📖 Guia com o passo a passo pro seu Cliente:
https://gamma.app/docs/Guia-do-Portal-do-Cliente-rhomnkxfy58q1wj?mode=doc
Índice:
O que é o Portal do Cliente
O Portal do Cliente elimina 80% do trabalho com prestação de contas nas suas Obras por Administração e oferece a transparência que seus clientes desejam.
É um módulo adicional do Mais Controle, portanto, contratado à parte. Clique aqui para contratar.
Saiba Mais!!!
👷🏽♂️👷🏻♀️ O que você cadastra no sistema é refletido no Portal do Cliente! Ou seja, você não vai ter trabalho a mais!
Na verdade, você vai ter menos trabalho, porque não precisa mais ficar compartilhando, manualmente, as informações da Obra com seu cliente!
Vai estar tudo lá no Portal do Cliente:
✅ Pagamentos;
✅ Anexos dos pagamentos;
✅ Diário de Obra (com fotos; ocorrências, detalhes da mão de Obra e anexos);
✅ Cronograma (com prazos e evolução da Obra)
E você controla e decide quais informações quer que o cliente veja.
👩🦰🧔🏽♂️ Além de visualizar tudo isso, o seu cliente:
✅ Marca as contas dele como Pagas - e isso já é registrado automaticamente no seu Mais Controle, com as informações do usuário responsável pelo pagamento (nome, data e hora). Saiba mais clicando aqui.
✅ Anexa o comprovante de pagamento - e esse anexo também já aparece automaticamente no seu Mais Controle, com nome de quem anexou, além de data e hora. Saiba mais clicando aqui.
✅É notificado por WhatsApp e por e-mail no dia do vencimento da cobrança ou se estiver em atraso.
Criando e configurando o Portal
Agora que você já entendeu o que é o Portal do Cliente, entenda como configurá-lo. O primeiro passo é criar um Portal para a Obra do seu Cliente.
⚠️ Atenção!
Você cria um único portal por Obra, ok?
Para criar um novo Portal para a Obra do seu Cliente, siga o passo a passo:
➡️Passo a passo:
Portal do Cliente ➡️+ Novo Portal do Cliente ➡️selecione a Obra ➡️ Criar Portal do Cliente
A próxima etapa é configurar o Portal. Para isso, ative ou desative os botões a seguir:
Portal Ativo: deixe este botão ligado (cor verde) se já quiser ativar este novo Portal.
Exibição de Pagamentos: esta opção reflete o campo Quem paga lá dos seus Lançamentos do Mais Controle. Ou seja, deixe ligada (cor verde) a mesma opção que você escolheu lá no campo Quem paga quando lançou este pagamento da Obra no seu sistema. Entenda:
Campo Quem paga (nos Lançamentos) | Exibição de pagamentos |
| 
|
Se nos Lançamentos da Obra deste cliente você marcou como “Quem paga: cliente”,… | … deixe o botão “Cliente” ativado aqui também. |
Diários de Obra: escolha, aqui, se você quer mostrar, no Portal do Cliente, os Diários de Obras que estão: em rascunho, em análise, aprovado ou recusado. Basta deixar ligado os botões correspondentes.
📖 Dicas!
Por padrão, o sistema vem configurado para mostrar Diários de Obras aprovados.
Se não quiser que o Cliente veja o Diário de Obra, deixe todos os botões desligados.
As ocorrências que você deixa como "ocultas" no seu Diário de Obras no Mais Controle também serão ocultadas aqui no Portal.
Pronto! Agora que seu Portal já está configurado e ativo, é importante você controlar quais usuários da sua empresa vão poder: visualizar, inserir/alterar ou remover algo do Portal do Cliente. Para isso, basta que o usuário-chave faça a seguinte configuração:
➡️Passo a passo:
1) Configurações -> Perfis de Acesso -> selecionar à esquerda o perfil de acesso do usuário.
2) Agora, ir na seção de Portal do Cliente; e selecionar as colunas Visualizar; Inserir/Alterar e Remover (de acordo com as permissões que deseja dar pra tal usuário).
Adicionando seu Cliente ao Portal
Depois que o Portal já está criado e ativo, chegou a hora de adicionar o seu Cliente para que possa acessá-lo.
📖 Dica!
- Você pode adicionar quantos usuários quiser em cada portal!
- Os usuários do Portal são independentes dos usuários do Mais Controle! Adicionar usuários no Portal não significa que você estará gastando sua cota de usuários do Mais Controle.
Para isso, siga o passo a passo:
➡️Passo a passo:
+ Adicionar usuário ➡️ busque seu Cliente no sistema ou preencha os dados de quem você vai cadastrar ➡️ clique em Salvar usuário
⚠️ Atenção!
1) O Cliente cadastrado vai receber um e-mail com um link dando acesso pra ele à Obra no Portal do Cliente.
📖 Dicas!
- Você consegue ver se seu Cliente ainda não aceitou o convite do Portal. É só observar a coluna Status, que vai estar escrito: Convite Enviado. Quando ele aceita, o status muda para Ativo.
- E se você quiser enviar o convite novamente, pode clicar em Enviar Convite ou então passar este link pro seu Cliente: https://cliente.maiscontroleerp.com.br/login
2) Compartilhe também com seu Cliente o passo a passo de como usar o Portal. É só mandar o link do Guia do Portal do Cliente pra ele: https://gamma.app/docs/Guia-do-Portal-do-Cliente-rhomnkxfy58q1wj?mode=doc
3) Você pode vincular a mesma pessoa a mais de um Portal do Cliente. Só lembrando que, depois que essa pessoa acessa um Portal do Cliente pela primeira vez, ela vai usar a mesma senha para acessar os outros Portais.
Configurando as permissões
Assim que você cadastra um usuário para aquele portal, ele vem pré-configurado com a permissão de acesso total:
Para editar, siga o passo a passo:
➡️ Passo a passo:
1) Acesse Portal do Cliente ➡️ clique na Obra
2) Na linha do usuário, clique nos 3 pontinhos ➡️permissões do usuário
3) Na janela que abrir, escolha aquilo que quer que o usuário veja: Financeiro, Diário de Obra e Cronograma.
4) Depois, escolha se o usuário vai ter permissão para marcar uma cobrança como paga.
5) Então, clique em Salvar Permissões do usuário.
❗Lembre: botão ligado (cor verde) significa que tal permissão está ativa!
Confira o exemplo de um usuário que pode ver o Financeiro e Diário de Obra, tem permissão de Marcar como pago, mas não pode ver Cronograma:
Configurando as notificações
O Portal do Cliente já vem pré-configurado pro usuário receber as notificações por e-mail e WhatsApp (confira, logo a seguir, exemplo das mensagens):
Outra opção que já vem pré-configurada é o envio de notificações de cobrança pra esse usuário. Ele vai receber notificação de cobrança:
- 1 dia antes do vencimento;
- no dia do vencimento;
- após o vencimento.
Confira, logo depois dos exemplos das mensagens, como personalizar os dias de envio das notificações.
Exemplo de mensagem de WhatsApp que seu Cliente vai receber:
Exemplo da mensagem de e-mail que seu Cliente vai receber:
Como alterar tanto a forma de notificação quanto a periodicidade:
➡️ Passo a passo:
1 - Acesse Portal do Cliente ➡️ clique na Obra
2 - Na linha do usuário, clique nos 3 pontinhos ➡️Configurar notificações
3 - Na janela que abrir, escolha se quer deixar o usuário receber notificações: por e-mail e por WhatsApp.
4 - Depois, escolha Quando essas notificações vão ser enviadas. Note: se escolher Antes do vencimento, deverá escolher também quantos dias antes do vencimento o Cliente deve ser notificado.
5 - Se quiser excluir alguma notificação, clique na lixeira.
6 - E, por fim, clique em Salvar notificações.
❗Lembre: botão ligado (cor verde) significa que tal permissão está ativa!
Visualizando todos os seus Portais
Quando acessar o botão Portão do Cliente no menu lateral esquerdo do sistema, você vê todos os seus portais criados.
Para melhor experiência, use o campo de busca ou então o filtro para buscar pelo status do Portal ou pelo status da Obra.
O Portal como o seu Cliente vê
Veja o Portal do Cliente da mesma forma que o seu Cliente vê!
❗Importante!
Apesar de ter a visão do Cliente, nesta parte você não mexe em nada, ok? Aqui, somente o seu Cliente vai poder, por exemplo, marcar as contas dele como pagas e inserir anexos comprovando o pagamento dele.
⚠️ Atenção!
Pode ser que os dados que você acabou de cadastrar no sistema não sejam refletidos imediatamente no Painel do Portal do Cliente.
Isso acontece porque o Painel do Portal do Cliente recebe uma carga de dados a cada hora. Então, é só aguardar a próxima carga para os dados serem refletidos normalmente no Painel do Portal!
Exemplo do painel zerado:
❗Importante!
Todos os outros dados do sistema são refletidos instantaneamente no Portal.
Apenas o Painel é que tem essa programação de carga de hora em hora, ok?
Para ter a visão do seu Cliente, siga o passo a passo:
➡️ Passo a passo:
Portal do Cliente ➡️ clique na Obra ➡️Ver como cliente
Como o Portal é refletido no sistema
1 - Os pagamentos que seu Cliente marcar como pagos
Como falamos algumas vezes neste artigo, seu Cliente vai poder sinalizar lá no Portal que ele pagou tal boleto.
E como você vai saber, no seu Mais Controle, que aquele Pagamento foi marcado como pago pelo Cliente, e não por alguém da sua construtora? É simples! O Pagamento vai ganhar uma etiqueta assim: por Cliente - Nome do seu Cliente. Confira o exemplo na imagem abaixo.
📖 Dicas!
- Se precisar estornar o pagamento que seu Cliente fez, é só ir na linha do Pagamento no Mais Controle, clicar nos 3 pontinhos e em Estornar, da mesma forma que você já estorna qualquer pagamento no sistema.
- Além disso, lembre que você pode sempre contar com a funcionalidade Histórico de Alterações para saber quais mudanças foram feitas no seu Financeiro. Saiba mais aqui neste outro artigo.
2 - Os anexos e comprovantes que seu Cliente subir para o Portal
Como também falamos, seu Cliente vai poder anexar lá no Portal, por exemplo, comprovante de um Pagamento.
Para visualizar ou baixar este anexo, é só você clicar na linha correspondente do Pagamento, da mesma forma que já faz pra ver os anexos no Mais Controle. Confira abaixo o GIF.
Como inativar um Portal
Se você quiser inativar um portal por um tempo, basta seguir o passo a passo.
⚠️ Atenção!
Ao inativar o Portal, seu cliente não poderá mais visualizá-lo, mas o Portal não será excluído. Ou seja, quando precisar, basta reativá-lo.
➡️ Passo a passo:
Na linha da sua Obra, clique nos 3 pontinhos ➡️ Inativar
Como excluir um Portal
Se você quiser excluir um portal, confira o passo a passo a seguir.
⚠️ Atenção!
Ao remover o Portal, ele será excluído pra sempre, não sendo possível recuperá-lo.
➡️ Passo a passo:
Na linha da sua Obra, clique nos 3 pontinhos ➡️ Remover
Espero ter conseguido te ajudar. 🚀
Caso ainda tenha dúvidas, nos acione no Chat de Suporte!
Um abraço!
Equipe Mais Controle 👷🏽