Faça o Documento Contratual com seus prestadores de serviços dentro do Mais Controle também! E o melhor: é rápido, automático e você ainda pode contar com modelos de cláusulas prontos para você usar.
1 - Criando um novo documento de Contrato
➡️ Passo a passo:
Obras → Medição de Contratos → Escolha o Contrato → aba Documento Contratual → +Novo Documento
Preenchendo os campos:
A - Título
Para facilitar, o título é gerado automaticamente pra você, com base nos dados da sua Medição (tipo de Serviço e Fornecedor). Mas, se preferir, edite e coloque seu próprio título.
B - Partes
São as Pessoas Físicas ou Jurídicas envolvidas no documento do Contrato.
📖 Dica!
Para mudar o status do seu Contrato de Rascunho para qualquer outro, é obrigatório você adicionar pelo menos uma parte.
Note que sua empresa pode ou não ser uma das partes do documento. Escolha qual é seu caso e clique para expandir e entender:
B.1 - Quando sua empresa é uma das partes:
B.1 - Quando sua empresa é uma das partes:
➡️ Passo a passo:
1º) Clique em Adicionar parte
2º) Selecione Sim na pergunta: A parte é sua empresa?
3º) Os dados da sua empresa vão aparecer. Confira se os dados estão certos ou errados:
A - Os dados estão errados!
a.1) Clique em Editar cadastro.
a.2) A tela de Ajustes do Mais Controle vai ser aberta em uma nova aba. Corrija as informações da sua empresa que estão no sistema.
a.3) Salve as informações.
a.4) Volte à aba do Contrato e clique em Recarregar dados.
B - Os dados estão corretos! Muito bom! Então siga pro próximo passo!
4º) Selecione qual o papel da sua empresa no documento do Contrato: Contratante; Contratada; Distratante; Distratada; Locatário; Locador; Outorgante; Outorgado; Parte; Parte Vendedora ou Parte Compradora.
5º) Se essa parte (no caso, a sua empresa) for assinante do documento, clique no botão para acionar (ele vai ficar verde).
6º) Por fim, clique em Confirmar Parte.
B.2 - Quando sua empresa não é uma das partes:
B.2 - Quando sua empresa não é uma das partes:
➡️ Passo a passo:
1º) Clique em Adicionar parte.
2º) Selecione Não na pergunta: A parte é sua empresa?
3º) Digite e busque quem é a parte no campo Confirmar Parte.
Observe que vão aparecer algumas opções pra você: são os fornecedores; profissionais e clientes cadastrados no catálogo no seu Mais Controle.
Se a parte não estiver cadastrada no seu sistema, clique em +Novo Cadastro e faça o cadastro rápido dela. Ao salvar, este novo cadastro ficará salvo no catálogo do seu sistema, ok?
4º) Selecione qual o papel da sua empresa no documento do Contrato: Contratante; Contratada; Distratante; Distratada; Locatário; Locador; Outorgante; Outorgado; Parte; Parte Vendedora e Parte Compradora.
5º) Se essa parte for assinante do documento, clique no botão para acionar (ele vai ficar verde).
6º) Por fim, clique em Confirmar Parte.
C - Testemunhas
São as Pessoas Físicas que são testemunhas do documento. Preencha, obrigatoriamente, o nome e o CPF da testemunha; o e-mail não é obrigatório.
➡️ Passo a passo:
1º) Clique em Adicionar testemunha.
2º) Digite e busque quem é a testemunha no campo Confirmar Testemunha.
Observe que vão aparecer algumas opções pra você: são os fornecedores; profissionais e clientes cadastrados no catálogo no seu Mais Controle.
Se a Testemunha não estiver cadastrada no seu sistema, clique em +Novo Cadastro e faça o cadastro rápido dela.
3º) Por fim, clique em Confirmar Testemunha.
D - Cláusulas
Aqui, adicione as cláusulas que melhor atendem à sua realidade. Conte ainda com os nossos modelos prontos de cláusulas.
📖 Dica!
Copie e cole, por exemplo, as cláusulas de algum Contrato que você já tenha ou então aquelas indicadas pelo seu próprio departamento jurídico.
Depois ainda pode salvar este modelo para você usar futuramente! Basta clicar no botão Salvar como modelo.
Confira o passo a passo de como usar os modelos do sistema:
➡️ Passo a passo:
1º) Clique no botão Modelos de cláusulas.
2º) Escolha um dos modelos disponíveis.
3º) Clique em Usar Modelo.
4º) Na caixinha que vai abrir, clique em Sim para confirmar!
5º) Depois, basta retornar às cláusulas do Contrato.
Note que: se você escolheu algum modelo pré-pronto do sistema, vai precisar preencher as partes do modelo que vêm em branco.
2 - Entendendo o cabeçalho do seu documento
2.1 - Informações principais
No cabeçalho do seu documento, você confere, logo de cara, o nome dele, número, a Obra a que se refere, assim como o fornecedor.
2.2 - Status do seu Contrato
No campo Status, você confere como está seu Contrato: Rascunho; Aguardando Assinatura; ou Assinado.
📖 Dica!
Como falamos acima, para mudar o status do seu Contrato de Rascunho para qualquer outro status, é obrigatório que você:
- tenha adicionado pelo menos uma parte; e
- preencha as cláusulas.
2.3 - Botão de informações
Este botão, com o símbolo de uma letra i, traz: o nome de quem criou o documento; quem alterou e quando foi alterado o status dele; e também quem atualizou por último o documento, assim como a data e horário dessa atualização.
2.4 - Duplicar e remover documento
Essas duas opções, de duplicar e remover o documento, são encontradas nos três pontinhos, que ficam ao lado do botão de informações.
3 - Gerando o documento
Quando seu documento estiver pronto, é hora de gerar o PDF dele. Entenda como fazer isso no sistema:
➡️ Passo a passo:
1º) Clique no botão Gerar Contrato.
2º) Escolha, no campo Exibir itens do Contrato, o que do Orçamento você quer mostrar no seu Contrato. Exemplo: etapas; subetapas e itens.
3º) Agora, marque o que deseja exibir: quantidade; custo unitário; custo total.
4º) Clique em Gerar PDF do Contrato.
4 - Personalize quem pode acessar e editar o documento
Através do Perfil de Acesso do Mais Controle, é possível configurar quais usuários poderão acessar e editar os Contratos. Para configurar o Perfil de Acesso, o usuário-chave da empresa precisa fazer o passo a passo a seguir.
➡️ Passo a passo:
1º) Acesse Configurações -> Perfis de Acesso -> selecione à esquerda o perfil de acesso da pessoa que vai acessar e editar o Contrato.
2º) Localize a seção Medição de Contratos → Documento Contratual
3º) Selecionar (check azul) ou desmarcar as colunas: Visualizar; Inserir e Alterar ou Remover.
4º) Voltar lá no topo da página e clicar em Salvar.
5º) Então, tanto o usuário-chave quanto você precisam sair do sistema e entrar novamente para que as alterações sejam feitas.
5 - Em breve
- Vínculo de um representante legal Pessoa Física com a Pessoa Jurídica no Contrato, para ser parte assinante.
- Listagem de sócios da empresa como testemunhas do Contrato.