Pour envoyer votre offre, rendez-vous dans l'interface de cette dernière et cliquez sur le bouton d'action contenant les trois points de suspension. Dans le menu déroulant, cliquez ensuite sur "Envoyer l'offre".
Le menu de gestion d'envoi de l'offre s'ouvre alors latéralement. Par défaut, votre offre est envoyée sans lettre d'accompagnement. Vous pouvez décider d'en inclure une en cliquant sur le bouton destiné à cette fonctionnalité.
Vous pouvez ensuite décider d'inclure une lettre d'accompagnement prédéfinie. Vous pouvez également décider de rédiger votre lettre librement dans le cadre destiné à la rédaction de texte.
Pour établir une lettre d'accompagnement prédéfinie, rendez-vous dans les paramètres de votre logiciel
L'encadré destiné aux signataires est obligatoire si vous décidez de joindre une lettre d'accompagnement. Lorsque vous cliquez sur cet encadré, un menu déroulant reprenant l'ensemble des personnes éligible à la signature s'ouvre. Vous pouvez librement chercher dans ce menu ou encoder le nom de la personne voulue.
En bas du cadre destiné à la rédaction de texte, deux boutons "Editer" et "Prévisualiser" sont disponibles. Lorsque vous êtes en format "Editer", vous pouvez librement modifier votre texte. Lorsque vous êtes en format "Prévisualiser", vous pouvez obtenir un aperçu du rendu du code que vous avez intégré dans votre texte.
Un article de notre centre d'aide détaille comment intégrer du code dans vos textes.
Lorsque vous avez terminé votre lettre d'accompagnement, cliquez sur "Confirmer".
Par défaut, votre offre est envoyée sans annexe. Vous pouvez décider d'en inclure en cliquant sur le bouton destiné à cette fonctionnalité.
De la même manière que pour la lettre d'accompagnement, vous pouvez décider d'inclure une annexe prédéfinie ou décider de la rédiger vous-même.
Pour établir vos annexes prédéfinies, rendez-vous dans les paramètres de votre logiciel
Lorsque vous avez terminé de rédiger vos annexes, cliquez sur "Confirmer".
Vous devez ensuite procéder à la génération du fichier qui contiendra votre offre. Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
Vous pouvez générer l'offre dans le template du métré d'origine (version Excel)
Vous pouvez générer l'offre dans le template de votre entreprise (version Excel)
Vous pouvez générer l'offre dans le template de votre entreprise (version PDF)
Vous avez également d'afficher le montant total de votre offre en toute lettre.
Vous pouvez également décider de comment vous souhaiter afficher les lignes dont les montants sont nuls :
Afficher "0,00 €"
Afficher "Inclus"
Vous pouvez ensuite décider de comment vous souhaitez afficher les références de chaque ligne de votre offre :
En mode "Référence contexte"
En mode "Référence métré"
"Référence contexte" est un affichage dynamique qui évolue en s'adaptant avec vos modifications de ligne dans votre offre tandis que "Référence métré" conserve les références déjà établies dans le métré de base. Attention aux confusions, il se peut que, en conséquence, vous ayez des références différentes de votre client.
Lorsque vous avez fini vos configurations, cliquez sur générer les fichiers.
Pour compléter la génération du fichier, il vous faut associer les bonnes colonnes de votre offre aux bonnes colonnes du template dans lequel sera importé votre offre. Sélectionnez d'abord le template voulu.
Un encadré apparaîtra alors vous permettant d'associer les colonnes correspondantes.
Lorsque vous avez fini d'associer les colonnes, cliquez sur "valider les correspondances".
Le fichier sera alors généré et vous pouvez cliquer sur "Confirmer".
Il vous reste ensuite à rédiger l'e-mail par lequel vous allez envoyer votre offre. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Envoyer l'e-mail".
