Ce guide vous accompagne pour connecter Aircall à Marvin : passer et recevoir vos appels depuis les fiches candidats, et retrouver l'enregistrement et la transcription de chaque appel dans leur historique.
🔧 Avant de commencer, côté Aircall
Marvin n'active rien dans Aircall : il lit ce que votre compte autorise, numéro par numéro. Chaque fonctionnalité dépend donc d'un réglage à faire chez Aircall d'abord.
⚠️ Le piège classique. Les appels remontent dans Marvin dès la connexion, même si l'enregistrement est désactivé sur les numéros. L'appel apparaît alors dans la fiche, mais sans audio ni transcription — et tout semble pourtant bien branché. En cas de doute, vérifiez en priorité l'enregistrement, numéro par numéro, côté Aircall.
Ce que chaque fonctionnalité exige :
📞 Appels → aucun prérequis
🎙️ Enregistrement → enregistrement activé sur chaque numéro
📝 Transcription → enregistrement activé + add-on AI Assist souscrit
💬 SMS → plan Professional + numéro en mode API exclusif
💡 La transcription se calcule à partir de l'enregistrement : sans enregistrement actif, l'add-on AI Assist seul ne produit rien.
1️⃣ Activer l'enregistrement dans Aircall
Ouvrez le dashboard Aircall.
Dans les réglages de chaque numéro concerné, activez l'enregistrement des appels.
Pour les transcriptions, vérifiez que l'add-on AI Assist est bien souscrit sur votre compte.
⚠️ Le réglage est par numéro, pas global : un numéro oublié ne produira ni audio ni transcription.
💡 Faites-le avant de connecter Marvin. Si vous modifiez ces réglages après coup : Paramètres → Intégrations, puis bouton Resync pour que Marvin recharge les numéros et leurs capacités.
2️⃣ Connecter le compte dans Marvin
Allez dans Paramètres → Intégrations.
Section Téléphonie & SMS, carte Aircall → cliquez sur Connecter.
Autorisez l'accès sur la page Aircall.
De retour dans Marvin, le message « Aircall connecté. » confirme la connexion.
💡 Une seule connexion Aircall par espace Marvin, valable pour tout le cabinet. Un compte Aircall déjà relié à un autre espace est refusé.
3️⃣ Vérifier la réception des événements
À la connexion, Marvin s'abonne automatiquement aux événements Aircall.
✅ La carte affiche « Marvin reçoit bien les events Aircall » → tout est bon.
❌ Sinon, une action de re-souscription est disponible au même endroit. Sans cet abonnement, aucun appel ne remonte.
4️⃣ Attribuer les numéros aux recruteurs
Dans Paramètres → Intégrations → Aircall, ouvrez la page Mapping users × numéros. Pour chaque numéro, cochez les recruteurs concernés et désignez le numéro par défaut de ceux qui en ont plusieurs.
Bon à savoir sur cette page :
Un recruteur dont l'e-mail Marvin correspond à son compte Aircall est rattaché automatiquement (badge auto).
La sauvegarde est automatique, avec un indicateur Enregistré ligne par ligne.
Chaque ligne affiche ses capacités, dont Enregistrement.
⚠️ Si la mention Enregistrement n'apparaît pas sur une ligne, l'enregistrement n'est pas actif sur ce numéro. C'est le moyen le plus rapide de vérifier l'étape 1️⃣ sans quitter Marvin.
💡 Sans attribution, un appel entrant ne peut pas être rattaché au bon recruteur.
5️⃣ Choisir son mode d'appel
Dans la section Mode d'appel Aircall, chaque utilisateur choisit sa préférence, synchronisée sur tous ses postes :
📱 Téléphone dans Marvin — le softphone s'ouvre dans une fenêtre à l'intérieur de Marvin, avec un bouton d'accès dans la barre du haut.
↗️ Appel direct dans mon app Aircall (1 clic) — l'appel part dans l'app Aircall installée ou un onglet workspace.aircall.io, rien ne s'affiche dans Marvin.
6️⃣ Envoyer l'annuaire vers Aircall
Dans la section Synchroniser les contacts vers Aircall, cliquez sur Synchroniser les contacts.
Marvin pousse tous les candidats et contacts ayant un numéro vers l'annuaire Aircall : leur nom s'affiche pendant les appels. Les fiches créées ou modifiées ensuite suivent automatiquement.
✅ Vérifier que tout fonctionne
Passez un appel de test d'une trentaine de secondes (un appel de quelques secondes ne produit pas toujours d'enregistrement exploitable), puis ouvrez la fiche :
✅ L'appel apparaît dans l'historique, environ une minute après avoir raccroché.
✅ Il est attribué au bon recruteur.
✅ La mention Enregistrement de l'appel disponible s'affiche, avec le bouton Écouter.
✅ La mention Transcript de l'appel disponible s'affiche, avec Voir la transcription.
💡 L'appel arrive en premier, l'enregistrement et la transcription suivent : Aircall les envoie séparément une fois son traitement terminé.
🛠️ Dépannage
L'appel remonte, mais sans audio ni transcription
C'est de loin le cas le plus fréquent : l'enregistrement n'est pas activé sur le numéro utilisé. Aircall transmet l'appel sans fichier audio, il n'y a donc rien à afficher ni à transcrire.
🔍 Le confirmer — sur la page Mapping users × numéros, la mention Enregistrement n'apparaît pas sur la ligne du numéro.
🔧 Corriger — activez l'enregistrement dans Aircall, cliquez sur Resync, puis refaites un appel de test.
⚠️ Les appels déjà passés ne sont pas rattrapables : sans enregistrement, l'audio n'existe nulle part.
L'enregistrement est là, mais pas la transcription
🔍 Cause — add-on AI Assist non souscrit, ou transcription encore en cours de calcul.
🔧 Corriger — patientez quelques minutes, puis vérifiez la souscription AI Assist auprès d'Aircall.
Aucun appel ne remonte
🔍 Cause — abonnement aux événements Aircall interrompu, ou correspondant absent des fiches Marvin.
🔧 Corriger — vérifiez l'indicateur sur la carte Aircall et ré-abonnez-vous si besoin. Un appel vers un numéro qui ne correspond à aucune fiche n'est volontairement pas journalisé.
L'appel remonte sur la mauvaise personne, ou sans recruteur
🔍 Cause — numéro non attribué, ou plusieurs fiches partageant le même numéro.
🔧 Corriger — complétez le mapping et dédoublonnez les fiches.
💡 Bon à savoir
Le numéro d'émission par défaut se choisit dans Aircall (Aircall → Settings → Mes numéros), pas dans Marvin.
Les SMS exigent un numéro en mode API exclusif chez Aircall — ce numéro perd alors l'envoi de SMS depuis l'app Aircall native.
À la déconnexion, numéros et attributions sont supprimés et plus rien n'est ingéré ; les appels et messages déjà reçus restent consultables.
Les notifications d'appel manqué et de message vocal se règlent par recruteur, catégorie Aircall.