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Import von Daten
Anleitung zum Import von Kontakten (Kunden und Lieferanten)
Anleitung zum Import von Kontakten (Kunden und Lieferanten)

Import Kunden, Lieferanten, Kontakte

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Verfasst von Emily Metcalfe
Vor über einer Woche aktualisiert

So funktioniert der Import Ihrer Kontakte

Rufen Sie den Bereich "Kontakte" auf, klicken Sie rechts oben auf die drei Pünktchen "..." und entscheiden Sie, ob Sie Kunden oder Lieferanten importieren wollen.

1. Im ersten Schritt laden Sie sich die Mustervorlage herunter und kopieren Sie Ihre Kontaktdaten in die entsprechenden Spalten der Vorlage.

Bitte berücksichtigen Sie die Informationen zum Tabellenaufbau und die Regeln für die Datenfelder weiter unten.

Wenn Sie bereits eine eigene CSV-Datei mit Kontaktdaten haben, passen Sie die Spaltenüberschriften entsprechend der Vorlage an. Nur so werden Ihre Daten beim Import automatisch den richtigen Datenfeldern zugeordnet.

2. Wählen Sie nun die CSV-Datei für den Import aus und laden Sie diese hoch.

3. Im letzten Schritt prüfen Sie bitte die Spaltenüberschriften. Sollten diese nicht passen, können diese angepasst werden.

Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben und in der Vorschau die Daten geprüft haben, starten Sie den Import.

lexoffice informiert Sie per E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.

Bei Importfehlern erhalten Sie eine Datei zur Übersicht, welche Daten zu Fehlern beim Import geführt haben.

Tabellenaufbau Kontakte Import

Kundendaten

Um eine Firma als Kontakt zu importieren, muss die Spalte B vorhanden sein.

Spalte

Spaltenname

Regel

A

Kundennummer

  • Länge muss 5-stellig sein

  • Erlaubt 10.000 bis 69.999

  • Fehlt die Spalte, oder ist das Feld leer, wird automatisch eine gültige Nummer vergeben

B

Firmenname

  • Wenn diese Spalte ausgewählt wird, wird der Kontakt als Firma angelegt

C

Steuernummer

D

Umsatzsteuer ID

  • Länderkürzel + bis zu 12 alphanumerische Zeichen (z.B. DE123456789)

Um eine Person als Kontakt zu importieren, müssen die Spalten F-G vorhanden sein.

Spalte

Spaltenname

Regel

E

Anrede

  • Erlaubt sind beliebige Werte mit bis zu 25 Zeichen

F

Vorname

  • Wenn diese Spalte ausgewählt wird, wird der Kontakt als Person angelegt

G

Nachname

  • Wenn diese Spalte ausgewählt wird, wird der Kontakt als Person angelegt

Spalte

Spaltenname

Regel

H

Notiz

  • Darf leer bleiben

  • Erlaubt sind beliebige Werte mit bis zu 1.000 Zeichen

Um eine Rechnungsadresse zu importieren, müssen die Spalten I-M vorhanden sein.

Spalte

Spaltenname

Regel

I

Straße (Rechnungsadresse)

  • Straßenname und Hausnummer müssen in einem Feld stehen

J

Adresszusatz (Rechnungsadresse)

  • Darf leer bleiben

K

Ort (Rechnungsadresse)

  • Darf leer bleiben

L

PLZ (Rechnungsadresse)

  • Darf leer bleiben

M

Land (Rechnungsadresse)

  • Erlaubt sind ausschließlich Länderkennungen, die der ISO-Norm 3166-1 entsprechen (z.B. „DE“ oder „276“)

Um eine Lieferadresse zu importieren, müssen die Spalten N-R vorhanden sein.

Spalte

Spaltenname

Regel

N

Straße (Lieferadresse)

  • Straßenname und Hausnummer müssen in einem Feld stehen

O

Adresszusatz (Lieferadresse)

  • Darf leer bleiben

P

Ort (Lieferadresse)

  • Darf leer bleiben

Q

PLZ (Lieferadresse)

  • Darf leer bleiben

R

Land (Lieferadresse)

  • Erlaubt sind ausschließlich Länderkennungen, die der ISO-Norm 3166-1 entsprechen (z.B. „DE“ oder „276“)

Um eine Bankverbindung zu importieren, müssen die Spalten S-V vorhanden sein (einige Werte dürfen jedoch leer bleiben).

Spalte

Spaltenname

Regel

S

Bankname

  • Muss mindestens 1 Zeichen beinhalten

T

Kontoinhaber

  • Darf leer bleiben

U

IBAN

  • Darf maximal 34 Zeichen lang sein

V

BIC

  • Darf maximal 11 Zeichen lang sein

Um einen Ansprechpartner des Kontakts zu importieren, müssen die Spalten W-AC vorhanden sein (einige Werte dürfen jedoch leer bleiben).

Hinweis: Ein Ansprechpartner macht nur für die Kontaktart „Firma“ Sinn, eine „Person“ als Kontakt hat in lexoffice keinen Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner zu einer Person wird zwar importiert, aber nicht angezeigt. Um diesen anzuzeigen oder zu editieren, können Sie die „Person“ über das Auswahlfeld zur „Firma“ machen, einen Firmennamen angeben und den Ansprechpartner bearbeiten und erneut speichern.

Die Werte Z – AC dürfen nur importiert, wenn die Spalten W-Y vorhanden sind.

Spalte

Spaltenname

Regel

W

Anrede (Ansprechpartner)

  • Erlaubt sind beliebige Werte mit bis zu 25 Zeichen

X

Vorname (Ansprechpartner)

  • Darf leer bleiben

Y

Nachname (Ansprechpartner)

  • Darf maximal 34 Zeichen lang sein

Z

Rufnummer (Ansprechpartner)

  • Darf leer bleiben

AA

E-Mail (Ansprechpartner)

  • Wenn nicht leer, muss gültige Syntax enthalten

AB

Mobil (Rufnummer)

  • Darf leer bleiben

AC

Fax (Rufnummer)

  • Darf leer bleiben

Lieferantendaten

Lediglich die Spalte A weicht vom Aufbau der Tabelle „Kundendaten“ ab, alle weiteren Spalten (von B – AC) entsprechen dem Aufbau der Kundendaten.

Spalte

Spaltenname

Regel

A

Lieferantennummer

  • Länge muss 5-stellig sein

  • Erlaubt 70.000 bis 99.999

  • Fehlt die Spalte, oder ist das Feld leer, wird automatisch eine gültige Nummer vergeben

Zusätzliche Datenfelder

Einige Datenfelder sind nicht in der Mustervorlage enthalten. Diese können aber ebenfalls importiert werden. Hierzu können Sie weitere Spaltenüberschriften hinzufügen. Bei korrekter Schreibweise werden diese automatisch von lexoffice erkannt:

Spaltenname

Regel

Privat (E-Mail)

  • Wenn nicht leer, muss gültige Syntax enthalten

Geschäftlich (E-Mail)

  • Wenn nicht leer, muss gültige Syntax enthalten

Büro (E-Mail)

  • Wenn nicht leer, muss gültige Syntax enthalten

Alternativ (E-Mail)

  • Wenn nicht leer, muss gültige Syntax enthalten

Mobil (Rufnummer)

Fax (Rufnummer)

Privat (Rufnummer)

Geschäftlich (Rufnummer)

Büro (Rufnummer)

Alternativ (Rufnummer)

Website

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