Introductie
Werkopdrachten zijn een integraal onderdeel van de onderhoudssoftware en spelen een belangrijke rol in het beheer van onderhoudsactiviteiten. Door middel van werkopdrachten worden alle onderhoudstaken aangestuurd. Dit kan gepland onderhoud zijn, maar onverwacht werk, bijvoorbeeld wanneer er een storing moet worden opgelost.
Een werkopdracht is altijd gekoppeld aan een object. Dit zorgt ervoor dat er voor elk object een onderhoudshistorie wordt opgebouwd. Hierdoor worden ook de operationele kosten inzichtelijk.
Het concept van werkopdrachten is flexibel en biedt gebruikers de mogelijkheid om zowel handmatig als geautomatiseerd onderhoudsactiviteiten in te plannen.
Werkopdrachten kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt en aangepast, zowel in de desktopversie van McMain als via de mobiele app Digitale Monteur. Hierdoor is het mogelijk om werkopdrachten niet alleen vanaf een desktop te beheren, maar ook ter plaatse.
Detailscherm Werkopdrachten
Een individuele werkopdracht
Vanuit het lijstscherm 'Werkopdrachten' kan het detailscherm worden geopend om de individuele werkopdracht te bekijken. Dit kan door te dubbelklikken op een werkopdracht, of door te klikken op de knop "Meer details" in het previewvenster. Het detailscherm toont een overzicht van alle gegevens van de werkopdracht.
Afhankelijk van het type werkopdracht (correctief, preventief of storing) worden er verschillende velden weergegeven op het detailscherm.
Labels
Door middel van de knop 'Labels aanpassen' kunnen labels worden toegevoegd en weggehaald worden.
Klik op de knop 'Label toevoegen' om een label te kiezen.
Zoals hierboven te zien is, kan bij elk label ook een commentaar worden ingevuld. Dit commentaar zal zichtbaar wanneer de muisaanwijzer over het label hovert.
Invul- en selectievelden
Hieronder staat een overzicht van de verschillende velden die getoond kunnen worden op het werkopdracht-detailscherm.
Veldnaam | Type | Read-Only | Opmerkingen |
Omschrijving | Vrij in te vullen |
|
|
Werkbeschrijving | Vrij in te vullen |
|
|
Type | Selectieveld |
| Types kunnen worden beheerd via Instellingen >Werkopdracht types (onder Systeemgegevens) |
Oorzaak | Selectieveld |
| Oorzaken kunnen worden beheerd via Instellingen > Storingsoorzaken (onder Systeemgegevens) |
Project | Selectieveld* |
|
|
Onderhoudsmodel |
| ✔ | Veld wordt alleen getoond wanneer de werkopdracht is gegenereerd vanuit een onderhoudsmodel. |
Melding | Selectieveld | ✔ | Veld wordt alleen getoond wanneer een werkopdracht is aangemaakt vanaf een melding. |
Werkinstructie | Selectieveld* |
|
|
Object | Selectieveld* |
|
|
Afdeling | Selectieveld | ✔ | Veld wordt alleen getoond wanneer configuratie-optie 'Werken met afdelingen' aan staat. |
Kostenplaats / Klant | Selectieveld* |
| Wanneer configuratie-optie 'Werken met externe klanten' aan staat zal dit veld 'Klant' heten. |
Service Contract | Selectieveld |
| Hier kunnen contracten geselecteerd worden die zijn aangemaakt bij Stamgegevens > Contractbeheer |
Contractor | Selectieveld |
| Leveranciers waarbij de checkbox 'Contractor' is aangevinkt kunnen hier geselecteerd worden. |
Status | Tekstveld | ✔ |
|
Aanmaakdatum | Datumveld | ✔ |
|
Streefdatum | Datumveld |
|
|
Gereeddatum | Datumveld |
|
|
Geplande uren | Nummerveld |
|
|
Prioriteit | Selectieveld |
|
|
Plangroep | Selectieveld |
| Veld wordt alleen getoond wanneer configuratie-optie 'Werken met plangroepen' aan staat. |
Aangemaakt door | Selectieveld | ✔ |
|
Ploeg | Selectieveld |
| Veld wordt alleen getoond wanneer configuratie-optie 'Werken met ploegen' aan staat. Ploegen worden beheerd via Stamgegevens. |
Vakgroep | Selectieveld |
| Veld wordt alleen getoond wanneer configuratie-optie 'Werken met vakgroepen' aan staat. Vakgroepen worden beheerd via Stamgegevens. |
Coördinatorgroep | Selectieveld* |
| Veld wordt alleen getoond wanneer configuratie-optie 'Werken met coördinatorgroepen' aan staat. Coördinatorgroepen worden beheerd via Stamgegevens. |
Vereiste kwalificaties | Multi-select |
| Veld wordt alleen getoond wanneer configuratie-optie 'Werken met Kwalificaties op Medewerkers' aan staat. Kwalificaties worden beheerd via Stamgegevens. |
----------------------------- | ---------------- | --------- | ----------------------------------------------- |
Werkvoorbereiding nodig | Checkbox | ✔ |
|
Werkvergunning verplicht | Checkbox |
| Kan alleen aangepast worden wanneer de werkopdracht in status 'In werkvoorbereiding' staat. |
----------------------------- | ---------------- | --------- | ----------------------------------------------- |
Medewerkerteam | Multi-select | ✔ | Via het planbord kunnen er meerdere medewerkers worden toegewezen aan een werkopdracht. De medewerkerscodes worden in dit veld getoond. |
Medewerker | Selectieveld* |
| De knop 'Wijzigen' is alleen beschikbaar wanneer de werkopdracht in de status 'In werkvoorbereiding' staat. |
Uitvoerdatum | Datumveld | ✔ | De uitvoerdatum kan worden ingevuld/aangepast bij het toewijzen van de werkopdracht. Klik hiervoor op de knop 'Toewijzen' in de knoppenbalk rechtsboven in het scherm.  |
* Selectie door middel van knop 'Wijzigen'
Tabbladen
Aan de onderkant van het detailscherm staan verschillende tabbladen. Hieronder staat per tabblad een uitleg over de inhoud en functie ervan.
Werkvergunning
Dit tabblad is zichtbaar wanneer configuratie-optie WO012 (Werken met werkvergunningen) aan staat. Wanneer de werkopdracht in de status 'In werkvoorbereiding', 'Voorbereid' of 'Actief' staat, kan er op de oranje plus-knop worden geklikt om een werkvergunning aan te maken.
Inspectielijst
Dit tabblad is zichtbaar wanneer er een werkinstructie met een inspectielijst aan de werkopdracht is gekoppeld. Wanneer de werkopdracht in de status 'Uitgegeven' staat, kan de inspectielijst worden ingevuld. Wanneer de werkopdracht in de status 'In werkvoorbereiding', 'Voorbereid' of 'Actief' staat, kan op een inspectieregel worden geklikt om de meetdatum- en tijd, meetwaarde en opmerkingen aan te passen.
Logboek
In dit tabblad worden statuswijzigingen van de werkopdracht getoond, zodat de historie van de werkopdracht ingezien kan worden. Ook worden hier teksten getoond die worden ingevuld wanneer een werkopdracht gereedgemeld wordt, of wanneer deze terug wordt gezet naar werkvoorbereiding.
Daarnaast is het ook mogelijk om 'handmatig' logboekteksten toe te voegen. Dit kan door op de oranje knop te drukken:
Bij elke logboekregel kan 'Extern zichtbaar maken' worden aangevinkt. Wanneer de checkbox wordt aangevinkt zal de logboekregel meegestuurd wordt in externe communicatie via e-mail of naar een ander softwarepakket.
Wanneer de werkopdracht is aangemaakt vanaf een melding is het mogelijk om een logboekregel toe te voegen aan de melding. De logboekregel zal in dat geval ook in het logboek van de gekoppelde melding worden getoond.
Materiaal
In dit tabblad worden alle materiaaltransacties getoond die zijn gekoppeld aan de werkopdracht. Dit zijn:
Inkooporderregels
Materiaalafgiftes
Retours naar magazijn
Klik op de oranje knop 'Transactie toevoegen' om een materiaalafgifte, retour of inkooporder aan te maken.
Uren
In dit tabblad worden alle urenregistraties getoond die aan de werkopdracht zijn gekoppeld. Door op de oranje knop te klikken kunnen er uren worden geboekt. Deze knop is
Documenten
In dit tabblad wordt een lijst met documenten getoond die zijn gekoppeld aan de werkopdracht. Door te klikken op de oranje knop met de paperclip kunnen nieuwe documenten worden toegevoegd.
Afhankelijk van omgevings-instellingen zijn er drie opties. Voor het toevoegen van een document:
Koppel een bestaand document | Koppel een document dat al aan McMain is toegevoegd. Een overzicht van al deze documenten is te vinden via Stamgegevens > Documentbeheer. |
Upload een nieuw document | Voeg een nieuw document toe dat nog niet in McMain bestaat. In ieder geval kunnen bestanden met de volgende bestandstypes worden toegevoegd:
|
Nieuw hyperlink | Koppel een link naar een webpagina. |
Media
In dit tabblad worden alle afbeeldingen en video's getoond die zijn toegevoegd aan de werkopdracht. Klik op een afbeelding of video om deze vergroot weer te geven. Door op de oranje knop te klikken kan er media worden toegevoegd.
In ieder geval kunnen onderstaande mediatypes worden toegevoegd:
JPG/JPEG
PNG
GIF
MP4
MOV
BMP
Inkomende facturen
Toont een lijst met inkomende facturen die zijn gekoppeld aan de werkopdracht. Door de klikken op de oranje knop kan er een nieuwe inkomende factuur worden aangemaakt.
Kosten
In dit tabblad wordt een overzicht getoond van alle kosten die verbonden zijn aan de werkopdracht.
Materiaalkosten | Toont het totaal van de kosten van het materiaal dat is toegevoegd aan de werkopdracht. |
Uren kosten | De uren die zijn geboekt op de werkopdracht worden vermenigvuldigd met het uurtarief van de medewerker die de uren heeft geboekt. Voorbeeld: Een medewerker met een uurtarief van €50 boekt drie uur op de werkopdracht. De urenkosten zijn nu €150. |
Externe kosten | In dit veld wordt het totaal van alle inkomende facturen getoond. |
Overige kosten | Vrij in te vullen veld. Hier kunnen kosten worden ingevuld die niet (direct) zijn gekoppeld aan materiaal, uren of facturen. |
Geplande kosten | Vrij in te vullen veld. Dit zijn kosten die in eventueel in de toekomst gemaakt moeten worden. |
Vervolg WO
In bepaalde gevallen is het nodig dat er nog vervolgwerk nodig is na het uitvoeren van een werkopdracht. In dat geval kan dit aangegeven worden door middel van het aanvinken van 'Vervolgwerk nodig'. Het veld 'Commentaar voor vervolgwerk' zal zichtbaar worden. Hier kan worden beschreven welke vervolgwerkzaamheden er nodig zijn.
Nadat de werkopdracht gereedgemeld is, is het mogelijk om een vervolgwerkopdracht aan te maken. Dit kan door op de drie puntjes rechtsboven in het scherm te klikken en vervolgens op 'Vervolg WO'.
Wanneer de werkopdracht gesloten wordt zonder dat er een vervolgwerkopdracht is aangemaakt, zal er een melding worden getoond.
Knoppenbalk
Afhankelijk van de status en het type van de werkopdracht worden er in de knoppenbalk verschillende knoppen getoond.
Door te klikken op de drie puntjes worden meer knoppen zichtbaar:
Knop | Naam | Functie |
| Naar voorbereid zetten | Wanneer een werkopdracht om welke reden dan ook (nog) niet uitgevoerd kan worden, kan deze worden teruggezet naar de status 'Voorbereid'. De werkopdracht kan dan eventueel aangepast en weer uitgegeven worden. Het is ook mogelijk om de werkopdracht te annuleren. |
 | Toewijzen | Met deze knop wordt het dialoogvenster 'Toewijzen / inplannen' geopend. Hier kan een medewerker en een uitvoerdatum worden gekozen voor de werkopdracht. Wanneer hiermee gewerkt wordt, kan ook een vakgroep en/of ploeg worden geselecteerd. De lijst met medewerkers wordt in dat geval gefilterd op basis van deze twee selecties. |
 | Gereedmelden | Knop voor het gereedmelden van de werkopdracht. Bij het gereedmelden worden verschillende checks uitgevoerd. Onder andere worden onderstaande zaken gecheckt:
|
 | Werkopdracht mailen | In bepaalde gevallen is het nodig dat een werkopdracht via e-mail kan worden verzonden, bijvoorbeeld wanneer een externe partij de werkopdracht gaat uitvoeren. Wanneer op de knop 'Werkopdracht mailen' wordt geklikt, opent een dialoogvenster. Hier kan gekozen worden om de werkopdracht te mailen naar de toegewezen medewerker. Daarnaast kan er ook een alternatie/extra e-mailadres worden opgegeven. Ook kan er een layout worden gekozen gekozen.
 |
| Download als PDF | Door te klikken op deze knop wordt er een PDF-bestand gedownload van de werkopdracht. |
 | Meer opties... | Deze knop opent een menu met extra opties. Hieronder staan de mogelijke opties beschreven. |
 | Terug naar werkvoorbereiding | Met deze knop kan een werkopdracht teruggezet worden naar de status 'In werkvoorbereiding'. Deze knop wordt alleen getoond wanneer de configuratie-optie 'Werken met Werkvoorbereiding' aan staat. |
 | Werkopdracht annuleren | Met deze knop kan een werkopdracht geannuleerd worden. De status 'Geannuleerd' is (net als de de status 'Gesloten') een eindstatus. Dit wil zeggen dat er geen aanpassingen meer gedaan kunnen worden aan de werkopdracht. |
 | In wachtstand zetten | Door te klikken op deze knop wordt de werkopdracht in wachtstand gezet. Deze optie kan gebruikt worden wanneer een werkopdracht tijdelijk niet kan worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer er nog materiaal besteld moet worden, of wanneer er eerst nog een andere werkopdracht moet worden uitgevoerd. Een werkopdracht in wachtstand is niet zichtbaar in de Digitale Monteur. De werkopdracht kan later opnieuw opnieuw toegewezen worden. |
 | Dupliceren | Door te klikken op deze knop wordt er een dialoogvenster geopend voor het aanmaken van een nieuwe werkopdracht. Hierbij worden bepaalde gegevens van de geselecteerde correctieve werkopdracht ingevuld. Op deze manier kan er snel een vergelijkbare werkopdracht worden aangemaakt.
|
 | Terug naar uitgegeven | Met deze knop kan een werkopdracht in status 'Gereed' opnieuw naar toegewezen worden. Wanneer op deze knop wordt geklikt opent het dialoogvenster voor toewijzen/inplannen van een werkopdracht. Wanneer de werkopdracht een vakgroep en/of ploeg heeft, kan deze niet aangepast worden. Zodra de werkopdracht weer in de status 'Uitgegeven' staat kan dit wel weer worden aangepast (door middel van de knop 'Toewijzen'). |