L'onglet « Indésirables » est une fonctionnalité ajoutée à l’onglet « Réception » de Libeo qui regroupe tous les documents qui s’importent via votre adresse email d’import Libeo et qui ne sont pas des documents de facturation (factures, avoirs ou commandes), tous les documents identifiés comme doublons ainsi que les factures électroniques rejetées par la plateforme agréée.
Pourquoi cet onglet « Indésirables » ?
L'objectif de cet onglet est de capturer tous les documents importés par erreur dans Libeo. Cela permet de :
Éviter la perte de temps sur des documents qui ne nécessitent pas votre attention.
Supprimer les éléments qui polluent et empêchent un travail efficace sur Libeo.
Améliorer la performance globale du logiciel.
Type de documents dans les « Indésirables »
Cet onglet regroupe divers types de documents, notamment :
Signatures électroniques
Images publicitaires
Conditions générales de vente
Documents détectés comme doublons
Factures et avoirs électroniques rejetés par la plateforme agréée
Traitement des documents indésirables
L'onglet « Indésirables » est accessible directement depuis l’onglet « Réception » de votre interface Libeo. Il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Indésirables ».
L'onglet affiche le nombre de documents à traiter, par exemple « 3 indésirables » : ce nombre comprend les documents indésirables et les factures électroniques rejetées qui n'ont pas encore été traitées. Il se met à jour à chaque document traité.
Avant de contrôler un document, vous avez la possibilité de le supprimer ou ignorer et contrôler directement depuis l'onglet « Indésirables ». Cette fonctionnalité permet de nettoyer facilement votre espace de travail des documents non pertinents.
Cet onglet est disponible pour tous les utilisateurs de Libeo afin d'améliorer leur expérience et leur efficacité dans la gestion des documents.
Les principaux avantages de cet onglet sont :
Gain de temps : Fini les pertes de temps sur des documents non pertinents.
Efficacité accrue : Vous pouvez supprimer les éléments qui encombrent votre espace de travail.
Amélioration de la performance : En éliminant les documents indésirables, la performance du logiciel est optimisée.
Les factures électroniques rejetées
Une facture électronique peut être rejetée par la plateforme agréée avant d'arriver dans Libeo, par exemple parce qu'une mention obligatoire manque ou que le fichier est illisible. Ces documents ne sont ni à valider, ni à payer, ni comptabilisés, et votre fournisseur a été prévenu du rejet. Ils sont regroupés dans l'onglet « Indésirables », dans la section « Documents électroniques rejetés », affichée au-dessus des documents indésirables lorsqu'au moins un rejet est à traiter.
Pour chaque rejet, le tableau affiche la date de réception (« Reçue le »), l'« Émetteur », le « Type » de document, le « Motif du rejet », le « Montant déclaré » et le « Suivi » :
En attente : aucune facture de remplacement n'a encore été identifiée. Le nombre de jours depuis le rejet est indiqué ;
Remplacement trouvé : une nouvelle facture du même fournisseur, du même montant, est arrivée après le rejet.
Une barre de recherche vous permet de retrouver un rejet dans la liste.
Consulter un rejet
Cliquez sur « Voir le détail » sur la ligne du rejet ;
Le panneau de détail affiche les informations de l'émetteur (raison sociale, SIREN, e-mail), le motif du rejet communiqué par la plateforme, les informations lues dans le fichier (« N° de facture », « Date de facture », « Montant TTC ») et le « Fil d'activité de la facture » ;
Si besoin, cliquez sur « Écrire au fournisseur » pour lui envoyer un e-mail au sujet du rejet, ou sur « Télécharger le fichier reçu » depuis le menu de la ligne.
Les motifs de rejet sont fixés par la plateforme : « Mentions obligatoires manquantes », « Informations incohérentes », « Données de facturation publique invalides », « Pièce jointe invalide », « Fichier illisible », « Fichier trop volumineux » ou « Fichier bloqué par l'antivirus ».
Lier un rejet à sa facture de remplacement
Lorsque votre fournisseur vous renvoie une facture corrigée, vous pouvez la lier au rejet :
Depuis le détail du rejet, cliquez sur « Lier à une facture » ;
La fenêtre « Lier à la facture de remplacement » liste les factures du fournisseur reçues depuis le rejet. La facture la plus proche porte le badge « Correspondance probable ». Vous pouvez aussi utiliser « Chercher une autre facture » ;
Cliquez sur « Comparer » pour afficher côte à côte la facture rejetée et la nouvelle facture (émetteur, montant TTC, date de réception, lignes de facture, numéro de facture) ;
Cliquez sur « Lier » pour confirmer.
Lorsqu'un remplacement est trouvé automatiquement, l'encart « Une nouvelle facture de … est arrivée » s'affiche dans le détail du rejet. Cliquez sur « Comparer et lier » puis sur « Lier les deux factures », ou sur « Ce n'est pas elle » pour écarter la proposition.
Classer un rejet sans suite
Si vous n'attendez pas de nouvelle facture pour ce rejet :
Depuis le détail du rejet, cliquez sur « Classer sans suite » ;
Choisissez le motif : « Envoyée par erreur / ne nous concerne pas », « Déjà reçue par un autre canal », « Réglée autrement » ou « Autre » ;
Ajoutez si besoin un « Commentaire » (obligatoire pour le motif « Autre ») et confirmez.
À savoir
Seuls les membres ayant le droit de contrôler les documents peuvent lier un rejet ou le classer sans suite. Les autres membres peuvent consulter le rejet, écrire au fournisseur et télécharger le fichier reçu.
Une fois lié ou classé sans suite, le rejet est retiré de la liste. Lorsqu'il est lié, la mention « Remplace une facture rejetée le … » est ajoutée à l'historique de la facture de remplacement, qui poursuit son circuit normal sans être modifiée.
Une facture écartée comme remplacement ne vous est plus proposée pour ce rejet.
⚠️ Après avoir lié ou classé un rejet sans suite, le bouton « Annuler » n'est disponible que dans le message de confirmation qui s'affiche juste après l'action.
Pour comprendre la différence entre un rejet par la plateforme et un refus de votre part, consultez Recevoir et traiter mes factures électroniques fournisseurs (achats).