Durante a emissão de NF-e ou NFC-e, pode ocorrer uma quebra na sequência numérica dos documentos. Quando isso acontece, os números não utilizados precisam ser comunicados formalmente à SEFAZ por meio da inutilização de numeração, informando que aqueles números não serão mais usados.

Imagine que você emitiu a NF-e nº 100, por algum motivo técnico não emitiu as de nº 101 a 109 e, em seguida, emitiu a NF-e nº 110. Existe uma lacuna de numeração (101 a 109) que não foi utilizada. Para regularizar essa quebra de sequência perante a SEFAZ, é necessário solicitar a inutilização da numeração.

É possível informar uma faixa de numeração (número inicial e número final) em um único pedido. O limite máximo é de 10.000 números. Se a faixa ultrapassar esse valor, a SEFAZ retorna a rejeição "201 - Número máximo de numeração a inutilizar ultrapassado". Confira o intervalo antes de transmitir.

A inutilização deve ser feita até o 10º dia do mês seguinte ao mês em que ocorreu a quebra de sequência. Exemplo: a quebra ocorreu em janeiro — o prazo para comunicar à SEFAZ é até 10 de fevereiro.

A inutilização só é permitida se a numeração informada nunca foi utilizada em nenhuma NF-e ou NFC-e, seja ela autorizada ou cancelada. Qualquer número da faixa que já tenha sido usado não pode ser incluído no pedido.

Acesse Fiscal > Inutilização de NF-es e NFC-es e clique em Cadastrar para criar uma nova inutilização.

Na tela de cadastro, preencha os campos:

Série da nota — informe a série à qual pertence a faixa de numeração.

Número inicial e Número final — informe o intervalo a ser inutilizado. Se for inutilizar apenas um número, repita o mesmo valor nos dois campos.

Modelo da nota — selecione NF-e ou NFC-e.

Justificativa — descreva o motivo da inutilização de forma clara (exemplo: "quebra de sequência por falha técnica na emissão").

Após preencher todos os campos, clique em Salvar. O sistema exibirá a mensagem "Inutilização criada com sucesso. Aguardando transmissão."

Volte para a tela principal de Inutilização de NF-es e NFC-es, localize o registro recém-cadastrado e clique em Transmitir. O sistema atualizará o status conforme o retorno da SEFAZ.

Depois de transmitida, a inutilização pode apresentar os seguintes status:

Faixa inutilizada — a inutilização foi homologada com sucesso pela SEFAZ.

Transmissão rejeitada — houve inconsistência nas informações enviadas. Passe o mouse sobre o status para ver o motivo da rejeição, corrija os dados e tente novamente.

Após a homologação, é possível confirmar a inutilização no portal da NF-e da Receita Federal.

Além das inutilizações cadastradas manualmente, o Mainô identifica automaticamente faixas de numeração não utilizadas. Essas faixas aparecem na listagem Intervalo de inutilizações possíveis. Basta verificar a faixa sugerida e clicar em Transmitir para que o sistema envie a inutilização à SEFAZ sem necessidade de cadastro manual.