Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Ab Januar 2023 wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht. Das Gute daran ist, dass die Papiermeldungen dadurch entfallen.
Dies bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber:in die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Mitarbeiter:innen elektronisch bei den Krankenkassen abfragen müssen.
Diesen Part übernimmt lexoffice für Sie.
2. Was ändert sich?
Ihr:e Mitarbeiter:in geht zum Arzt und meldet sich bei Ihnen unverzüglich krank (§5Abs.1 EntgFG)
Die Arztpraxis übermittelt die eAU an die Krankenkasse
Sie als Arbeitgeber:in fragen den Zeitraum der Krankheit bei der Krankenkasse ab
Die Krankenkasse antwortet ihnen innerhalb weniger Tage mit den Daten der eAU
Ihre Arbeitnehmer:innen müssen Ihnen keine ärztlichen Krankmeldungen (gelber/lila Zettel) übermitteln - dafür wurde die eAU eingeführt
3. Einstieg in die eAU
3.1 Wer nimmt am eAU Verfahren teil und wer nicht?
✅ Nehmen teil:
Alle Mitarbeiter:innen, die (freiwillig) in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind.
Geringfügig beschäftigte Mitarbeiter:innen (Minijobber:innen, Kurzfristige), Werkstudent:innen
Folgende Einrichtungen:
Vertragsärzte
Vertragszahnärzte
Vertragskrankenhäuser
❌ Nehmen nicht teil - hier gibt es weiterhin eine Papier AU:
Privat krankenversicherte Mitarbeiter:innen
Fälle mit Freistellung wegen Pflege eines kranken Kindes
Folgende Einrichtungen:
Privatärzte (unabhängig vom Versicherungsstatus des MA)
Ärzt:innen im Ausland
Psychotherapeuten
Physiotherapeuten
3.2. Ermitteln Sie die Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Im Folgenden finden Sie eine Liste mit wichtigen Aufgaben und Hinweisen, die Ihnen den Start mit eAU erleichtern sollen.
Was ist für Arbeitgeber: innen zu tun?
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Ihrem Betrieb gilt. Falls es je Mitarbeiter:in unterschiedliche Fristen gibt, sollten Sie die einzelnen Fristen in einer Liste notieren.
Sie können die AU-Abgabefrist für Ihren:Ihre Mitarbeiter:in bei der Anlage der ersten Krankheit mit der neuen eAU Funktion in lexoffice, die kürzer als 4 Tage ist, ändern.
In der Abwesenheit wird folgender blauer Kasten angezeigt:
Wenn Sie auf "AU-Abgabefrist ändern" klicken, sehen Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:
❗️Hinweis: Mit dieser Einstellung geben Sie lexoffice lediglich eine Information darüber wie schnell wir die eAU abfragen. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf die Abrechnung.
Erledigen Sie diese Aufgabe immer sofort
Hintergrund:
Ohne eine abweichende Regelung im Arbeitsvertrag müssen Mitarbeiter:innen spätestens am 4. Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen.
Der frühestmögliche Termin für den Abruf einer eAU bestimmt sich anhand der individuellen Abgabefrist. Ohne gesonderte Regelung dürfen eAU erst am 5. Tag nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt angefragt werden. Krankmeldungen von Mitarbeiter:innen, welche die AU bisher sofort abgeben mussten, dürfen schon am 2. Tag nach Feststellung der AU durch den Arzt angefragt werden.
3.3 Klären Sie Ihre Mitarbeiter:innen über den eAU-konformen Ablauf von Krankmeldungen auf
Was ist für Sie zu tun?
Falls Sie Krankmeldungen bisher informell gehandhabt haben, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass
Krankmeldungen sofort und wahrnehmbar bei der zuständigen Person eingereicht werden. Hier sollte immer die Schriftform gewählt werden, wegen der Nachweisbarkeit der Krankmeldung.
neben dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit auch das voraussichtliche Ende bekannt gegeben wird oder zumindest das Ende der aktuellen Krankschreibung
Ihr:e Mitarbeiter:in mitteilt, ob ein Arztbesuch / Krankenhausaufenthalt geplant ist.
Erledigen Sie diese Aufgabe immer sofort
Hintergrund:
eAU dürfen nur angefragt werden, wenn die folgenden Informationen vorliegen: Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit (AU)
Wird / wurde die AU durch einen Vertragsarzt / eine Vertragsärztin oder einen stationären Krankenhausaufenthalt festgestellt?
Bei der Erfassung von Krankheiten dokumentieren Sie, dass die Krankmeldung ordnungsgemäß erfolgt ist.
3.4 Erfragen Sie die Krankenversicherung der geringfügig Beschäftigten
Was ist für Sie zu tun?
Lassen Sie sich bitte die Krankenkasse der gesetzlich versicherten Kurzfristigen und Minijobber:innen geben. Die meisten Mitarbeiter:innen werden familienversichert sein. Es geht um die Krankenkasse, die auf der Plastikkarte steht, die beim Arztbesuch vorgezeigt wird.
Sie benötigen diese Angabe bei der Anlage der ersten Krankheit mit einer eAU Anfrage in lexoffice.
Wann sollten Sie die Aufgabe erledigen?
Vor der ersten Anlage einer Krankheit.
Sie sollten vor der ersten Anlage einer Krankheit die Rückmeldung des:der Mitarbetier:in vorliegen haben
Hintertergrund:
eAU müssen bei der gesetzlichen Krankenkasse angefragt werden, bei der die erkrankten Mitarbeiter:innen versichert sind. Die Minijob-Zentrale ist nur für den Einzug der pauschalen SV-Beiträge zuständig und kennt die Krankmeldungen nicht.
4. Erstmalig eine Krankheit mit eAU erfassen
lexoffice erstellt eAU-Anfragen auf Basis der Krankheiten, die Sie im Abrechnungsassistent eintragen. Die folgenden Beschreibungen gehen davon aus, dass Sie sich in der Abwesenheitsübersicht befinden und die erste Krankheit anlegen.
Dazu wählen Sie in der schwarzen Menüleiste den Unterpunkt "Abrechnung" aus und bleiben im Bereich 1 Abwesenheit:
4.1 Allgemeiner Ablauf
Suchen Sie den oder die Mitarbeiter:in aus, für die eine Krankmeldung vorliegt und fügen Sie die Abwesenheit “Krankheit” hinzu.
Sobald Sie unter "Abwesenheit hinzufügen" auf "Krankheit hinzufügen" klicken, erscheint dieser Dialog:
Tragen Sie nun den Beginn und das voraussichtliche Ende der Krankheit / Arbeitsunfähigkeit ein.
Vermerken Sie in der Checkbox
a) ob sich der oder die Mitarbeiter:in am ersten Krankheitstag noch gearbeitet hat
b) ob sich der oder die Mitarbeiter:in ordnungsgemäß krankgemeldet hat
c) ob der oder die Mitarbeiter:in beim Arzt oder im Krankenhaus war.
4.2 Erst- und Folgebescheinigungen mit eAU richtig erfassen
Grundsätzlich gilt, dass jede Krankmeldung, die einer AU entspricht, separat erfasst werden muss.
Beispiel: Mitarbeiter:in meldet sich 2x in einem Monat krank
1. Krankmeldung: 13.06.2022 – 16.06.2022 (kein Feiertag, weil in Sachsen ;-))
2. Krankmeldung: 17.06.2022 – 22.06.2022
❌So darf die Krankheit nicht hinterlegt werden:
In unserem Negativ-Beispiel erfassen Sie die Krankheit von 13.06.2022 – 22.06.2022. Die Krankenkasse liefert die Erstbescheinigung mit dem Zeitraum 13.06.2022 – 16.06.2022. Die Folgebescheinigung wird nicht übermittelt.
✅So wäre es richtig
Sie erfassen zunächst die 1. Krankmeldung mit dem Zeitraum 13.06.2022 – 16.06.2022. Danach erfassen Sie die 2. Krankmeldung mit Zeitraum 17.06.2022 – 22.06.2022.
Die Krankenkasse liefert dann eine Erstbescheinigung und eine Folgebescheinigung.
4.3 Minijobber:innen und Kurzfristige - Krankheit dauert länger als 3 Tage
Ihnen wird sicher der Hinweis im blauen Kasten aufgefallen sein, wonach lexoffice trotz Ihrer Angaben keine eAU anfragen wird.
Das liegt an der fehlenden Krankenkasse. Tragen Sie die "echte" Krankenkasse bitte für Ihren Mitarbeiter ein.
Nun sollte klar ersichtlich sein, dass lexoffice eine eAU anfragen wird. da der Hinweistext nicht mehr angezeigt wird.
Klicken Sie auf “Hinzufügen”, um die Abwesenheit anzulegen und eine eAU-Anfrage abzusenden.
Sie erkennen, dass die Abfrage erfolgreich eingegeben wurde, wenn in der Abwesenheitsübersicht neben der Krankheit “eAU in Prüfung” angezeigt wird.
4.4 Angestellte - Krankheit dauert länger als 3 Tage
Ihnen wird sicher der Hinweis im blauen Kasten aufgefallen sein, wonach lexoffice eine eAU anfragen wird.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Abwesenheit anzulegen und eine eAU-Anfrage abzusenden.
Sie erkennen, dass es geklappt hat, wenn in der Abwesenheitsübersicht neben der Krankheit “eAU in Prüfung” angezeigt wird.
4.5 Alle Beschäftigungsarten - Krankheit dauert 3 Tage oder weniger
Falls Sie die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter:innen direkt beim Bekanntwerden erfassen, sehen Sie nach der Eingabe den Abrufzeitpunkt der eAU im blauen Kasten. Ohne Änderung liegt dieser Tag 5 Tage nach dem Beginn der erfassten Krankheit. Falls für den oder die betroffene Mitarbeiter:innen eine abweichende Abgabefrist für AU´s gilt, können Sie diese mit einem Klick auf AU-Abgabefrist ändern hinterlegen.
Nach Änderung der Abgabefrist wird der Abrufzeitpunkt neu bestimmt und es sollte klar ersichtlich sein, dass lexoffice die eAU eher anfragen wird.
Klicken Sie auf “Hinzufügen”, um die Abwesenheit anzulegen und eine eAU-Anfrage abzusenden.
Sie erkennen, dass es geklappt hat, wenn in der Abwesenheitsübersicht neben der Krankheit “eAU in Prüfung” angezeigt wird.