Lista w Livespace umożliwia wyświetlanie dużej ilości danych w wygodny i zorganizowany sposób. W postaci list przeglądane mogą być kontakty, zadania, szanse sprzedaży i przestrzenie. Każda lista posiada ustawienia, dzięki którym mogą być pokazane tylko te dane, które chcesz i potrzebujesz widzieć, co z pewnością przełoży się na efektywność i szybkość Twojej pracy.
W tym artykule opisaliśmy:
Podstawowe czynności wykonywane na listach
Lista czynności, które możesz wykonywać na listach:
sortowanie danych;
filtrowanie danych według wybranych kryteriów;
korzystanie z różnych widoków;
tworzenie widoków własnych;
dokonywanie zmian na wielu obiektach jednocześnie przy użyciu Operacji na liście;
eksportowanie wybranych danych (jeśli masz do tego uprawnienia);
zapisywanie wybranych filtrów list (zapisane filtry nie są widoczne w widoku kolumnowym).
Sortowanie i filtrowanie informacji na listach
Obiekty na listach Livespace mogą być sortowane lub filtrowane. Różnica między tymi dwiema funkcjonalnościami polega na tym, że sortowanie ustawia wszystkie widoczne elementy na liście (np. kontakty) zgodnie z określoną hierarchią w zależności od wybranej opcji sortowania (możesz na przykład sortować obiekty alfabetycznie). Z kolei filtrowanie ukrywa elementy listy, które nie spełniają wybranych kryteriów (możesz na przykład wyświetlać tylko elementy zaczynające się na literę „A”).
Sortowanie obiektów
Informacje na listach możesz sortować na przykład według nazwy, daty utworzenia lub daty ostatniej aktywności. Opcje sortowania są różne dla różnych list – dla zadań masz opcję sortowania według terminu zakończenia, która jest niepotrzebna (a zatem również niedostępna) na liście kontaktów. Możesz również sortować listy malejąco i rosnąco.
Aby posortować listę zadań (przykładowo):
Przejdź do zakładki Zadania.
2. Rozwiń menu sortowania na pasku (nagłówku) listy.
3. Wybierz jedną z opcji, np. sortowanie wg terminu rozpoczęcia.
4. Możesz również sortować listę malejąco lub rosnąco. Aby to zrobić, otwórz ponownie menu sortowania.
5. Naciśnij ponownie dokładnie tę samą opcję, aby odwrócić sortowanie (w tym przypadku z rosnącego na malejące).
6. Lista zostanie uporządkowana według nowego porządku.
Filtrowanie informacji na listach
W Livespace możesz filtrować informacje według określonych kryteriów, co oznacza, że zobaczysz tylko te dane, które chcesz i musisz zobaczyć, a wszystkie pozostałe informacje, które nie spełniają kryteriów filtrowania, zostaną ukryte.
Aby skorzystać z filtrowania, wybierz przycisk Filtruj:
Możesz korzystać z kilku filtrów jednocześnie.
Pamiętaj, aby wszystkie wybrane filtry zatwierdzić przyciskiem Filtruj po prawej stronie listy.
Filtry możesz usunąć przyciskiem Wyczyść.
W sekcji po lewej stronie znajdują się domyślne filtry systemowe, dzięki którym możesz za pomocą jednego kliknięcia wyświetlić preferowane obiekty, np. należące do wybranej grupy lub segmentu.
Dodatkowe informacje: jeśli interesują Cię cross filtry, przeczytaj artykuł dostępny tutaj.
Widoki na listach
Możesz dostosować widok dowolnej listy, dzięki czemu dane będą prezentowane na różne sposoby. Zmiana widoku zmienia również ilość i rodzaj wyświetlanych informacji. Chociaż typy widoków są takie same niezależnie od tego, czy mowa o liście zadań, osób czy przestrzeni, nie każda lista ma wszystkie dostępne widoki Livespace – na przykład lista szans sprzedaży ma sześć widoków do wyboru, podczas gdy lista zadań zapewnia tylko dwa.
Livespace udostępnia następujące widoki:
Widok prosty - pokazuje podstawowe informacje, takie jak dane kontaktowe czy wartość szansy sprzedaży.
Widok rozszerzony - uzupełnia informacje o przypisanego opiekuna, datę ostatniej aktywności, liczbę notatek i zadań (w przypadku osób) czy aktualny etap (w przypadku szans sprzedaży).
Widok kolumnowy - wyświetla informacje w formie arkusza kalkulacyjnego i umożliwia ich szybkie sortowanie za pomocą aktywnych nagłówków.
Kafelki - pokazują informacje jako kafelki tworzące szachownicę. W tym widoku po prawej stronie znajduje się szybkie filtrowanie alfabetyczne, przydatne w przypadku kontaktów (jak w książce telefonicznej).
Widok firmowy - dostępny na liście szans sprzedaży. Pokazuje firmy, do których masz przypisane szanse sprzedaży. Tak jak w widoku kafelków, pozwala na filtrowanie po nazwie szansy sprzedaży.
Tablica Kanban - widok dostępny na liście szans sprzedaży. Więcej na temat Kanban przeczytasz tutaj.
Ważna informacja: możesz wybrać ile obiektów chcesz widzieć w danym widoku na liście. Domyślnie widzisz ich 20.
Tworzenie widoku własnego
Livespace umożliwia Ci wyświetlenie tylko najważniejszych danych dzięki opcji tworzenia własnych widoków na listach. Ta funkcja pozwoli Ci zobaczyć tylko te informacje, których najbardziej potrzebujesz. Aby utworzyć widok własny:
1. Rozwiń listę widoku i wybierz przycisk Stwórz własny.
2. W otwartym oknie Ustawienia widoków wpisz nazwę dla widoku oraz zdecyduj, czy widok ma być dostępny tylko dla Ciebie, czy dla wszystkich użytkowników (opcja Publiczny).
Następnie przeciągnij wybrane elementy do sekcji pod nazwą lub kliknij prawy dolny róg pola, aby dodać je do widoku.
3. Kliknij Zapisz, aby dodać swój widok.
4. Dodany przez Ciebie widok znajdziesz na liście z widokami domyślnymi.
5. Wybierz Zarządzaj widokami, aby dodać kolejne widoki lub edytować, kopiować, bądź usunąć już istniejące.
Operacje na liście
Livespace oferuje możliwość przeprowadzania masowych zmian w wielu elementach listy za pomocą opcji Operacje na liście. Każda lista, niezależnie od tego, czy jest to lista zadań, kontaktów, szans sprzedaży czy przestrzeni, obsługuje opcję Operacje na liście, jednak typy operacji, które możesz wykonać, są różne dla każdej z nich.
Typy dostępnych operacji na listach
Kontakty
Zaznacz wszystko – zaznacza lub odznacza wszystkie kontakty na liście.
Usuń – przenosi wszystkie zaznaczone kontakty na listę Usunięte.
Przywróć usunięte elementy – cofa proces usuwania kontaktów.
Dodaj do grupy – dodaje wiele kontaktów do określonej grupy.
Usuń z grupy - usuwa kontakty z określonej grupy.
Dodaj tagi – umożliwia tagowanie oznaczonych kontaktów.
Usuń tagi - usuwa tagi z kontaktów.
Dodaj tagi do szans sprzedaży - umożliwia tagowanie szans sprzedaży przypisanych do zaznaczonych kontaktów.
Usuń tagi z szans sprzedaży - usuwa tagi z tych szans sprzedaży.
Dodaj tagi do firm/osób - taguje firmy lub osoby przypisane do danych kontaktów (na liście firm można tagować osoby, na liście osób firmy).
Usuń tagi z firm/osób - usuwa tagi z powiązanych kontaktów.
Połącz – łączy wybrane kontakty (najczęściej są to duplikaty) w jeden kontakt.
Zaproś użytkowników - pozwala na dodanie opiekuna lub uczestnika kontaktu.
Zmień użytkownika – umożliwia masową zmianę użytkownika, który jest opiekunem lub uczestnikiem wybranych kontaktów.
Usuń użytkowników - usuwa opiekuna lub uczestnika z wybranych kontaktów.
Utwórz szansę sprzedaży – tworzy szanse sprzedaży powiązane z wybranymi kontaktami.
Dodaj zadanie – dodaj zadanie, aby pamiętać o zadzwonieniu/wysłaniu e-maila lub spotkaniu się z klientem.
Dodaj tagi do powiązań – przypisuje tagi do określonych powiązań.
Usuń tagi z powiązań - usuwa tagi z określonych powiązań.
Dodaj powiązania - dodaje powiązania do wybranych kontaktów (w zależności od utworzonych opcji powiązań).
Zmień widoczność - zmienia widoczność obiektu (jeśli opcja jest włączona).
Edytuj dodatkowe pole – umożliwia edycję dodatkowych pól w wielu kontaktach jednocześnie.
Wyślij kampanię e-mail - pozwala na masową wysyłkę wiadomości w ramach kampanii e-mail.
Zadania
Zaznacz wszystko – zaznacza lub odznacza wszystkie zadania na liście.
Oznacz jako wykonane – pozwala na masowe zaznaczenie zadań, które zostały ukończone.
Oznacz jako niewykonane – przydatne, gdy chcesz oznaczyć wiele niewykonanych zadań.
Zaproś użytkowników - pozwala na dodanie do zadania odpowiedzialnego, autora lub uczestnika.
Zmień użytkownika – zmień osobę odpowiedzialną za zadanie.
Usuń użytkownika - pozwala na usunięcie odpowiedzialnego, autora lub uczestnika.
Usuń – trwale usuwa wybrane zadanie.
Szanse sprzedaży
Zaznacz wszystko – zaznacza lub odznacza wszystkie szanse sprzedaży na liście.
Usuń – przenieś zaznaczone szanse na listę Usunięte.
Przywróć usunięte – przywraca szanse przeniesione na listę Usunięte.
Dodaj tagi – umożliwia jednoczesne tagowanie wielu szans.
Usuń tagi - usuwa tagi z zaznaczonych szans.
Dodaj do grupy – dodaje wiele szans sprzedaży do określonej grupy.
Usuń z grupy - usuwa szanse sprzedaży z określonej grupy.
Dodaj tagi do firm – umożliwia tagowanie firm, które są wymienione w wybranych szansach sprzedaży z poziomu listy szans sprzedaży.
Usuń tagi z firm - usuwa tagi z firm przypisanych do szans sprzedaży.
Dodaj tagi do osób - dodaje tagi do osób przypisanych do wybranych szans sprzedaży.
Usuń tagi z osób - usuwa tagi z osób przypisanych do wybranych sznas sprzedaży.
Zmień status – masowo zmienia status szansy sprzedązy (na przykład Otwarta na Wygrana).
Zaproś użytkowników - pozwala na dodanie opiekuna lub uczestnika szansy sprzedaży.
Zmień użytkownika – umożliwia masową zmianę użytkownika, który jest opiekunem lub uczestnikiem wybranych szans.
Usuń użytkowników - usuwa opiekuna lub uczestnika.
Dodaj zadanie - dodaj zadanie, aby pamiętać o zadzwonieniu/wysłaniu e-maila lub spotkaniu się z klientem związanym z tą szansą sprzedaży.
Dodaj zadania z szablonu – dodaj zadania z szablonu (dostepne od pakietu Automation).
Dodaj tagi do powiązań – przypisuje tagi do określonych powiązań.
Usuń tagi z powiązań - usuwa tagi z powiązanych obiektów.
Zmień widoczność - zmienia widoczność obiektu (jeśli opcja jest włączona i dostępna w Twoim pakiecie).
Edytuj dodatkowe pole – umożliwia edycję dodatkowych pól w wielu szansach sprzedaży jednocześnie.
Finanse
Zaznacz wszystko – zaznacza lub odznacza wszystkie szanse na liście.
Usuń – trwale usuwa wybrane szanse sprzedaży.
Oznacz jako zrealizowane - zmienia wartość prognozowaną na zrealizowaną (jeśli masz zaznaczoną opcję rozróżniania wartości prognozowanej i zrealizowanej).
Przestrzenie
Zaznacz wszystko – zaznacza lub odznacza wszystkie przestrzenie na liście.
Usuń – umożliwia usunięcie wybranych przestrzeni.
Przywróć usunięte – przenosi usunięte przestrzenie z listy Usunięte na główną listę przestrzeni.
Dodaj tagi – umożliwia jednoczesne tagowanie wielu przestrzeni.
Usuń tagi - masowo usuwa tagi z przestrzeni.
Zaproś użytkowników – umożliwia przyznanie dostępu do wielu przestrzeni wybranym pracownikom firmy.
Zmień użytkownika - zmienia uczestnika wybranych przestrzeni.
Usuń użytkowników - usuwa uczestników przestrzeni.
Dodaj tagi do powiązań – przypisuje tagi do określonych powiązań z wybranymi przestrzeniami.
Usuń tagi z powiązań - usuwa tagi z powiązań.
Dodaj powiązania - dodaje powiązania do zaznaczonych przestrzeni.
Dodaj zadanie - dodaje zadania do wybranych przestrzeni.
Edytuj dodatkowe pole – umożliwia jednoczesną edycję dodatkowych pól w wielu przestrzeniach.
Ważna informacja: w operacjach na liście możesz zaznaczyć wszystkie wybrane obiekty lub tylko te aktualnie widoczne na liście.
Nie widzisz niektórych operacji dotyczących powiązań lub dodatkowych pól? Może to oznaczać, że powiązania nie zostały skonfigurowane lub pola dodatkowe nie zostały dodane.
Wykonywanie operacji na liście
Jeśli musisz wprowadzić duże zmiany w wielu elementach, na przykład na liście osób w zakładce Kontakty:
Przejdź do listy.
Zaznacz opcję Operacje na liście. Jeśli chcesz zaznaczyć wszystkie elementy, kliknij pole wyboru obok opcji Wybierz.
3. Jeśli chcesz wybrać konkretne elementy, zaznacz pola wyboru obok wybranych kontaktów.
4. Wybierz operację, którą chcesz wykonać, na przykład Usuń.
5. Livespace poprosi Cię o potwierdzenie operacji.
6. Otrzymasz potwierdzenie wprowadzonych zmian.
Zapisywanie i usuwanie filtrów
Załóżmy, że interesują Cię tylko otwarte szanse sprzedaży, o wartości do 25 000 zł, które są na etapie kompletowania danych. Aby za każdym razem nie filtrować tych samych wyników, możesz skorzystać za zapisania filtrów.
Jeśli chcesz zapisać zestaw filtrów, aby móc go używać w przyszłości, wybierz opcję Zapisz filtry.
2. Nadaj zapisanym filtrom nazwę i zaznacz czy zapisany filtr ma być publiczny (dostępny dla wszystkich użytkowników) czy też nie.
3. Kliknij przycisk Zapisz.
Zapisane filtry znajdziesz w sekcji po lewej stronie oraz na liście filtrów.
Jeśli chcesz usunąć zapisane filtry, kliknij ikonę ołówka w sekcji po lewej stronie, a następnie ikonę z krzyżykiem.
Zapisany filtr zostanie usunięty.