Oppgaver hjelper teamet ditt med å koordinere bemanning av skift, følge opp fremdriften og kommunisere med kunder ved behov. En oppgave kan opprettes for ett eller flere skift.
Opprett en oppgave
Du kan opprette en oppgave på flere måter:
Når du oppretter et oppdrag – Aktiver Opprett en oppgave. Når du klikker Opprett, åpnes vinduet Legg til oppgave.
For ett enkelt skift – Åpne skiftet, klikk Flere handlinger, og velg Legg til oppgave for kolleger.
For flere skift – Velg skiftene og klikk Alternativer → Opprett en oppgave.
Som en massehandling – Bruk Velg under Flere handlinger øverst til høyre på skiftet for å markere flere skift, og klikk deretter Legg til oppgave.
Konfigurer oppgaven
I vinduet Legg til oppgave fyller du inn:
Beskrivelse
Prosjektteam som er ansvarlig for oppgaven
Prioritet
Frist (dato og klokkeslett)
Handling ved overskredet frist
Velg hva som skal skje dersom ingen talent er tildelt før oppgavens frist.
Ikke løst og rapporter – Markerer automatisk skift uten tildelt talent som Ikke løst og sender e-post og/eller SMS til de valgte mottakerne.
Kun Ikke løst – Markerer automatisk skift uten tildelt talent som Ikke løst, uten å sende varsler.
Ingen handling – Skiftstatusen endres ikke, og ingen varsler sendes. Dette alternativet er beregnet for intern oppfølging.
Hvis du velger Ikke løst og rapporter, må du angi kontaktene som skal motta e-post og/eller SMS.
Handling ved fullføring
Velg hva som skal skje når oppgaven blir fullført.
Ingen handling – Ingen varsler sendes når talenter er tildelt.
Send en melding – Sender e-post og/eller SMS til de valgte mottakerne når skiftene er bemannet.
Merk: E-postadressene du velger under Ikke løst og rapporter, fylles automatisk inn når Send en melding velges som handling ved fullføring.
Hvis alle skiftene i oppgaven blir bemannet før fristen, sendes meldingen umiddelbart.
Hvis bare noen av skiftene blir bemannet før fristen, sendes både meldingen om fullføring og meldingen om Ikke løst (hvis aktivert) ved oppgavens frist.
Når en oppgave er lagt til, vises et oppgaveikon nederst til høyre på skiftet. Hold musepekeren over ikonet for å se oppgavedetaljene, eller klikk Rediger oppgave for å oppdatere oppgaven ved behov.
Når en oppgave blir forsinket, blir oppgaveikonet grått, slik at du enkelt kan identifisere oppgaver med overskredet frist.
Administrer oppgaver
Når en oppgave er opprettet, vises en oppgaveetikett på de valgte skiftene. Hold musepekeren over etiketten for å se oppgavedetaljer, eller klikk Rediger oppgave for å oppdatere oppgaven.
Du kan administrere alle oppgaver fra siden Oppgaver i menyen til venstre.
Her kan du:
Søke etter oppgaver.
Bytte mellom Alle oppgaver og Mine oppgaver.
Filtrere oppgaver etter Til behandling, Pågår, Forsinket, Fullført, Forkastet eller Delvis fullført.
Sortere oppgaver etter Status, Prioritet eller Frist.
Hver rad representerer en oppgave og viser viktig informasjon. Klikk på oppgavestatusen for å åpne det tilknyttede prosjektet, eller hold musepekeren over Tidsplanperiode eller Bemannede skift for å se mer informasjon.
Bruk Flere handlinger for å Redigere, Forkaste eller Slette en oppgave.
