Übersicht
Als Planer kannst du Abwesenheiten direkt erstellen, ohne den Antrags-Workflow:
Sofort genehmigt (kein "Ausstehend"-Status)
Für alle Mitarbeiter
Von mehreren Stellen aus erreichbar
Wann nutzen:
Schnelle Eintragung von Urlaub oder Krankheit
Rückwirkende Korrekturen
Planung im Voraus
Wenn kein Genehmigungsprozess nötig ist
Abwesenheit erstellen
Du hast drei Möglichkeiten, Abwesenheiten zu erstellen:
Option 1: Vom Kalender aus
Öffne "Planung" (Kalender)
Klicke auf "Neu"
Wähle "Abwesenheit"
Fülle das Formular aus (siehe unten)
Option 2: Von der Abwesenheiten-Übersicht
Öffne "Kalender"
Klicke auf "Abwesenheiten"
Die Übersichtstabelle öffnet sich
Klicke auf "+ Neu"
Fülle das Formular aus
Option 3: Vom Mitarbeiterprofil
Öffne "Mitarbeiter"
Klicke auf "Abwesenheiten"
Die Übersichtstabelle öffnet sich
Klicke auf "+ Neu"
Fülle das Formular aus
Formular ausfüllen
Abwesenheitstyp:
Wähle die Art (z.B. "Urlaub", "Krankheit")
(Bei Option 3 bereits vorausgewählt)
Mitarbeiter:
Wähle den betroffenen Mitarbeiter
Zeitraum:
Von-Datum: Startdatum
Bis-Datum: Enddatum
Ganzer Tag / Halber Tag:
Bei einem Tag: Ganzer Tag, Erste Hälfte oder Zweite Hälfte
Bei mehreren Tagen:
Erster Tag: Nur "Zweite Hälfte" oder "Ganzer Tag" möglich
Letzter Tag: Nur "Erste Hälfte" oder "Ganzer Tag" möglich
Notiz:
Optional: Grund, Kontaktinformationen, etc.
Nach dem Erstellen
Was passiert:
Abwesenheit ist sofort genehmigt (kein "Ausstehend"-Status)
Erscheint im Kalender mit entsprechender Farbe
Wird vom Urlaubskonto abgezogen (falls Abwesenheitsplan zugewiesen)
Beeinflusst Überstundenberechnung (falls Arbeitszeitplan zugewiesen)
Mitarbeiter sieht die Abwesenheit in seinem Dashboard und Terminliste
Wichtig: Anders als beim Antrags-Workflow:
Kein Genehmigungsschritt nötig
Kein Benachrichtigungs-Posteingang
Direkt final gebucht
Genehmigte Abwesenheiten bearbeiten
Du kannst alle Abwesenheiten jederzeit bearbeiten (eigene und von Mitarbeitern):
Vom Kalender aus:
Bewege die Maus über eine Abwesenheit (oder klicke direkt darauf → weiter mit Schritt 4)
Ein Popup mit Abwesenheitsinformationen erscheint
Klicke auf "Bearbeiten" im Popup
Das Formular öffnet sich
Ändere gewünschte Felder
Speichere
Von der Abwesenheiten-Übersicht:
Öffne die Übersichtstabelle ("Abwesenheiten")
Wähle das Jahr und den Abwesenheitstyp
Klicke auf einen Mitarbeiter
Finde die Abwesenheit in der Liste
Wähle "Bearbeiten"
Das Formular öffnet sich
Speichere
Was kann geändert werden:
Mitarbeiter
Zeitraum (Von/Bis)
Ganzer/Halber Tag
Notiz
Was kann NICHT geändert werden:
Abwesenheitstyp (fixiert)
Bei Änderungen:
Urlaubskonto wird automatisch angepasst
Überstundenberechnung wird neu berechnet
Kalender wird aktualisiert
Abwesenheiten löschen
Vom Kalender aus:
Bewege die Maus über eine Abwesenheit
Ein Popup erscheint
Klicke auf "Löschen" im Popup
Bestätige die Sicherheitsabfrage
Von der Abwesenheiten-Übersicht:
Öffne die Übersichtstabelle
Wähle das Jahr und den Abwesenheitstyp
Klicke auf einen Mitarbeiter
Finde die Abwesenheit
Wähle "Löschen"
Bestätige
Was passiert beim Löschen:
Abwesenheit verschwindet aus dem Kalender
Tage werden wieder dem Urlaubskonto gutgeschrieben
Überstundenberechnung wird angepasst
Keine Wiederherstellung möglich
Wichtig:
Alle Planer können alle Abwesenheiten löschen
Auch vergangene Abwesenheiten können gelöscht werden
Vorsicht bei bereits abgeschlossenen Zeiträumen (z.B. für Lohnabrechnung)
Berechtigungen
Alle Planer können:
Abwesenheiten für alle Mitarbeiter erstellen
Alle Abwesenheiten bearbeiten
Alle Abwesenheiten löschen (nur "Verantwortliche Genehmiger" können Anträge löschen)
Unabhängig von:
"Verantwortliche Genehmiger" (gilt nur für Antrags-Workflow)
Mitarbeiter-Zuweisungen
Teams oder Gruppen
Hinweis: Wenn du eine Abwesenheit direkt erstellst, umgehst du den Genehmigungs-Workflow. Für normale Urlaubsanträge siehe "Abwesenheiten beantragen" und "Abwesenheitsanträge genehmigen".