L’automatisation des contrats de maintenance vise à simplifier la gestion administrative en utilisant les changements de statut des chantiers pour déclencher automatiquement la génération de contrats associés. Cette méthode permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité globale.
Configuration de l’automatisation
Pour paramétrer l’automatisation :
Accédez à Paramètres > Maintenances > Types de maintenance.
Créez un nouveau type de maintenance.
Dans l’accordéon Contexte de types de maintenance :
Sélectionnez Chantier.
Indiquez le statut du chantier qui, lorsqu’il sera atteint, déclenchera automatiquement la création du contrat.
Définition du modèle de contrat de maintenance
Une fois le type de maintenance défini, vous devez créer le modèle utilisé par l’automatisation :
Rendez-vous dans Paramètres > Maintenances > Modèles de contrats de maintenance.
Créez un nouveau modèle et complétez les sections suivantes :
Informations principales
Centre de production (Recherche template) : Centre de production du chantier concerné.
Département (Recherche template) : Département du chantier concerné.
Centre de production : Lieu où sera généré le contrat.
Département : Département affecté au contrat.
Type de maintenance : Type déjà configuré.
Sujet : Nom ou titre du contrat.
Date de début : Choisissez parmi :
Date du jour, Date réception chantier, Date fin de chantier
Veillez à choisir une date disponible lors de l’activation de l’automatisation.
Durée : Indiquez la durée en années.
Périodicité entre maintenances : Indiquez l’intervalle en mois.
Période de renonciation avant fin : Nombre de mois avant expiration du contrat.
Début de garantie articles :
Choisissez parmi : Date du jour, Date réception chantier, Date fin de chantier.
Section Facturation
Domiciliation : Précisez si les factures seront gérées par domiciliation.
Statut contrat : Statut à partir duquel la facture récurrente sera générée.
Niveau de TVA : Taux applicable.
Périodicité : Choisissez parmi : Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle.
Première date de génération : Délai avant l’émission de la première facture.
Dernière date de génération : (Optionnel) Date limite d’émission des factures.
Valider et envoyer : Spécifiez si les factures doivent être validées et envoyées automatiquement ou créées en brouillon.
Type d’email : Modèle de mail utilisé pour l’envoi automatique.
Section Prix
Définissez les tarifs en fonction de la domiciliation et de la période concernée.
En appliquant ces étapes, vous serez en mesure de configurer une gestion automatisée des contrats de maintenance, adaptée à vos besoins professionnels tout en garantissant une précision maximale.