Dúvidas respondidas
Como convidar um usuário para a agência?
Posso usar o e-mail de alguém que saiu da agência em um novo convite?
Como reativar um usuário que foi desativado?
Preciso convidar de novo quem já tem usuário desativado?
Por que o Monde diz que o e-mail já está em uso ao enviar um convite?
O que você vai resolver
Neste artigo, você vai aprender a convidar, localizar, desativar e reativar usuários no Monde, e a reaproveitar o e-mail de acesso de quem saiu da agência.
Público-alvo: Administradores da agência
Requisitos: Acesso de administrador à tela Usuários — no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários
O cadastro de usuários no Monde está passando por uma atualização.
Por isso, existem duas formas de gerenciar usuários:
Nova forma: o usuário acessa o Monde usando um e-mail como login.
Forma antiga: o usuário acessa o Monde usando um nome de usuário e senha.
Neste artigo, os dois modelos estão separados em blocos diferentes para facilitar a leitura.
NOVA FORMA — Acesso por e-mail
Use este bloco se a agência já acessa o Monde usando e-mail como login.
Na nova forma, o acesso de novos usuários é criado por convite. O usuário recebe um e-mail para configurar o acesso e entrar no Monde.
Como convidar um novo usuário
Antes de enviar o convite, recomendamos verificar se a pessoa já possui cadastro no sistema. No Monde Web e no Monde Desktop, acesse Cadastros > Pessoas e pesquise pelo:
Nome;
CPF;
E-mail.
Essa conferência ajuda a evitar cadastros duplicados.
Depois, para enviar o convite:
No Monde Web e no Monde Desktop, acesse Funcionários > Usuários;
Clique em Convidar Usuário;
Preencha os dados solicitados;
Informe o e-mail da pessoa que receberá o convite;
Clique em Enviar convite.
O usuário receberá um e-mail com as instruções para configurar o acesso ao Monde.
Se a pessoa já teve acesso e o usuário dela foi desativado, não envie um convite novo: o usuário continua cadastrado, e o caminho é reativá-lo.
Como reutilizar o e-mail de um usuário desativado
Quando alguém sai da agência e o cadastro é desativado, o e-mail de acesso continua reservado para esse cadastro. Para usar o mesmo endereço em um convite novo, o Monde pede uma confirmação antes de transferi-lo.
Este é o caminho para o endereço passar a outra pessoa. Se quem vai voltar a acessar o Monde é a mesma pessoa do cadastro desativado, reative o usuário dela em vez de enviar um convite novo.
No Monde Web e no Monde Desktop, acesse Funcionários > Usuários;
Clique em Convidar Usuário;
Informe o e-mail que está com o usuário desativado;
Clique em Enviar convite;
O Monde mostra de quem é o endereço hoje e pede a confirmação da transferência;
Confirme para enviar o convite.
Depois da confirmação, o endereço sai do cadastro antigo e passa para quem recebeu o convite. O cadastro antigo continua desativado, e a transferência fica registrada no histórico dele.
Limitações conhecidas
A transferência não tem como ser desfeita pela tela. Para devolver o endereço ao cadastro antigo seria preciso repetir o processo no sentido contrário, e o usuário novo ficaria sem acesso. Confira o nome exibido na confirmação antes de prosseguir.
Para conferir que deu certo: no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários, veja se o usuário novo aparece com esse endereço na coluna E-mail de usuário.
Por que o Monde recusa um e-mail no convite
O Monde recusa o endereço quando ele está com alguém que continua trabalhando na agência. A mensagem diz de quem é o endereço e o que precisa ser ajustado antes de reenviar o convite.
Cadastro desativado não gera nenhuma dessas mensagens: o endereço de quem foi desativado é liberado pela confirmação de transferência.
Mensagens de erro conhecidas
Os avisos abaixo aparecem ao clicar em Enviar convite, no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários. Cada aviso aponta uma situação diferente do endereço informado no convite.
(endereço) é usado como e-mail de acesso por (nome), cujo cadastro está ativo
Causa: o endereço é o login de um usuário ativo.
Solução: informe outro endereço, ou desative o cadastro dessa pessoa antes de enviar o convite.
(endereço) está cadastrado como e-mail de contato de (nome), cujo cadastro está ativo
Causa: o endereço está no campo de e-mail do cadastro de pessoa de um usuário ativo.
Solução: remova o endereço do cadastro dessa pessoa — no Monde Web e no Monde Desktop, em Cadastros > Pessoas —, ou informe outro endereço.
(endereço) está sendo confirmado como e-mail de acesso por (nome), cujo cadastro está ativo
Causa: outra pessoa pediu esse endereço e ainda não clicou no link de confirmação.
Solução: altere o e-mail de acesso dessa pessoa, ou desative o cadastro dela.
Para que o e-mail informado no convite é usado?
O e-mail informado no convite é usado para:
Enviar o convite de acesso;
Verificar se a pessoa já possui cadastro no Monde;
Definir o acesso inicial do usuário ao sistema.
Como o Monde identifica se a pessoa já está cadastrada?
Ao convidar um novo usuário, o Monde verifica se já existe uma pessoa cadastrada com o e-mail informado no convite.
Se esse e-mail já estiver registrado em Cadastros > Pessoas, no Monde Web ou no Monde Desktop,
o sistema identifica a pessoa existente e evita a criação de um novo cadastro duplicado por e-mail.
Caso a pessoa tenha mais de um e-mail cadastrado, qualquer um deles pode ser considerado nessa identificação.
Quando a pessoa já está cadastrada e o convite é enviado para outro e-mail
Se a pessoa já possui cadastro em Cadastros > Pessoas — no Monde Web ou no Monde Desktop —, mas o convite for enviado para um e-mail diferente dos e-mails cadastrados nela, o sistema pode não conseguir vincular automaticamente o convite ao cadastro existente.
Nesse caso, como o convite foi enviado para um e-mail diferente do cadastro existente, o sistema poderá criar uma nova pessoa, gerando duplicidade.
Como resolver casos de cadastro duplicado
No Monde Web e no Monde Desktop, o administrador deve acessar Cadastros > Pessoas.
Depois, revise o cadastro conforme a situação:
Se houver mais de um cadastro para a mesma pessoa, realize a unificação dos cadastros duplicados;
Depois do ajuste, o convite poderá ser reenviado ou o usuário poderá continuar o processo normalmente.
Como localizar usuários cadastrados
No Monde Web e no Monde Desktop, acesse Funcionários > Usuários.
Nessa tela, o administrador consegue visualizar os usuários cadastrados e seus respectivos e-mails de acesso.
Como desativar um usuário
No Monde Web e no Monde Desktop, acesse Funcionários > Usuários. Depois:
Clique uma vez sobre o usuário que deseja remover;
Clique em Desativar.
Após a desativação, essa pessoa não conseguirá mais acessar o sistema.
Como reativar um usuário
Quando a pessoa já teve acesso e o usuário dela foi desativado, não é preciso convidá-la de novo: o usuário continua cadastrado, e o caminho é reativá-lo.
No Monde Web e no Monde Desktop, acesse Funcionários > Usuários. Depois:
No filtro Ativo, escolha Não, porque a tela abre mostrando só os usuários ativos;
Clique uma vez sobre o usuário desativado;
Clique em Reativar.
O que acontece ao reativar o usuário
O que a pessoa precisa fazer para voltar a entrar depende do e-mail de acesso:
Se o e-mail de acesso ainda estiver no cadastro, a pessoa volta a entrar no Monde com o mesmo endereço e a mesma senha.
Se o endereço tiver sido transferido para outra pessoa enquanto o cadastro esteve desativado, o Monde pede um e-mail novo antes de reativar:
Informe o endereço e confirme;
A pessoa recebe um convite para definir a senha e voltar a entrar;
A senha antiga deixa de valer: o endereço foi digitado pelo administrador e ainda não foi confirmado por quem vai usá-lo, então o convite é o único caminho de volta.
Para conferir que deu certo: no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários, veja se a pessoa aparece como Ativo na coluna Situação.
Se o convite não chegar ao e-mail
Se o convite de acesso não for localizado, confirme primeiro se o e-mail foi digitado corretamente.
Depois, peça para o usuário verificar:
Caixa de entrada;
Spam;
Lixo eletrônico;
Abas como Promoções ou Atualizações, dependendo do provedor de e-mail.
Se mesmo assim o convite não for localizado, entre em contato com o Suporte Monde para validação.
FORMA ANTIGA — Acesso por usuário e senha
Use este bloco se a agência ainda acessa o Monde usando nome de usuário antigo em vez de e-mail como login.
Nesse modelo, o usuário e a senha são configurados no cadastro da pessoa.
Como ativar um usuário quando a pessoa ainda não tem cadastro
No Monde Desktop, acesse Funcionários > Usuários. Depois:
Preencha os dados solicitados;
Confirme o envio do convite.
O convite será enviado por e-mail com as informações necessárias para instalação e acesso ao sistema.
Como ativar um usuário quando a pessoa já tem cadastro
Use este processo quando a pessoa já estiver cadastrada. No Monde Desktop, acesse Cadastros > Pessoas. Depois:
Pesquise o nome da pessoa;
Abra o cadastro com dois cliques;
Acesse a aba Usuário;
Marque a opção Esta pessoa é usuária do sistema;
Informe um usuário e uma senha;
Confirme.
Regras para criar usuário e senha
Na forma antiga, o usuário e a senha precisam seguir estas regras:
O usuário deve ter no mínimo 5 caracteres;
O mesmo usuário não pode ser usado para mais de uma pessoa;
A senha deve ter no mínimo 6 e no máximo 25 caracteres;
A senha deve ter pelo menos 1 letra e 1 número;
A senha não pode ser igual ao usuário.
Como localizar usuários cadastrados
No Monde Desktop, acesse Cadastros > Pessoas. Depois:
No campo Tipo, selecione Usuário do Sistema;
Clique em Pesquisar.
O sistema mostrará as pessoas que possuem usuário vinculado.
Como desativar um usuário
No Monde Desktop, acesse Cadastros > Pessoas. Depois:
Localize o cadastro da pessoa;
Abra o cadastro com dois cliques;
Acesse a aba Usuário;
Desmarque a opção Esta pessoa é usuária do sistema;
Confirme.
Também é importante revisar se essa pessoa está vinculada a permissões de acesso ou cadastro de vendedor.
Se estiver, remova ou desative essas configurações conforme a necessidade da agência.
Depois de ativar um usuário
Depois de ativar o usuário, verifique também:
Se a pessoa precisa ser adicionada nas permissões de acesso;
Se a pessoa também deve ser cadastrada como vendedor.
Se ela for vendedora, o cadastro de vendedor também precisa ser ativado.
Depois disso, informe ao novo usuário:
O usuário criado;
A senha criada;
A orientação para instalar o Monde.
Caso apareça a mensagem quantidade insuficiente de licenças, entre em contato com o Suporte Monde.
Consulta de usuários
A tela Usuários — no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários — permite consultar os usuários cadastrados no sistema em uma grade de informações, facilitando a visualização e a gestão dos acessos.
Colunas da grade
A listagem pode exibir diferentes informações sobre cada usuário, como:
Usuário/Login;
Nome;
E-mail;
Situação;
Data de cadastro.
As colunas podem ser personalizadas de acordo com a necessidade da agência, permitindo escolher quais informações serão exibidas e reorganizar sua ordem conforme a preferência.
Situação do usuário
A coluna Situação utiliza selos coloridos para facilitar a identificação do status de cada usuário.
Os status disponíveis são:
Ativo: usuário com acesso liberado ao sistema;
Inativo: usuário sem acesso ao sistema;
Cadastro pendente: usuário que ainda não realizou o primeiro acesso ao Monde.
Ordenação e filtros
Para localizar informações com mais facilidade, a grade permite:
Ordenar os registros clicando no cabeçalho das colunas;
Filtrar os usuários por login;
Filtrar por e-mail;
Filtrar por situação.
Dúvidas frequentes
Onde vejo o e-mail usado para acessar o Monde?
Na nova forma, acesse a tela Usuários — no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários.
Nessa tela, é possível visualizar os usuários cadastrados e seus e-mails de acesso.
O que fazer se o usuário não recebeu o convite?
Confirme se o e-mail foi digitado corretamente e peça para o usuário verificar:
Caixa de entrada;
Spam;
Lixo eletrônico;
Outras abas do provedor de e-mail.
Se o convite ainda não for localizado, entre em contato com o Suporte Monde.
Observações
Na nova forma, novos usuários são criados por convite de e-mail.
Na forma antiga, o usuário e a senha são configurados na aba Usuário do cadastro da pessoa, no Monde Desktop, em Cadastros > Pessoas.
Apenas administradores devem alterar o e-mail de acesso de outros usuários.
Ao desativar um usuário, revise também permissões e cadastro de vendedor, se houver.
Autorização de dispositivos
A autorização de dispositivos é uma funcionalidade de segurança disponível para clientes que já utilizam o login via e-mail no Monde.
Clientes que ainda não foram migrados para o login via e-mail não passam por esse processo de autorização.
Quando a funcionalidade estiver habilitada, ao acessar o Monde pela primeira vez em um novo dispositivo, o usuário precisará validar esse acesso antes de concluir o login.
Nesse processo, o Monde abrirá automaticamente uma página no navegador para que o usuário informe o código de verificação enviado para o e-mail vinculado ao acesso.
Após a validação, o dispositivo será incluído na lista de dispositivos autorizados.
Nos próximos acessos feitos a partir desse mesmo dispositivo, não será necessário informar um novo código, desde que o dispositivo continue autorizado.
Esse processo aumenta a segurança do acesso ao Monde, evitando que novos dispositivos sejam utilizados sem validação por e-mail.
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Resumo
O Monde possui duas formas de gerenciamento de usuários durante o período de transição.
Na nova forma, o usuário acessa o sistema usando e-mail como login. Para convidar, localizar, desativar ou reativar usuários, acesse a tela Usuários — no Monde Web e no Monde Desktop, em Funcionários > Usuários.
Na forma antiga, o usuário acessa o sistema usando nome de usuário e senha. A ativação e desativação são feitas no Monde Desktop, em Cadastros > Pessoas > aba Usuário.