Vídeo Tutorial:
Passo a Passo:
A rotina de Ordem de Compra, encontrada no Módulo Compras, irá te ajudar a controlar a comunicação entre os setores de compras e financeiro, além de formalizar e padronizar os pedidos junto ao Fornecedor.
É possível gerar suas Ordens de Compra (OC) a partir de uma Cotação já criada, a partir de uma Solicitação de Compra ou ainda criar um novo pedido de Compra sem vínculo com um processo de Cotação ou Solicitação.
Para gerar uma OC a partir de uma Cotação, acesse a aba de Mapa de Cotação, escolha os itens e fornecedores com os quais estes serão comprados e clique em Gerar OC.
Se você não criou a sua Cotação para gerar a Ordem de Compra (OC), você pode criar uma nova OC diretamente na rotina de Ordem de Compra, clicando em Compras → Ordem de Compra → +Novo
Primeiramente, insira o nome do seu fornecedor e em seguida, selecione se deseja adicionar um Centro de Custo do tipo Obra ou Empresa. Além disso também é possível Buscar uma Solicitação.
Caso tenha selecionado "Obra", escolha a obra desejada e aproprie à uma Etapa/Item de seu orçamento. Se deseja importar os insumos/composições do orçamento, marque a caixinha ao fim da tela. Clique em OK.
Utilize o botão "+Item" para adicionar Insumos/Composições à sua Ordem de Compra. Este botão irá abrir um modal do seu Catálogo, onde é possível selecionar até 10 itens por vez, ou adicionar um novo item no botão do canto superior direito.
Em seguida, clique em "Incluir" e preencha a Quantidade e o Valor Unitário destes itens. Se necessário, também é possível adicionar uma Descrição para cada um deles.
Caso necessário, preencha valores de Frete, Outras Despesas, Impostos e Desconto.
Lembre-se que também é possível comprar em uma única OC itens para outras Etapas ou outras obras! Basta clicar nos botões "+Etapa" ou "+Obra":
Com a obra, itens e preços definidos, é hora de preencher as informações que serão emitidas na OC. Para isso, acesse a aba de Informações.
Preencha as informações do Fornecedor. Caso estas informações estejam completas (no cadastro do fornecedor em Contatos → Fornecedores) os campos serão preenchidos automaticamente.
Em seguida, preencha os Dados para Faturamento. É possível buscar automaticamente os dados da Empresa ou do Cliente (para casos em que o cliente será responsável pelos pagamentos). Além disso, temos a opção de Faturamento Direto (com dados do Cliente).
Também temos a opção Manualmente, onde é possível preencher campos livres. Depois de escolher essa opção, se quiser puxar alguns dados de forma automática, clique no botão Buscar Dados -> selecione a Obra.
Agora, vá até a seção Condições de Pagamento e preencha: forma de pagamento; número do documento e condição.
É importante também preencher o Local de Entrega. É possível Buscar Endereço da Obra ou da Empresa. Se necessário, existe um campo de texto para cadastrar Observações.
Acesse a aba de Resumo da Compra para verificar os dados antes de aprovar e encaminhar o pedido para o fornecedor.
Se for nessária a aprovação de outra pessoa, clique no Sininho azul para enviar lembretes aos usuários que possuem alçada de aprovação de Ordem de Compra. Ao fazer isso, vai abrir esta mensagem:
Esses lembretes podem ser por:
E-mail. Para isso, basta clicar no botão verde Notificar aprovadores*.
Push no celular. Para isso, selecione a caixinha Aplicativo via push.
Notificação no sistema. Para isso, selecione a caixinha Sistema.
* Saiba que a mensagem sempre será enviada por e-mail. Os outros canais são opcionais.
Dica! Em todos os casos, você precisa preencher o título da notificação e também selecionar quem será notificado.
⚠️Importante!
A notificação de Aplicativo via push só vai chegar pra pessoa que aprova a Ordem de Compras se ela:
Tiver baixado o aplicativo Mais Controle no celular dela.
Tiver permitido que o aplicativo envie notificações pra ela lá nas configurações do aparelho (confira abaixo o passo a passo para permitir essas notificações tanto no Android quanto no iPhone).
Clique para expandir e entender como habilitar as notificações no Android
Clique para expandir e entender como habilitar as notificações no Android
Na tela inicial do aplicativo, vai ter um aviso “Notificações via push”.
Clique nele e vai ser direcionado pra seção que ativa a notificações via push no seu celular.
Se isso não acontecer, vá em: Configurações → Notificações → Notificações do Aplicativo → encontre o app do Mais Controle → ligue o botão
Clique para expandir e entender como habilitar as notificações no iOS
Clique para expandir e entender como habilitar as notificações no iOS
Na tela inicial do aplicativo, vai ter um aviso “Notificações via push…”.
Clique nele e vai ser direcionado pra seção que ativa a notificações via push no seu celular.
Se isso não acontecer, vá em: Ajustes (aquele ícone cinza com engrenagens) →role a tela para baixo e toque em Notificações → na seção Estilo de Notificação, você verá a lista de todos os seus aplicativos instalados → encontre o app do Mais Controle e toque nele → no topo da tela, ative a chave Permitir Notificações.
Se as informações estiverem corretas, é hora de Aprovar e gerar o documento que será enviado para o fornecedor. Para isso, altere o Status da OC para Aprovado.
Ao aprovar a ordem de compra, é possível atualizar os insumos cadastrados em sua base de Catálogo conforme os últimos preços pagos. Para realizar tal ação, basta clicar em "Marque se deseja atualizar os valores dos itens do catálogo", em seguida, clique em Sim.
E você também consegue fazer essa aprovação da Ordem de Compra pelo celular. No aplicativo do Mais Controle, siga o passo a passo:
➡️ Passo a passo:
Na tela inicial do aplicativo ➡️ Ordem de Compra ➡️ entre na OC desejada ➡️ na parte inferior da tela ➡️ clique na seta ➡️ e Selecione o status da Aprovação: Aprovado; Negado; Negociando; Em aberto.
📖 Dica extra!
Falando em aplicativo, como lá você também consegue visualizar a OC, aproveite para conferir, da própria Obra, se o material chegou exatamente igual à OC! É ainda mais praticidade pra você!
Por fim, encaminhe a Ordem de Compra da forma que preferir pro Fornecedor: encaminhe diretamente pro WhatsApp dele, compartilhe o link ou gere um PDF com a Ordem de Compra.
Como criar um Lançamento a partir da OC
Não se esqueça de clicar no botão de Lançamento para gerar o provisionamento do pagamento relativo à esta OC.
Confirme a mensagem para apropriar os insumos ao novo lançamento, assim, será possível alimentar relatórios como Curva ABC Realizada e Insumos Orçados x Realizados na Gestão.
Note que os arquivos anexados à Ordem de Compra (OC) serão puxados diretamente quando você faz o Lançamento a partir dessa OC. A diferença é que tais arquivos não ficarão anexados diretamente no Lançamento criado: um botão vai aparecer para você clicar e ver os arquivos da OC. Confira abaixo o GIF:
Atente-se, que para criar uma Ordem de Compra sem vínculo com uma cotação, é necessário que a permissão para tal seja dada em: Configurações -> Ajustes -> Configurações avançadas, como mostra a imagem a seguir.
Para gerar uma OC a partir de uma Solicitação, acesse a Solicitação no módulo de Compras e clique em Atender solicitação.
Escolha o(s) item(ns) que será(ão) atendido(s) através de um pedido de compra, clique em Gerar Ordem de Compra, escolha um fornecedor e clique em Confirmar.
Você será redirecionado para uma nova OC com os itens escolhidos, esta, ficará vinculada à solicitação como mostra a imagem.
Siga os próximos passos conforme já explicado anteriormente.
Na página principal da rotina de Ordem de Compra, aproveite o campo de Busca Avançada para encontrar facilmente suas ordens, filtrando os itens referentes aos dados necessários para suas análises.
No canto superior direito da tela, visualize o Relatório Orçado x Comprado. Nele, é possível consultar rapidamente os itens que foram orçados para a sua obra e os que já foram comprados. Além de permitir ter o controle sobre o saldo disponível ou ultrapassado para a compra dos insumos do seu orçamento.
Espero ter conseguido te ajudar.
Caso ainda esteja com dúvidas, nos chame no Chat de Suporte!🚀
Um abraço!
Equipe Mais Controle 👷🏽