Passo a Passo:

A rotina de Ordem de Compra, encontrada no Módulo Compras, irá te ajudar a controlar a comunicação entre os setores de compras e financeiro, além de formalizar e padronizar os pedidos junto ao Fornecedor.

É possível gerar suas Ordens de Compra (OC) a partir de uma Cotação já criada, a partir de uma Solicitação de Compra ou ainda criar um novo pedido de Compra sem vínculo com um processo de Cotação ou Solicitação.

Para gerar uma OC a partir de uma Cotação, acesse a aba de Mapa de Cotação, escolha os itens e fornecedores com os quais estes serão comprados e clique em Gerar OC.

Se você não criou a sua Cotação para gerar a Ordem de Compra (OC), você pode criar uma nova OC diretamente na rotina de Ordem de Compra, clicando em Compras → Ordem de Compra → +Novo

Primeiramente, insira o nome do seu fornecedor e em seguida, selecione se deseja adicionar um Centro de Custo do tipo Obra ou Empresa. Além disso também é possível Buscar uma Solicitação.

Caso tenha selecionado "Obra", escolha a obra desejada e aproprie à uma Etapa/Item de seu orçamento. Se deseja importar os insumos/composições do orçamento, marque a caixinha ao fim da tela. Clique em OK.

Utilize o botão "+Item" para adicionar Insumos/Composições à sua Ordem de Compra. Este botão irá abrir um modal do seu Catálogo, onde é possível selecionar até 10 itens por vez, ou adicionar um novo item no botão do canto superior direito.

Em seguida, clique em "Incluir" e preencha a Quantidade e o Valor Unitário destes itens. Se necessário, também é possível adicionar uma Descrição para cada um deles.

Caso necessário, preencha valores de Frete, Outras Despesas, Impostos e Desconto.

Lembre-se que também é possível comprar em uma única OC itens para outras Etapas ou outras obras! Basta clicar nos botões "+Etapa" ou "+Obra":

Com a obra, itens e preços definidos, é hora de preencher as informações que serão emitidas na OC. Para isso, acesse a aba de Informações.

Preencha as informações do Fornecedor. Caso estas informações estejam completas (no cadastro do fornecedor em Contatos → Fornecedores) os campos serão preenchidos automaticamente.

Em seguida, preencha os Dados para Faturamento, Condições de Pagamento, Prazo e Data de Entrega. Para dados para faturamento, é possível buscar automaticamente os dados da Empresa ou do Cliente (para casos em que o cliente será responsável pelos pagamentos). Além disso também temos a opção de Faturamento Direto (com dados do Cliente) ou Manualmente, onde é possível preencher campos livres.

É importante também preencher o Local de Entrega. É possível Buscar Endereço da Obra ou da Empresa. Se necessário, existe um campo de texto para cadastrar Observações.

Acesse a aba de Resumo da Compra para verificar os dados antes de aprovar e encaminhar o pedido para o fornecedor. Se necessário, notifique por e-mail o usuário responsável pela Aprovação.

Se as informações estiverem corretas, é hora de Aprovar e gerar o documento que será enviado para o fornecedor. Para isso, altere o Status da OC para Aprovado.

Ao aprovar a ordem de compra, é possível atualizar os insumos cadastrados em sua base de Catálogo conforme os últimos preços pagos. Para realizar tal ação, basta clicar em "Marque se deseja atualizar os valores dos itens do catálogo", em seguida, clique em Sim.

Por fim, clique no ícone de Impressão, gere o PDF e encaminhe da forma que preferir.

Não se esqueça de clicar no botão de Lançamento para gerar o provisionamento do pagamento relativo à esta OC.

Confirme a mensagem para apropriar os insumos ao novo lançamento, assim, será possível alimentar relatórios como Curva ABC Realizada e Insumos Orçados x Realizados na Gestão.

Atente-se, que para criar uma Ordem de Compra sem vínculo com uma cotação, é necessário que a permissão para tal seja dada em: Configurações -> Ajustes -> Configurações avançadas, como mostra a imagem a seguir.

Para gerar uma OC a partir de uma Solicitação, acesse a Solicitação no módulo de Compras e clique em Atender solicitação.

Escolha o(s) item(ns) que será(ão) atendido(s) através de um pedido de compra, clique em Gerar Ordem de Compra, escolha um fornecedor e clique em Confirmar.

Você será redirecionado para uma nova OC com os itens escolhidos, esta, ficará vinculada à solicitação como mostra a imagem.

Siga os próximos passos conforme já explicado anteriormente.

Na página principal da rotina de Ordem de Compra, aproveite o campo de Busca Avançada para encontrar facilmente suas ordens, filtrando os itens referentes aos dados necessários para suas análises.

No canto superior direito da tela, visualize o Relatório Orçado x Comprado. Nele, é possível consultar rapidamente os itens que foram orçados para a sua obra e os que já foram comprados. Além de permitir ter o controle sobre o saldo disponível ou ultrapassado para a compra dos insumos do seu orçamento.

Espero ter conseguido te ajudar.