Dans Libeo, vous avez la possibilité d'exporter un document, plusieurs documents ou l'intégralité de vos documents du moment qu'ils ont été contrôlés.
Pour tout export de plusieurs documents, nous vous proposons d'exporter un fichier.xls et au besoin les documents en format PDF correspondants.
À savoir
Si vous avez plusieurs sociétés sur Libeo, vous pouvez également exporter l'intégralité de vos documents toutes sociétés confondues.
Exporter une sélection de documents
Par défaut, sur chacun des onglets « Factures », « Commandes » ou « Avoirs », si aucun filtre n'est entré sur la page, alors, vous retrouvez le nombre de documents liés à la page. Vous pouvez décider d'exporter un fichier contenant l'intégralité des documents en cliquant sur l'icône de téléchargement (feuille avec une flèche vers le bas) ou de filtrer vos documents grâce aux filtres disponibles et n'exporter un fichier ne contenant que les documents dont vous avez besoin.
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Documents » ;
Factures
Cliquez sur l'onglet « Factures » ;
Cliquez sur « + Plus de filtres » afin de renseigner les filtres vous permettant de retrouver les factures que vous souhaitez exporter ;
En haut à droite, vous retrouvez le nombre de factures concernées par le(s) filtre(s) ainsi qu'au niveau du symbole « ? » les informations de Total TTC, Total HT et Solde à payer TTC ;
Cliquez sur le symbole feuille avec flèche vers le bas pour entrer dans la page de téléchargement.
Factures - Liste des champs exportés
Factures - Liste des champs exportés
Société
Type de document
Date du document
Date d'échéance
Date d'import
Importé par
Importé via
Fournisseur
Compte fournisseur
Numéro de document
Description
Total HT
Total TTC
Devise
Statut
Catégorie(s)
Compte(s) comptable(s)
Code(s) comptable(s)
Compte(s) TVA
Code(s) TVA
Code(s) analytique(s)
Moyen de paiement
Date de paiement
Solde
Validé par
Refusé par
Avoir(s) associé(s)
Total TTC avoir(s) utilisé(s)
Facture(s) associée(s)
Commande(s) associée(s)
Total HT commande(s) associée(s)
Total TTC commande(s) associée(s)
Nom du fichier
Nom du compte comptable
Code du compte comptable
Nom de l'axe
Nom de la section
Code de la section
Montant de la section
Commandes
Cliquez sur l'onglet « Commandes » ;
Filtrez vos commandes en utilisant les filtres des menus déroulants :
« Avec facture » ou « Sans facture » associée ;
« Payé » ou « Non payé » ;
Vous pouvez également filtrer sur la date de la commande, le statut des demandes de validation ou le fournisseur ;
En haut à droite, vous retrouvez le nombre de commandes concernées par le(s) filtre(s) ;
Cliquez sur le symbole feuille avec flèche vers le bas pour entrer dans la page de téléchargement.
Commandes - Liste des champs exportés
Commandes - Liste des champs exportés
Société
Type de document
Date du document
Date d'échéance
Date d'import
Importé par
Importé via
Fournisseur
Compte fournisseur
Numéro de document
Description
Total HT
Total TTC
Devise
Statut
Catégorie(s)
Compte(s) comptable(s)
Code(s) comptable(s)
Compte(s) TVA
Code(s) TVA
Code(s) analytique(s)
Moyen de paiement
Date de paiement
Solde
Validé par
Refusé par
Avoir(s) associé(s)
Total TTC avoir(s) utilisé(s)
Facture(s) associée(s)
Commande(s) associée(s)
Total HT commande(s) associée(s)
Total TTC commande(s) associée(s)
Nom du fichier
Nom du compte comptable
Code du compte comptable
Nom de l'axe
Nom de la section
Avoirs
Cliquez sur l'onglet « Avoirs » ;
Filtrez vos avoirs en utilisant les filtres des menus déroulants :
« Utilisé », « Partiellement utilisé » ou « Non utilisé » ;
Section analytique appliquée ;
Vous pouvez également filtrer sur la date de l'avoir, le statut des demandes de validation ou le fournisseur ;
En haut à droite, vous retrouvez le nombre de commandes concernées par le(s) filtre(s) ;
Cliquez sur le symbole feuille avec flèche vers le bas pour entrer dans la page de téléchargement.
Avoirs - Liste des champs exportés
Avoirs - Liste des champs exportés
Société
Type de document
Date du document
Date d'échéance
Date d'import
Importé par
Importé via
Fournisseur
Compte fournisseur
Numéro de document
Description
Total HT
Total TTC
Devise
Statut
Catégorie(s)
Compte(s) comptable(s)
Code(s) comptable(s)
Compte(s) TVA
Code(s) TVA
Code(s) analytique(s)
Moyen de paiement
Date de paiement
Solde
Validé par
Refusé par
Avoir(s) associé(s)
Total TTC avoir(s) utilisé(s)
Facture(s) associée(s)
Commande(s) associée(s)
Total HT commande(s) associée(s)
Total TTC commande(s) associée(s)
Nom du fichier
Nom du compte comptable
Code du compte comptable
Nom de l'axe
Nom de la section
Code de la section
Montant de la section
Page de téléchargement
Sur la page de téléchargement, vous retrouvez si un filtre est appliqué.
Dans la partie « Paramétrer votre export (xls) », vous pouvez choisir un modèle d'export (« Libeo (par défaut) » ou un modèle personnalisé) et inclure ou non le PDF de chaque document.
Une fois votre configuration faite, cliquez sur le bouton vert « Exporter ». Votre fichier est mis à disposition dans la page « Exports de documents » et vous êtes prévenu par e-mail dès qu'il est disponible.
Vous pouvez également le retrouver en cliquant sur le nom de votre société puis « Export de documents ».
Exporter l'intégralité de mes documents
Si vous souhaitez exporter un fichier.xls avec l'intégralité des documents, quel que soit le type de documents ou en mixant les types de documents :
Cliquez sur le nom de votre société ;
Cliquez sur « Export de documents » ;
Cliquez sur le bouton vert « Exporter mes documents » et entrez dans la page de téléchargement de votre export.
Page de téléchargement
Sur la page de téléchargement, vous avez la possibilité de « Paramétrer votre export (xls) » et donc :
De choisir un modèle d'export : « Libeo (par défaut) » ou un modèle personnalisé créé par votre société ;
De choisir le type de documents à exporter (Factures, Commandes, Avoirs, tous les documents etc...) ;
De choisir une plage de date : la date correspond à la date de facturation, de commande ou d'avoir ;
D'inclure le PDF de chaque document ;
Une fois votre configuration faite, cliquez sur le bouton vert « Exporter ».
Le lien de téléchargement vous sera envoyé par mail et vous pouvez aussi le retrouver en cliquant sur le nom de votre société puis « Export de documents ».
À savoir
Si vous souhaitez télécharger uniquement le PDF d'un document, cliquez sur le document, puis sur l'œil et sur l'icône de téléchargement.
Créer un modèle d'export personnalisé
Un modèle d'export vous permet de choisir les colonnes de votre fichier .xls, leur ordre et leur intitulé. Une fois enregistré, le modèle est disponible pour tous les utilisateurs de votre société, à chaque export.
À savoir
La création, la modification et la suppression d'un modèle sont réservées aux utilisateurs disposant du droit de configurer la comptabilité. Les autres utilisateurs peuvent sélectionner les modèles existants lors de leur export.
Sans modèle, l'export utilise les colonnes par défaut de Libeo.
Pour les exports volumineux, les modèles qui détaillent l'analytique ou les demandes d'approbation ne sont pas proposés, car ils produisent plusieurs lignes par document.
Créer un modèle
Depuis la page de téléchargement de votre export, cliquez sur le champ « Modèle d'export » ;
Sélectionnez « Créer un nouveau modèle d'export » : la fenêtre « Modèles d'export de documents » s'ouvre ;
Renseignez le « Nom du modèle » ;
Choisissez les « Types de documents pré-sélectionnés » ;
Activez si besoin l'option « Inclure les fichiers PDF des documents ».
Choisir les colonnes
Le modèle comporte deux feuilles : Achats et Ventes. Pour chacune d'elles :
Dans « Colonnes disponibles », cochez les colonnes à inclure. Elles sont regroupées par thème : Informations sur la société, Informations du document, Informations sur le fournisseur / client, Comptabilité et analytique, Analytique, Validation, Commentaires, Données de paiements et Flux de travail ;
Utilisez « Rechercher une colonne » pour trouver une colonne, ou « Tout sélectionner » pour ajouter toutes les colonnes d'un thème ;
Dans « Colonnes sélectionnées », faites glisser une colonne pour modifier sa position dans le fichier ;
Renseignez si besoin un « En-tête dans le fichier » pour renommer la colonne (255 caractères maximum). Sans en-tête personnalisé, l'intitulé par défaut est conservé ;
Retirez une colonne en cliquant sur l'icône de suppression située sur sa ligne.
Une feuille sans colonne sélectionnée utilise les colonnes par défaut. Au moins une colonne doit être sélectionnée sur l'une des deux feuilles pour enregistrer le modèle.
Ajouter un détail supplémentaire par document
Par défaut, le fichier contient une ligne par document. Dans « Détail supplémentaire par document », vous pouvez éclater chaque document en plusieurs lignes :
Axes et sections analytiques : une ligne par section analytique du document ;
Demandes d'approbation : une ligne par demande, avec les dates et les commentaires ;
Commentaires internes : une ligne par commentaire, avec la date, le texte et l'auteur.
Ce choix se fait aussi automatiquement : sélectionner une colonne d'un thème marqué « Modifie les lignes » active l'option correspondante.
⚠️ Une seule option de détail est possible pour tout le modèle. Les colonnes analytiques et les colonnes de validation ne peuvent pas être combinées : retirez l'une des deux familles pour pouvoir enregistrer.
Cliquez sur « Enregistrer ». Le message « Les colonnes de l'export ont été enregistrées. » confirme la création de votre modèle.
Utiliser, modifier ou supprimer un modèle
Dans le champ « Modèle d'export », sélectionnez votre modèle : les colonnes et les options de l'export (PDF, analytique, demandes d'approbation) sont alors déterminées par le modèle ;
Pour revenir aux colonnes par défaut, sélectionnez « Libeo (par défaut) » ;
Pour modifier un modèle, cliquez sur l'icône de modification à côté de son nom dans la liste ;
Pour supprimer un modèle, cliquez sur l'icône de suppression à côté de son nom, puis sur « Supprimer ».
⚠️ La suppression d'un modèle s'applique à toute votre société et est irréversible.
Dans la page « Exports de documents », la colonne « Modèle » indique le modèle utilisé pour chaque export.
Vous souhaitez exporter vos écritures vers votre outil comptable ? Voir Exporter ma comptabilité à partir d'un modèle pré-défini et Exporter ma comptabilité à partir d'un modèle personnalisé.