Im Zuge der Vollständigkeitsprüfung vor der Lohnabrechnung kann es aus verschiedenen Gründen dazu kommen, das Sie auf fehlende oder falsche Zuordnungen von Gefahrtarifen aufmerksam gemacht werden. Im Folgenden stellen wir mögliche Ursachen und Lösungsmöglichkeiten vor.
1. Rückwirkender Eintritt oder Wiedereintritt ehemaliger Mitarbeiter:innen
Klicken Sie zunächst auf “Bearbeiten” im Abrechnungshinweis, um zur Berufsgenossenschaft zu gelangen. Suchen Sie die betroffene Person heraus.
Sie sollten bei mindestens einem Abrechnungsmonat rot hervorgehobene Zellen sehen. Das bedeutet im Beispiel oben, das Mirko Minijobber im Januar und Februar nur 0 % im “Büroteil des Unternehmens” arbeitet. Das ist falsch, denn jeden Monat muss eine 100 %-ige Aufteilung der Tätigkeit vorliegen.
So gehen Sie vor, wenn wie im Beispiel nur ein Gefahrtarif hinterlegt ist:
ersetzen Sie die hinterlegte 0 durch 100 in jedem roten Feld
So gehen Sie vor, wenn zwei und mehr Gefahrtarife hinterlegt sind:
überlegen Sie zu welchen Anteilen (in Prozent) die einzelnen Tätigkeiten ausgeübt werden
ersetzen Sie die hinterlegte 0 jeweils durch den prozentualen Anteil der ausgeübten Tätigkeiten
Beispiel:
Frau Meier kümmert sich zu gleichen Teilen um die Buchhaltung und um die Lieferung Ihrer Backkreationen
Sie tragen in die jeweiligen Felder neben der Tätigkeit den Wert 50 ein
→ 50 % + 50 % = 100 %
2. Fehlerhafte Rückmeldung der Berufsgenossenschaft
Nachdem Sie Ihre Daten zur Berufsgenossenschaft (BG) in lexoffice eingetragen haben, werden mit der Bestätigung der Mitgliedschaft elektronisch Gefahrtarife zurückgemeldet. Diese haben eine von der BG festgelegte Gültigkeitsdauer.
Sie erhalten den o. a. Abrechnungshinweis, weil die Berufsgenossenschaft eine Gültigkeitsdauer gesendet hat, die nicht alle Abrechnungsmonate abdeckt.
Beispiel:
Erster Abrechnungsmonat mit Mitarbeitern | Gültigkeitsbeginn der Gefahrtarife lt. Berufsgenossenschaft |
Januar 2022 | März 2022 |
Diese Abweichung führt zu einem Fehler, weil lexoffice durch den abweichenden Gültigkeitszeitraum keinen vollständigen Lohnnachweis erstellen kann.
Weder Sie noch der lexoffice-Support können dieses Problem selbständig lösen. Kontaktieren Sie umgehend Ihre Berufsgenossenschaft und fordern Sie diese auf aktualisierte Stammdaten zu übermitteln. lexoffice prüft kontinuierlich, ob die Berufsgenossenschaft neue Daten geliefert hat. Diese werden nach Abruf sofort eingelesen und entsperren die Lohnabrechnung.
3. Unvollständige Gefahrtarifaufteilung
Klicken Sie auf “Bearbeiten” im Abrechnungshinweis, um zur Berufsgenossenschaft zu gelangen. Suchen Sie die betroffene Person heraus.
Analog zu den oben geschilderten Fällen sollten Sie bei mindestens einem Abrechnungsmonat rot hervorgehobene Zellen sehen.
In diesem Fall ist Ihnen ein Eingabefehler passiert: stellen Sie sicher, das eine Aufteilung der Tätigkeit in jedem Monat eine 100 %-ige Aufteilung der Tätigkeit ergibt.
Lesen Sie sich auch die Hinweise zur ersten Fallgestaltung weiter oben durch.
Nach der Korrektur verschwindet die rote Hervorhebung und Sie können die Abrechnung wiederholen.