O que você vai aprender neste artigo:
O que é a régua de cobrança e para que ela serve.
Como acessar e ativar a régua de cobrança no sistema.
Como configurar as formas de pagamento.
Como criar e ativar parametrizações de envio.
Como personalizar o e-mail de cobrança e consultar os envios realizados.
A régua de cobrança é uma funcionalidade que automatiza o envio de e-mails de cobrança para os seus clientes, eliminando a necessidade de cobranças manuais. Ela é especialmente útil para empresas com uma grande carteira de clientes, pois garante que cada cobrança seja enviada no momento certo, sem esforço adicional da equipe. Com ela, você define as regras uma vez e o sistema cuida do envio automaticamente, todos os dias pela manhã. Isso traz mais eficiência ao financeiro e reduz o risco de inadimplência por falta de comunicação.
1. O que é a régua de cobrança e para que ela serve
A régua de cobrança é uma ferramenta do módulo financeiro que permite programar o envio automático de e-mails de aviso para clientes com cobranças próximas do vencimento ou em atraso. Você define quantos dias antes ou depois do vencimento o sistema deve agir, e ele executa tudo sozinho. Isso evita esquecimentos e padroniza a comunicação com os seus clientes.
2. Como acessar e ativar a régua de cobrança no sistema
Para começar a usar a régua de cobrança, é necessário acessá-la pelas configurações do sistema. Caso ela não esteja disponível no seu plano atual, entre em contato com o seu gerente de contas para verificar a possibilidade de ativação.
Acesse o menu Usuário > Cadastros.
Clique na aba Financeiro.
Selecione a opção Régua de cobrança.
3. Como configurar as formas de pagamento
Antes de criar as parametrizações de envio, é necessário indicar para quais formas de pagamento a régua de cobrança será ativada. Somente as cobranças vinculadas às formas de pagamento selecionadas receberão os e-mails automáticos.
Na tela da régua de cobrança, clique no botão Configurações.
Selecione as formas de pagamento desejadas.
Clique em Salvar.
4. Como criar e ativar parametrizações de envio
As parametrizações definem quando o sistema deve enviar cada e-mail de cobrança: quantos dias antes do vencimento, no dia do vencimento ou quantos dias após. Você pode criar múltiplas parametrizações para cobrir diferentes momentos da cobrança, e cada uma pode ser ativada ou desativada de forma independente.
Na tela da régua de cobrança, crie uma nova parametrização definindo a quantidade de dias e a condição de envio (antes, no dia ou após o vencimento).
Salve a parametrização.
Clique em Ativo para ativar o envio automático para aquela regra.
Por exemplo, com a configuração abaixo, o sistema enviará a notificação ao seu cliente 1 dia antes do vencimento.
Importante: os e-mails da régua de cobrança são enviados automaticamente pelo sistema todos os dias na parte da manhã. Ao ativar uma nova parametrização, ela só passará a valer a partir do próximo dia, de acordo com a configuração definida.
5. Como personalizar o e-mail de cobrança e consultar os envios realizados
Você pode editar o conteúdo dos e-mails enviados pela régua de cobrança, incluindo variáveis que o sistema preenche automaticamente com as informações de cada cliente ou cobrança. Isso permite criar uma comunicação mais personalizada e profissional. Além disso, é possível consultar o histórico de todos os e-mails já enviados pelo sistema.
Personalizando o e-mail:
Acesse a tela da régua de cobrança.
Clique na opção de edição do modelo de e-mail.
Insira o texto desejado e adicione as variáveis disponíveis no sistema (ex.: nome do cliente, valor da cobrança, CNPJ da empresa, data de vencimento).
Salve as alterações.
Nesse exemplo, adicionamos o CNPJ da empresa ao e-mail:
Consultando os e-mails enviados:
Na tela da régua de cobrança, clique em Notificações enviadas.
Visualize o histórico completo de e-mails disparados automaticamente pelo sistema.
🎥 VÍDEO: Régua de cobrança
Você também pode conferir esse passo a passo em vídeo.
Esperamos que este artigo tenha lhe ajudado. Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.