Les colonnes personnalisées permettent d’adapter le kanban à votre organisation et à votre méthode de travail, aussi bien pour le suivi des recrutements (ATS) que pour la prospection (CRM).
Pré-requis - Où configurer les colonnes ?
Pour accéder aux paramétrages :
Cliquez sur le nom du propriétaire du compte en haut à droite.
Rendez-vous dans Configuration.
Cliquez sur Colonnes personnalisées.
En haut de la page, choisissez la section ATS ou CRM.
⚠️ Toutes les modifications effectuées s’appliquent à l’ensemble des utilisateurs de l’espace.
1. Partie ATS
Le process ATS est divisé en 3 grandes parties, comprenant chacune plusieurs colonnes personnalisables :
Avant la présentation du candidat au client : c'est votre process interne
Pendant le processus de recrutement chez le client : c'est le process de vos clients
Après la prise de poste du candidat : pour le suivi de la période d'essai
L'enchaînement des étapes est chronologique. Chaque colonne correspond à une étape du parcours candidat.
🔧 Paramètres supplémentaires (ATS)
Plusieurs options globales peuvent être activées :
Afficher en haut d’une colonne les process déplacés le plus récemment : le candidat avec l'action la plus récente apparaitra en haut de la colonne.
Obliger un utilisateur à indiquer une raison lors d’un passage en échec : lorsque vous mettrez un candidat en échec, vous devrez obligatoirement remplir la boîte s'ouvrant avec la raison de l'échec.
Envoyer un e-mail automatique lorsqu’un candidat est mis en échec : lorsque vous mettrez un candidat en échec, une fenêtre d'envoi de mail s'ouvrira sur la partie droite de votre écran. Vous aurez ainsi la possibilité d'envoyer un mail à chaque candidat mis en échec.
Afficher par défaut les candidats sur les process :
Activer les dates de prochain entretien et de présentation : Possibilité d'afficher sur la carte candidat les dates des entretiens et de présentation aux clients
Afficher la fenêtre de validation d’un recrutement : lorsqu'un recrutement sera effectué, une fenêtre s'ouvrira avec les détails de ce recrutement à compléter (date de recrutement, date de prise de poste, salaire, CA).
Afficher le montant des recrutements sur le pipe : le montant des recrutements sera affiché en bas de la colonne dédiée.
Ces paramètres permettent d’adapter le fonctionnement du Kanban à votre organisation.
⚙️ Paramétrage individuel des colonnes (ATS)
Pour chaque colonne, vous pouvez :
Renommer l’étape
Ajouter ou supprimer une colonne
Réorganiser l’ordre des étapes grâce aux 6 petits points à gauche (glisser-déposer)
Activer des notifications internes (reçues directement au niveau de la cloche sur Marvin à l'issue de l'étape)
Activer la proposition d’envoi d’un e-mail à l’issue de l’étape
⚠️ Attention, les deux premières colonnes, qui répondent à la logique du logiciel et ne doivent pas être supprimées :
Candidatures : là où arrivent les candidatures (cette colonne est invisible dans le kanban mais présente virtuellement).
Sélection : colonne où arrivent les candidatures lorsqu'elles sont acceptées ou les process créés manuellement.
Où retrouve-t-on ce Kanban ?
Les colonnes configurées se retrouvent dans :
Projet → Mes process : vous retrouvez ici l'ensemble des fiches candidats de tous les projets. Un candidat n'apparaîtra qu'une fois dans ce kanban. Si il est dans plusieurs process, il sera affiché dans la colonne la plus avancée.
Ex : M. Martin est en process avec l'entreprise A au statut "1er entretien" et également en process avec l'entreprise B au statut "2nd entretien", il apparaîtra ainsi dans la colonne "2nd entretien" dans ce kanban.Projet → Choix d'un projet précis → Process : vous retrouvez ici l'ensemble des candidats en process dans un projet.
2. Partie CRM
La partie CRM comporte une seule section : votre process de prospection
Ce Kanban est accessible via : Entreprises → Prospection
Le fonctionnement est similaire (possibilité de renommer, ajouter, supprimer et réorganiser les colonnes via les 6 points à gauche).
En revanche, les paramétrages sont plus limités : seules les notifications internes peuvent être activées (pas d’automatisation d’e-mails ni d’options avancées comme en ATS).
À retenir
Les colonnes représentent les étapes chronologiques de votre process.
Elles sont personnalisables pour s’adapter à votre organisation.
Les modifications sont globales à tout l’espace.
L’ordre des étapes est modifiable par glisser-déposer.
Certaines colonnes (notamment les deux premières en ATS) répondent à une logique logiciel.