i:Salesの設定ミスにおいてクレームに繋がりやすいのが、一斉メール配信のミスです。
配信してはいけないところに配信してしまった
同じメールを複数回送ってしまった
姓名を逆に差し込んでしまった
など、本マニュアルではこのような誤配信が発生した場合の対処手順と謝罪メールのメール事例について記載しています。
目次
1.対処手順
誤配信が判明した際の対処手順は以下の通りです。
①シナリオを非公開にする
まずはシナリオを非公開にしましょう。
非公開にした時点で、送信が未完のメールは送信されなくなります。
ただし、シナリオを非公開にした時点で、シナリオで設定したアクション（タグづけやお知らせメール）などは動作しなくなりますのでご留意ください。
②原因を調査する
シナリオを非公開にした後に原因の調査を行います。
人的な設定ミスの場合が多いかと思いますが、システム不具合などのトラブルが考えられる場合には、以下の内容でアイセールスサポートチームまでご相談ください。
・配信に用いたコンテンツ（シナリオ、セグメント、メール、ランディングページ、フォーム、資料）の設定を変更せず、それぞれのIDを控える。
・「起きた内容」と「配信に用いたコンテンツのID」を添えて i:Salesのチャットサポートへ問い合わせる。
トラブルの原因を特定するには、配信の設定を確認する必要がございます。
そのため、配信に関わるコンテンツの設定は、そのままにするようお願い致します。
配信でトラブルが起き、焦って設定を変えた、というケースがよくありますが、設定を変えた後でお問い合わせいただいた場合には、弊社で原因を特定することができかねます。
③影響範囲やミスの箇所、内容を明確にし、必要であれば謝罪メールを送る
どういった方々にどのような誤配信をしてしまったのか詳細を明らかにします。
送ってはいけない相手にメールを配信してしまった場合など、謝罪メールを早く送りたいものですが、トラブルの原因が不明な場合は、i:Salesからメールを送ることを控えて下さい。同じトラブルが起きることを防ぐためです。
まずは原因を特定し、誤配信の詳細が明らかになったうえで謝罪メールを作成・送信しましょう。
2.謝罪メール文事例
日頃どんなに注意していても、人が携わる以上ミスは誰しもに起きうるものです。
万が一謝罪メールを送る必要が出てしまった際には、こちらの謝罪メール文事例が少しでもお役に立てますと幸いです。
よくある誤配信としましては以下３パターンです。
配信対象ではない方への誤送信（配信停止の人へ送ってしまった、今回のキャンペーン対象者ではない人に送ってしまったなど）
重複配信（同じメールを複数回送ってしまった、など）
差し込みデータのミス（姓名を逆に差し込んでしまった、お名前の箇所に電話番号を入れてしまった、など）
【配信対象ではない方への誤送信】
件名：【お詫び】メールマガジン誤配信について
■[会社名]
■[姓]様
お世話になっております。 株式会社■■の■■です。
■月■日（■）■：■頃お送りいたしましたメールマガジンにおいて
本来対象ではないお客様へお送りしていることが判明いたしました。
原因としましては、配信時の人的オペレーションミスによるものであり、
誤配信によるお客様の個人情報の漏洩などはございません。
本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、
再発防止に努めてまいります。
今後とも株式会社■■を何卒よろしくお願い申し上げます。
本件につきまして、ご不明点がございましたら
大変お手数ではございますが、以下よりお問い合わせをお願いいたします。
■[問い合わせフォームURLや問い合わせ電話番号、メールアドレス]
■[署名]
【重複配信 】
件名：【お詫び】メールマガジン誤配信について
■[会社名]
■[姓]様
お世話になっております。 株式会社■■の■■です。
■月■日（■）■：■頃お送りいたしましたメールマガジンにおいて
同一内容のメールマガジンを複数お送りしていることが判明いたしました。
情報漏えいやシステム障害によるものではございません。
お客様よりお預かりしております情報につきましては厳重に管理されておりますのでご安心ください。
本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、
細心の注意を払う所存でございます。
今後とも株式会社■■を何卒よろしくお願い申し上げます。
本件につきまして、ご不明点がございましたら
大変お手数ではございますが、以下よりお問い合わせをお願いいたします。
■[問い合わせフォームURLや問い合わせ電話番号、メールアドレス]
■[署名]
【差し込みデータのミス】
件名：【お詫び】メールマガジン誤配信について
■[会社名]
■[姓]様
お世話になっております。 株式会社■■の■■です。
■月■日（■）■：■頃お送りいたしましたメールマガジンにおいて
本文内のお名前の表記を姓・名が逆の状態でお送りしてしまいました。
ご不快な内容になってしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
原因としましては、配信時の人的なオペレーションミス及び確認不足によるものであり、
誤配信によるお客様の個人情報の漏洩などはございません。
お客様よりお預かりしております情報につきましては厳重に管理されておりますのでご安心ください。
本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、
作業手順を見直し及び確認を一層徹底してまいります。
今後とも株式会社■■を何卒よろしくお願い申し上げます。
本件につきまして、ご不明点がございましたら
大変お手数ではございますが、以下よりお問い合わせをお願いいたします。
■[問い合わせフォームURLや問い合わせ電話番号、メールアドレス]
■[署名]
こちらのテンプレートとしてご使用の際には、■の箇所は必ず情報の書き換えが必要な箇所となっておりますのでご確認くださいませ。
また、件名や本文は事象に合わせて変更しお使いくださいませ。
このような誤配信を防ぐためにも、本配信前には必ずテスト配信を行い、メール文面に誤りがないか、シナリオの動きが意図した設定になっているかなどのチェックをしていただきますようお願いいたします。
テスト配信のマニュアルはこちら