本マニュアルでは、i:Salesに名刺データや顧客データを取り込む際によくある間違いと合わせて、気をつけるべき項目について確認します。
本記事は【インポート】名刺データ取り込みの記事のポイントを詳しく説明したマニュアルです！
名刺データが既に電子化されている場合(Excelや他ツールでデータ管理をしている)
姓/名の項目が分かれているか？
i:Salesでは姓/名の項目は別々に設けています。理由は、メールの宛先などに顧客データの情報を引用する場合に姓名を別々に引用できるようにするためです。姓名が一つの項目に入っていると、名字だけを引用することができなくなります。
会社名や氏名が正式なものではない/メモなどが含まれてないか？
(株)や氏名の後に(〇〇担当)などのメモが一緒に入っている場合です。この場合も１と同様、メールで宛名の引用をする際にそのまま項目に表示されている内容が引用されるため注意が必要です。例えば、会社名の項目が「アイセールス株式会社(既存A）」という名前で登録されている会社があるとすると、メールの宛名に会社名を入れていた場合、そのままの表記でメール受信者に送信されます。失礼になる場合もあるため、正しい表記になっているかの確認は十分に行ってください。
電子データがまだなく、これから作成する場合(名刺をデータ化せずに紙のまま管理していたり、顧客リストが紙で管理されている場合)
以下のExcelファイルを参考に、顧客データ/名刺データを打ち込みます。
名刺情報などについてはSanSanやEight(他社サービス)などの名刺データ化ツールを使ってデータ化することも可能です。データ化した後には、こちらのことに注意し、データを整えます。
データを作成した後に気を付けること
取り込むデータの項目について、アイセールスの雛形で用意しているもの以外の項目を取り込む場合には、i:Sales上で項目を先に作成しておく必要があります。
例えば、顧客の区分について
「新規客/既存客」が分かるように項目を追加したい場合
自社で独自に顧客ごとの管理IDなどをつけている場合
など、独自の項目を取り込みたい場合にはインポートを行う前に、i:Sales上に項目を作成しておく必要があります。