liste an Platzhaltern erweitern und freuen uns dazu jederzeit über Ihr Feedback. Nutzen Sie die Kontaktmöglichkeit in lexoffice, um direkt mit uns in Verbindung zu treten. Klicken Sie auf das Fragezeichen in der Menüleiste und dann auf "Support kontaktieren".
Was bedeutet der Hinweis "Unbekannte Platzhalter"?
lexoffice prüft beim Speichern Ihrer Vorlage deren Inhalt auf Platzhalter. Sollte diese ein Platzhalter beinhalten, der nicht korrekt verwendet wurde oder unbekannt ist, erhalten Sie einen Hinweis. Sie können die Vorlage aber dennoch abspeichern:
Platzhalter folgen dem Format { geschweifte Klammer auf, Beschreibung, und } geschweifte Klammer zu. Fügen Sie ein Platzhalter stets über das Symbol "< >" ein. Damit können Sie sich sicher sein, dass der Platzhalter erkannt wird.
Spätestens beim Versenden Ihrer E-Mail können Sie den Text abschließend prüfen. Der Inhalt der E-Mail wird genau so verwendet, wie Sie ihn dort vorfinden.
Welche anderen Wege gibt es, Platzhalter einzufügen?
Wenn Sie wissen, welchen Platzhalter Sie verwenden möchten, können Sie diesen auch direkt als Text eingeben. Erkennt lexoffice diesen als bekannten Platzhalter, können Sie Ihre Vorlage ohne einen Hinweis speichern.
Tipp: Texte mit Platzhaltern können Sie auch beliebig in Ihren "Eigenen Text" kopieren oder ausschneiden. So können Sie auf einfachem Weg in einem Textprogramm Ihrer Wahl mehrere Vorlagentexte vorbereiten und verwalten .
Warum kann ich Änderungen an E-Mails mit Platzhaltern nicht speichern?
Änderungen an Texten, die aus Vorlagen mit Platzhaltern erstellt wurden, können beim Versenden der E-Mail nicht in die Vorlage übernommen werden. Weitere Anpassungen sind aber dennoch für jene E-Mail individuell möglich.