Dúvidas respondidas
Como liberar ou bloquear o que um usuário pode fazer no Monde?
Como adicionar um usuário a um grupo de permissões?
Como criar um grupo de permissões no Monde Web?
Como restringir as contas que um grupo de usuários acessa?
Como encontrar uma permissão específica na lista de direitos?
Como saber o que cada permissão libera?
O que acontece com os direitos ao desmarcar o Acesso Total no Monde Web?
Para que serve o campo de empresa na seção Direitos do Monde Web?
Como mudar as empresas em que um usuário recebe o grupo?
O que fazer quando outra pessoa altera o grupo ao mesmo tempo?
Como saber quem alterou as permissões de um grupo?
O que você vai resolver
Neste artigo, você vai aprender a criar e editar grupos de permissões, adicionar usuários a eles e definir os direitos e as contas que cada grupo libera, no Monde Web e no Monde Desktop.
Público-alvo: administradores do sistema, os usuários com Acesso Total, que são os únicos que veem a tela Permissões de Acesso.
Requisitos: o usuário que vai receber as permissões já cadastrado no sistema. Veja como convidar um novo usuário.
Neste artigo vamos falar sobre configurar permissões de acesso para um usuário, adicionar um novo grupo (função) de usuários em permissão de acesso, alterar o administrador do sistema.
Configurar permissões de acesso para um usuário
Para configurar as permissões de acesso de um usuário é necessário adicioná-lo a um ou mais grupos.
O usuário terá todas as permissões de acesso dos grupos que ele for adicionado.
No Monde Desktop
Para adicionar um usuário a um grupo, siga o seguinte procedimento:
No Monde Desktop, acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso;
Clique em Pesquisar para exibir as funções cadastradas e acesse com duplo clique na função deste usuário para editar (Administrador, Vendedor, Financeiro, etc.);
Em Manutenção de Grupo, em Usuários clique em Adicionar;
Em Selecione, informe o usuário e a empresa e confirme.
Observação: Caso o usuário já esteja logado no sistema, é necessário que ele feche o sistema e efetue login novamente para as permissões serem atualizadas.
Após adicionar o usuário ao grupo, selecione quais funções estarão liberadas a ele no sistema. Os botões vermelhos representam o que está bloqueado, enquanto os verdes representam o que está liberado:
No Monde Web
Para adicionar um usuário a um grupo:
No Monde Web, acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso.
Clique no grupo deste usuário (Administrador, Vendedor, Financeiro etc.) para abrir a edição.
Na seção Usuários, adicione o usuário:
Com uma empresa com licença: escolha o usuário no campo Usuário e clique em Adicionar.
Com mais de uma empresa com licença: clique em Adicionar, escolha o usuário no campo Usuário, marque em Conceder permissão nas seguintes empresas as empresas em que ele recebe o grupo e clique em Confirmar.
Clique em Salvar.
Empresas de cada usuário no Monde Web
Na janela das empresas, o campo Buscar empresa filtra a lista pelo nome, e Selecionar todas marca todas as empresas que estão à mostra. Marcar todas vale para as empresas de hoje: uma empresa cadastrada depois precisa ser marcada no usuário.
Cada usuário aparece uma vez na lista da seção Usuários. Quando há mais de uma empresa, as empresas aparecem abaixo do nome do usuário: as três primeiras e um + com a quantidade das demais; passe o mouse sobre ele para ver os nomes. O usuário que está em todas as empresas aparece com Todas as empresas.
Para mudar as empresas de um usuário que já está no grupo, clique no ícone de lápis da linha dele, marque ou desmarque as empresas, clique em Confirmar e depois em Salvar. O campo Usuário do botão Adicionar mostra só quem ainda não está no grupo.
Tirar um usuário do grupo no Monde Web
Para tirar o usuário do grupo, clique no ícone de lixeira da linha dele, na seção Usuários, confirme a remoção e clique em Salvar. Você não consegue tirar a si mesmo do grupo nem desmarcar o Acesso Total de um grupo em que está: o Monde avisa na hora.
Só as empresas ativas e com licença aparecem para escolha. Se o usuário já estava no grupo numa empresa que ficou sem licença, essa empresa continua na linha dele e aparece marcada ao clicar no lápis, para você desmarcá-la se quiser, mas ninguém novo entra no grupo por ela. Usuários desativados não aparecem na lista do grupo.
No Monde Web, a permissão nova vale a partir da próxima tela que o usuário abrir, sem precisar sair do sistema.
Direitos do grupo no Monde Web
Depois de adicionar o usuário, defina na seção Direitos, ao lado da seção Usuários, o que o grupo libera. Na aba Gerais, o menu ao lado da lista traz as categorias, e cada categoria (Cadastros, Financeiro, Relatórios e as demais) mostra os módulos e os direitos de cada um:
Acessar: libera abrir a tela do módulo. Marcar qualquer outro direito do módulo marca também o Acessar, e desmarcar o Acessar desmarca o módulo inteiro;
Os demais itens (Editar, Excluir, Exportar Dados e outros): liberam cada ação dentro do módulo;
Marcar todos de <categoria>: marca ou desmarca todos os direitos da categoria.
Ver o que cada direito libera no Monde Web
Para saber o que um direito libera, clique no nome dele: uma explicação curta abre logo abaixo do nome. Clique no nome de novo para fechá-la. Clicar no nome não marca o direito; para marcar, clique na caixa de seleção ao lado do nome.
O nome do módulo funciona do mesmo jeito: clique nele para ver o que o módulo libera. Para mostrar ou esconder os direitos do módulo, clique na seta à esquerda do nome.
Empresa da lista de direitos no Monde Web
Se você tiver acesso a mais de uma empresa, o campo Empresa, na aba Gerais da seção Direitos, define as configurações que valem para a lista de direitos. Ele não separa os direitos por empresa: o grupo tem os mesmos direitos em todas as empresas, os usuários continuam com as empresas em que recebem o grupo, e o campo só muda quais direitos aparecem para escolher. Por exemplo, com a fatura de fornecedor só automática, os direitos de gerar a fatura à mão aparecem apenas para uma agência CVC. Trocar de empresa recarrega a tela sem salvar (com alterações pendentes, o Monde pergunta antes), então escolha a empresa antes de marcar os direitos. Num grupo com Acesso Total o campo não aparece, porque não há direitos a escolher.
Ao clicar em Salvar, o grupo fica só com os direitos marcados na lista: o que não aparece para a empresa escolhida sai do grupo, como no Monde Desktop, e o log do grupo registra quais saíram.
Buscar um direito no Monde Web
Para achar um direito específico, digite parte do nome dele no campo Buscar direito, na aba Gerais, acima do menu das categorias. Ficam à mostra só os direitos que contêm o texto, junto do módulo e da categoria em que estão. Ao digitar o nome de um módulo ou de uma categoria, todos os direitos dele aparecem. Apague o texto para ver a lista inteira de novo.
A busca também procura no que o direito libera. Por exemplo, digite histórico para achar os direitos de ver o log. Quando o texto aparece só na explicação, ela aparece ao lado do nome, com o trecho encontrado destacado.
Usuários em mais de um grupo de permissão
O Monde permite que o mesmo usuário esteja vinculado a mais de um grupo de Permissão de Acesso ao mesmo tempo.
Quando um usuário pertence a vários grupos, o sistema considera a permissão mais ampla entre eles. Ou seja, se um grupo permite determinada ação e outro grupo não permite, o usuário conseguirá executar a ação.
Na prática, as permissões se somam e não se restringem entre si.
Exemplo
Se um usuário estiver nos grupos Financeiro e Administrador, e o grupo Administrador tiver acesso a uma função que o grupo Financeiro não possui, o usuário terá acesso a essa função.
Por isso, antes de adicionar uma pessoa em mais de um grupo, revise se a soma das permissões está adequada ao nível de acesso que ela deve ter no sistema.
Permissão: Aba “Contas”
No Monde Desktop, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo e, em Direitos, na aba Contas, informe as contas para restringir o acesso às contas para o usuário, onde:
Se não adicionar nenhuma conta, o usuário terá acesso a todas as contas;
Ao adicionar uma conta, o usuário terá acesso somente as contas adicionadas.
No Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo e, em Direitos, vá até a aba Contas e Cartões:
Com Liberar o acesso a todas as contas e cartões marcado, que é o padrão, o grupo acessa todas.
Para restringir, desmarque a opção, marque as contas do grupo e clique em Salvar.
Com Acesso Total, o grupo já acessa todas as contas e, no Monde Web, a aba não aparece.
As permissões relacionadas as Contas do Monde restringem alguns usos, por exemplo:
Se uma Conta a Pagar tiver uma Conta (Previsão) definida e algum usuário não tiver acesso a essa conta em questão, o campo se mostrará em branco:
Perfil com acesso à conta Santander:
Perfil sem acesso a conta Santander:
Adicionar um novo grupo (função) de usuários em Permissões de Acesso
No Monde Desktop
Para adicionar uma nova função em permissões de acesso:
No Monde Desktop, acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso e clique em Novo;
Em Manutenção de Grupo preencha os dados da nova função onde:
Nome: Insira o nome da nova função;
Acesso Total: Caso a nova função tenha acesso total ao sistema marque esta opção. Essa opção irá liberar todas as permissões listadas e em todas as empresas do sistema;
Direitos: No cadastro da nova função os direitos ficam todos negados (com os ícones em vermelho);
Para liberar um direito, basta clicar no ícone em vermelho da permissão de acesso, onde a sua cor será alterada para verde e a permissão de acesso liberada.
Em Direitos, na aba Contas, caso você queira restringir o acesso de um grupo a somente algumas contas bancárias, faça a adição através da caixa de seleção.
E confirme para concluir o cadastro da nova função.
OK & Cópia: Inicia o cadastro de uma nova função com uma cópia dos direitos da função anterior que estava em edição, sendo útil quando a nova função terá a alteração somente de alguns direitos.
Para utilizar a função de OK & Cópia:
No Monde Desktop, acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso;
Clique em Pesquisar para exibir as funções cadastradas e acesse com duplo clique a função de origem dos direitos (Administrador, Vendedor, Financeiro, etc);
Em Manutenção de Grupo, em Usuários clique em OK & Cópia;
Realize o cadastro da nova função e confirme.
No Monde Web
Para adicionar um novo grupo:
No Monde Web, acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso e clique em Adicionar.
Em Nome, informe o nome do grupo.
Marque Acesso Total, no alto da seção Direitos, se o grupo deve ter todas as permissões em todas as empresas. Com ele marcado, a lista de direitos e as contas saem da tela e fica um aviso de que o grupo libera tudo.
Na seção Usuários, adicione os usuários do grupo, como em Configurar permissões de acesso para um usuário.
Na seção Direitos, marque na aba Gerais o que o grupo libera. Para restringir as contas, desmarque Liberar o acesso a todas as contas e cartões, na aba Contas e Cartões, e marque as contas do grupo.
Clique em Salvar.
O grupo novo aparece na lista da tela Funcionários > Permissões de Acesso, com o Nome e a coluna Acesso Total.
Desmarcar o Acesso Total no Monde Web
No Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo e desmarque Acesso Total, no alto da seção Direitos, para voltar a escolher os direitos e as contas:
Se você marcou o Acesso Total nesta mesma edição, sem salvar: a lista de direitos volta como estava antes de você marcá-lo.
Se o grupo já estava salvo com Acesso Total: todos os direitos aparecem marcados. Desmarque o que o grupo não deve ter e clique em Salvar.
Copiar e excluir o grupo no Monde Web
Para criar um grupo parecido com outro, abra o grupo de origem em Funcionários > Permissões de Acesso e clique em Salvar e copiar. O Monde Web salva o grupo e abre um grupo novo com os mesmos direitos marcados, sem nome, usuários nem contas, para você mudar só o que for diferente.
Para excluir um grupo no Monde Web, clique no ícone de lixeira da linha dele na lista, ou abra o grupo e clique em Excluir. Os usuários do grupo perdem as permissões que ele dava, inclusive você, se estiver no grupo.
Cancelar sai da tela sem salvar e sem perguntar. Já trocar o campo Empresa, na aba Gerais da seção Direitos, com alterações não salvas pede confirmação, porque a tela é recarregada.
Ver quem alterou o grupo
Para ver quem alterou o grupo e o que mudou, abra o grupo no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, e clique em Logs. O log mostra as alterações feitas no Monde Web e no Monde Desktop: grupo criado ou excluído, direitos concedidos ou retirados, contas liberadas ou retiradas e usuários adicionados ou removidos. Quando a alteração é feita no Monde Desktop, a troca do nome e do Acesso Total do grupo também aparece no log.
O grupo excluído sai da lista, e com ele o botão Logs. Para ver o histórico dele, acesse Funcionários > Consulta Global de Log e digite o nome do grupo no campo Buscar.
Mensagens de erro conhecidas
As mensagens abaixo aparecem no Monde Web, ao salvar ou excluir um grupo em Funcionários > Permissões de Acesso.
Adicione ao menos um direito de acesso!
Causa: o grupo não tem Acesso Total e nenhum direito está marcado na seção Direitos.
Solução: no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo, marque ao menos um direito na seção Direitos ou marque Acesso Total, no alto da mesma seção, e clique em Salvar.
Marque as contas e cartões que o grupo acessa ou marque Liberar o acesso a todas as contas e cartões.
Causa: na aba Contas e Cartões, a opção Liberar o acesso a todas as contas e cartões foi desmarcada e nenhuma conta foi marcada na lista.
Solução: no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo e, na aba Contas e Cartões da seção Direitos, marque as contas que o grupo pode usar, ou marque de novo Liberar o acesso a todas as contas e cartões, e clique em Salvar.
Não é possível remover seu próprio acesso
Causa: você tentou tirar a si mesmo de um grupo ou desmarcar o Acesso Total de um grupo em que está.
Solução: peça a outro administrador que faça a alteração no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso.
Outro usuário alterou este grupo enquanto você editava
Causa: enquanto você editava o grupo, outra pessoa salvou o mesmo grupo, no Monde Web ou no Monde Desktop. Para não desfazer a alteração dela, o Monde não gravou a sua.
Solução: no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo de novo, confira como ele ficou e refaça as suas alterações. Se a mensagem disser que o grupo foi excluído, ele não existe mais: crie um novo grupo, se precisar.
Marque ao menos uma empresa!
Causa: a agência tem mais de uma empresa e você clicou em Confirmar, na janela de usuário da seção Usuários, sem marcar nenhuma empresa em Conceder permissão nas seguintes empresas.
Solução: no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo e, na mesma janela, marque as empresas em que o usuário recebe o grupo e clique em Confirmar. Para tirar o usuário do grupo, use o ícone de lixeira da linha dele.
Selecione um usuário!
Causa: você clicou em Adicionar (com uma empresa) ou em Confirmar (com mais de uma) na seção Usuários sem escolher o usuário.
Solução: no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo, escolha o usuário no campo Usuário da seção Usuários e clique em Adicionar ou em Confirmar.
Dicas
Os administradores dos grupos devem ficar atentos as permissões de:
Vendas e Financeiro: Atentem-se as permissões de configurações, exclusões, cancelamentos e alterações que seus vendedores não têm necessidade de efetuar.
Por exemplo, a permissão de Fechar Caixa deve ser liberada somente ao responsável por controlar o departamento financeiro. A permissão de Reabrir Caixa deve somente ser liberada para o dono da empresa, pois em teoria ele precisa saber o porquê o caixa teve que ser reaberto.
⚠️ Atenção: Se você deseja restringir que um vendedor ou funcionário visualize os valores de comissão, over e receita, acesse as Permissões de Acesso (no Monde Desktop ou no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso) e desmarque a opção: Visualizar colunas de comissão, over e receita.
Essa configuração oculta essas informações somente nos relatórios, mas não impede a visualização na tela da venda (produto).
Permissões de Acesso: Essa permissão libera o usuário para editar qualquer permissão de acesso ao sistema, de qualquer pessoa, inclusive a de administrador.
Acesso Total: Caso esse botão esteja selecionado, você permitirá que os usuários inseridos nesse grupo tenha todas as permissão em todas as empresas. Portanto, fique atento a essa configuração.
Padrão de direitos: Existem diversos direitos de acesso que podem ser dados aos usuários do sistema, a maioria dos cadastros segue o mesmo padrão de 3 direitos básicos de acesso: Leitura, Edição e Exclusão.
Por exemplo, para dar direito somente de leitura ao cadastro de Navios clique somente no item Navios na lista de direitos e deixe-o na cor verde. No caso o usuário terá direito a somente ler os cadastros de navios, mas não poderá cadastrar novos navios, editar e nem excluir:
Caso você queira dar permissão para o usuário cadastrar novos navios, libere a opção Editar.
A opção de somente leitura sem editar (cadastrar) serve para todas as outras permissões.
No Monde Web, a leitura é o item Acessar do módulo, na categoria dele, na seção Direitos.
Alterar o administrador do sistema
Para alterar um administrador do sistema é necessário obter a senha do administrador atual.
Somente com a senha do administrador atual é que será possível adicionar um novo administrador e remover o atual.
No Monde Desktop
No Monde Desktop, acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso;
Acesse com um duplo clique o grupo Administrador;
Clique no botão Adicionar e selecione no campo Usuário o nome do novo administrador e no campo Empresa, a empresa que ele deve ter acesso total. Atenção: caso esteja selecionado a opção Acesso Total, esse usuário terá a acesso a todas as empresas do sistema.
O novo administrador do sistema precisa estar cadastrado e definido como usuário. Veja como convidar um novo usuário.
Para remover o administrador atual, entre no sistema com o login do novo administrador. Acesse o menu Funcionários > Permissões de Acesso, de duplo clique sobre o grupo Administrador, na tela Manutenção de Grupos selecione o administrador anterior e faça a exclusão pelo botão Remover.
Clique em “Sim” para confirmar e OK para finalizar.
No Monde Web
No Monde Web, o caminho é o mesmo: em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo Administrador, adicione o novo administrador na seção Usuários e clique em Salvar. Para remover o administrador anterior, entre com o login do novo administrador, abra o grupo Administrador, clique no ícone de lixeira da linha do administrador anterior e clique em Salvar.
Para conferir que deu certo: no Monde Web, em Funcionários > Permissões de Acesso, abra o grupo Administrador e veja se o novo administrador aparece na seção Usuários.