Dúvidas respondidas
Como importar uma planilha de clientes no Monde?
Como importar pessoas de um arquivo .xlsx ou .csv pelo Monde Web?
Como escolher o campo de cada coluna da planilha no Monde Web?
Por que algumas pessoas da planilha não foram importadas?
Quantas pessoas posso importar de uma vez pelo Monde Web?
Como saber quais pessoas ficaram de fora da importação e por quê?
O que você vai resolver
Neste artigo, você vai aprender a importar uma planilha de pessoas no Monde Desktop e no Monde Web.
Público-alvo: equipe administrativa da agência.
Requisitos: a planilha no padrão do Monde e a permissão para editar pessoas.
A importação de cadastros no Monde permite cadastrar pessoas físicas e jurídicas de forma mais rápida, usando uma planilha como base.
Esse processo pode ser usado para importar clientes, fornecedores e outros tipos de pessoas, desde que a planilha esteja corretamente preenchida e formatada.
Antes de iniciar a importação, confira se sua planilha está no padrão correto.
Para isso, acesse o artigo: Como criar planilhas para importação.
A importação pode ser feita no Monde Desktop ou no Monde Web. Veja a seguir os dois caminhos.
Antes de começar
Verifique alguns pontos importantes:
A planilha deve estar no formato .xlsx.
A primeira linha da planilha deve conter os nomes das colunas.
Os dados devem começar a partir da segunda linha.
Os campos precisam estar organizados conforme o modelo indicado no artigo de criação de planilhas.
O tipo de pessoa deve ser identificado corretamente:
F para pessoa física.
J para pessoa jurídica.
Passo a passo para importar clientes no Monde Desktop
1. Acesse a tela de Pessoas
No Monde, acesse: Cadastros > Pessoas
Ou, se preferir, clique diretamente no atalho Pessoas.
2. Limpe os filtros da tela
Antes de iniciar a importação, limpe os filtros da tela de Pessoas.
Isso evita que algum filtro ativo interfira na visualização ou conferência dos cadastros após a importação.
3. Abra a tela de importação
Na tela Pessoas, clique em qualquer espaço em branco da tela.
Depois, pressione o atalho: Ctrl + Shift + F1
Uma nova janela será aberta.
4. Selecione o tipo de importação
Na janela exibida, selecione a opção: Excel
Depois, clique em Avançar.
5. Selecione a planilha no computador
No campo Importar do arquivo, clique nos três pontinhos (...) para localizar a planilha no computador.
Ao abrir a pasta onde o arquivo está salvo, altere o tipo de arquivo para: Excel 12 Workbook (*.xlsx)
Depois, selecione a planilha desejada e clique em Abrir.
6. Configure a leitura da planilha
Com a planilha selecionada, localize o campo Trim values.
Selecione a opção: Trim
Depois, clique em Avançar.
Essa opção ajuda a remover espaços desnecessários no início ou no fim dos dados da planilha.
7. Informe a linha inicial dos dados
Na próxima tela, preencha o campo Primeira linha com o número: 2
Em seguida, marque a opção: Exibir cabeçalho do arquivo
Depois, clique em Avançar.
Essa configuração indica que a primeira linha da planilha contém apenas os nomes das colunas, e que os dados a serem importados começam na segunda linha.
8. Confira as colunas da planilha
Maximize a janela para visualizar melhor os dados.
Para isso, clique no botão de expansão no canto superior direito.
Depois, confira se os nomes das colunas estão correspondendo corretamente aos campos exibidos na linha 1.
Se algum campo estiver incorreto, selecione manualmente a coluna correta antes de continuar.
Após revisar as colunas, clique em Avançar.
Essa conferência é importante para evitar que informações sejam importadas no campo errado, por exemplo, CPF no campo de telefone ou e-mail no campo de endereço.
9. Informe o tipo de pessoa
No campo Tipo, informe o tipo de cadastro que será importado:
Digite "F" para pessoa física.
Digite "J" para pessoa jurídica.
Atenção: é necessário digitar também as aspas. Exemplo:
"F"
ou
"J"
10. Finalize a importação
Clique em: Avançar > Avançar > Executar
Aguarde a finalização do processo.
Ao concluir, acesse novamente a tela de Pessoas e confira se os cadastros foram importados corretamente.
Passo a passo para importar clientes no Monde Web
No Monde Web, a planilha aparece na tela com o campo do Monde em cima de cada coluna, e você confere coluna a coluna antes de importar, como no Monde Desktop. A coluna com o nome de um campo do cadastro já vem com ele escolhido. Os nomes reconhecidos estão em Como criar planilhas para importação.
Envie a planilha e confira as colunas
No Monde Web, acesse Cadastros > Pessoas.
Clique no botão ⋮, acima da lista, e escolha Importar Dados.
No campo Planilha, escolha o arquivo .xlsx ou .csv e clique em Continuar. Enquanto o Monde lê o arquivo, a tela mostra Abrindo a sua planilha.
Cada coluna mostra a letra e o nome dela, como no Excel, o campo do Monde escolhido e as primeiras linhas da planilha. Troque o campo que estiver errado. Cada campo vai em uma coluna só: o campo que já está em outra coluna aparece apagado na lista, com o nome dela, como Cidade (na coluna Cidade). Para usá-lo, troque primeiro o campo da outra coluna.
Nas colunas em laranja, marcadas com Escolha o campo, escolha o campo do Monde ou Não importar. O aviso no alto da tela mostra quantas colunas faltam.
Em Tipo de pessoa, mantenha Pela coluna Tipo ou pelo CPF/CNPJ de cada linha ou escolha Todas são pessoa física ou Todas são pessoa jurídica. Clique em Continuar. Enquanto o Monde confere a planilha inteira, a tela mostra Conferindo as pessoas da planilha.
Para trocar a planilha, clique em Voltar enquanto a tela mostra Abrindo a sua planilha ou na conferência das colunas e escolha outro arquivo. Enquanto a tela mostra Conferindo as pessoas da planilha, Voltar leva de volta à conferência das colunas, com as escolhas que você fez.
Confira o resumo e importe
Confira o resumo e clique no botão Importar, que mostra quantas pessoas serão importadas, como Importar 29 pessoas.
Acompanhe a gravação pela barra, que mostra quantas pessoas já foram gravadas. Você pode continuar usando o Monde enquanto isso. Quando a importação terminar, você recebe uma notificação no sino, e ela abre o resultado.
Se você recarregar a página, ou voltar a ela pelo botão Voltar do navegador, a importação continua na etapa em que estava.
Quem pode importar e o tamanho da planilha
A opção Importar Dados do menu ⋮ aparece para quem tem permissão para editar pessoas.
No Monde Web, a planilha pode ter até 65.000 pessoas, até 200 colunas e até 30 MB. A planilha .xls (Excel 97-2003) não é aceita no Monde Web: salve-a como .xlsx antes de enviar. Nas planilhas grandes, a conferência e a gravação levam alguns minutos.
Quando outras agências estão importando planilhas ao mesmo tempo, a sua espera a vez: a tela continua em Abrindo a sua planilha, Conferindo as pessoas da planilha ou com a barra parada, e anda sozinha quando chega a vez dela.
O que o resumo informa
Antes de gravar, o Monde Web confere a planilha e mostra, em destaque, quantas pessoas serão importadas, de quantas tem a planilha. Embaixo, em Ficam de fora, cada motivo aparece com a quantidade:
Têm CPF/CNPJ repetido na planilha: só a primeira pessoa de cada CPF ou CNPJ é importada. As outras são ignoradas.
Já estão cadastradas no Monde: já existe uma pessoa no sistema com o mesmo CPF ou CNPJ. O cadastro que já existe não é alterado.
Se clicar em Voltar, você volta para a conferência das colunas, com as escolhas que fez, e nada é importado.
O resultado da importação
Ao terminar, a tela mostra no alto quantas pessoas foram cadastradas e quantas não cadastradas, de quantas tem a planilha. Embaixo:
Por que não foram cadastradas, com a quantidade de cada motivo:
Não passaram nas regras do cadastro, como a linha sem nome. Clique em Baixar a lista para corrigir para baixar um arquivo .csv com cada uma dessas pessoas: a Linha na planilha em que ela estava, as colunas que você importou e o Motivo. Corrija os dados na própria lista e importe-a de novo: as colunas são reconhecidas pelo nome, e a Linha na planilha e o Motivo já vêm marcados como Não importar.
Tinham CPF/CNPJ repetido na planilha: só a primeira linha de cada CPF ou CNPJ foi importada.
Já estavam cadastradas no Monde: o cadastro que já existe não foi alterado.
Confira nas cadastradas: quantas pessoas foram cadastradas sem cidade, porque a cidade da planilha não está na lista de cidades do Monde, e quais são essas cidades. Clique em Ver as pessoas sem cidade para abrir Cadastros > Pessoas já filtrada por quem você cadastrou nos dias da importação, sem cidade. A consulta mostra também quem veio com a cidade em branco na planilha. Abra cada cadastro, escolha a cidade e salve: a pessoa corrigida sai do filtro.
O resultado fica disponível por 7 dias depois do fim da importação, pelo link do aviso no sino. Depois disso, ele e a lista de quem ficou de fora são apagados.
O que acontece com cada pessoa
O tipo vem da coluna Tipo. Na linha sem ele, vem do documento: só CPF é pessoa física, só CNPJ é pessoa jurídica. Com os dois ou com nenhum, a linha precisa do F ou do J.
O Vendedor é encontrado pelo nome exato de um vendedor ativo. Se o nome não bater, a pessoa é cadastrada sem vendedor.
A Cidade é procurada pelo nome e pela UF entre as cidades da lista do Monde, sem diferenciar acento nem maiúscula. Se nenhuma corresponder, a pessoa é cadastrada sem cidade, e o resultado e o aviso do sino listam as cidades que não foram encontradas. Para achar essas pessoas depois, use o filtro Sem cidade da consulta de Pessoas.
CPF, CNPJ ou e-mail inválido é apagado, e a pessoa é cadastrada sem ele.
Os campos que não são do tipo da pessoa ficam em branco. Por exemplo, o CNPJ de uma linha com tipo F.
A pessoa que não pode ser cadastrada, como a linha sem nome, fica de fora. O aviso do sino mostra o nome dela, e a lista de quem ficou de fora, no resultado, traz o motivo.
Mensagens da conferência das colunas
"2 colunas estão sem campo. Escolha o campo delas ou marque Não importar.": alguma coluna ainda está com Escolha o campo. Escolha o campo de cada uma ou marque Não importar.
"Escolha a coluna que tem o Nome das pessoas.": nenhuma coluna está com o campo Nome. Escolha o campo Nome em cima da coluna com o nome das pessoas.
"Escolha a coluna que tem o Tipo (F ou J) ou o CPF/CNPJ, ou marque se todas são pessoa física ou jurídica.": nenhuma coluna está com o campo Tipo, CPF, CNPJ ou CPF ou CNPJ. Escolha um deles em cima da coluna certa, ou marque Todas são pessoa física ou Todas são pessoa jurídica.
"O campo Nome está em mais de uma coluna. Deixe-o em uma só.": duas colunas foram ligadas ao mesmo campo. Deixe o campo em uma coluna e escolha outro campo, ou Não importar, para a outra.
Mensagens ao enviar a planilha
"O arquivo tem mais de 30 MB. Divida a planilha e importe uma parte de cada vez.": separe a planilha em arquivos menores.
"A planilha .xls (Excel 97-2003) não é aceita. Abra-a no Excel, salve como Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx) e envie de novo.": no Excel, clique em Arquivo > Salvar como, escolha o tipo Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx) e envie esse arquivo.
"A planilha tem mais de 200 colunas. Deixe só as colunas com os dados das pessoas e envie de novo.": apague as colunas que não vão para o cadastro e envie de novo.
"A planilha tem mais de 65.000 pessoas. Divida o arquivo e importe uma parte de cada vez.": separe a planilha em arquivos menores.
"A planilha é grande demais para ler de uma vez. Divida o arquivo e importe uma parte de cada vez.": separe a planilha em arquivos menores.
"Não foi possível ler o arquivo. Envie uma planilha .xlsx ou .csv.": o arquivo não é uma planilha nesses formatos. Salve a planilha como .xlsx e envie de novo.
"A planilha não tem pessoas para importar.": a planilha só tem a linha do cabeçalho, ou as linhas de pessoas estão em branco. Preencha as pessoas abaixo do cabeçalho e envie de novo.
Mensagens da conferência da planilha
"Não foi possível concluir a importação. A coluna TIPO não foi preenchida ou não existe na planilha.": alguma linha está sem o tipo e sem CPF ou CNPJ, ou tem os dois. Preencha F ou J nessas linhas e envie a planilha de novo, ou escolha o mesmo tipo para todas as pessoas em Tipo de pessoa. O link da mensagem abre o artigo de como criar a planilha.
"Não foi possível conferir a planilha. Envie-a de novo e, se o erro continuar, fale com o Suporte.": o Monde não conseguiu terminar a leitura ou a conferência. Nenhuma pessoa foi gravada. Envie a planilha de novo e, se a mensagem voltar, fale com o Suporte.
Mensagens da gravação
"Nenhuma pessoa foi importada", no sino: nenhuma linha da planilha pôde ser cadastrada. Abra o resultado pelo aviso e baixe a lista de quem ficou de fora para ver o motivo de cada pessoa. Corrija a lista e importe-a de novo.
"2 cidades não estão na lista de cidades do Monde e as pessoas delas foram cadastradas sem cidade", no sino: o nome da cidade na planilha não corresponde a nenhuma cidade da lista do Monde naquela UF, como um nome com erro de digitação. Abra o cadastro dessas pessoas e escolha a cidade no campo Cidade.
"A importação parou depois de cadastrar 12.300 pessoas. Envie a planilha de novo, e quem já tem CPF ou CNPJ cadastrado fica de fora. Antes, tire da planilha quem não tem CPF nem CNPJ e já está em Pessoas.": a gravação parou no meio, e a mensagem diz quantas pessoas já entraram. Ao enviar a planilha de novo, quem já foi cadastrado com CPF ou CNPJ aparece no resumo como já cadastrado e fica de fora. Quem não tem CPF nem CNPJ seria cadastrado de novo: procure essas pessoas em Cadastros > Pessoas e tire da planilha as que já estão lá antes de enviar.
"A importação parou antes de cadastrar a primeira pessoa. Envie a planilha de novo.": nenhuma pessoa da planilha foi gravada. Envie a mesma planilha de novo.
Mensagem do link do resultado
"Esta importação não está mais disponível. Cada importação fica guardada por 7 dias depois da última etapa.": o link do aviso no sino abriu um resultado que já foi apagado, ou uma importação parada no meio por mais de 7 dias. Para importar, envie a planilha de novo.
Para conferir que deu certo: no Monde Web, em Cadastros > Pessoas, procure pelo nome de uma das pessoas da planilha.
Como conferir a quantidade de cadastros importados
Para verificar a quantidade de cadastros importados no Monde Desktop:
Acesse a tela Pessoas.
Clique com o botão direito no rodapé da página.
Selecione a opção Contar.
O sistema exibirá a quantidade de registros encontrados na tela.
Dica importante
Após a importação, revise uma amostra dos cadastros importados.
Confira principalmente:
Nome ou razão social.
CPF ou CNPJ.
E-mail.
Telefone.
Endereço.
Tipo de pessoa, física ou jurídica.
Essa conferência ajuda a identificar rapidamente se algum campo foi importado de forma incorreta.