Dúvidas respondidas
Como cadastrar um cliente no Monde?
Como abrir o cadastro de uma pessoa no Monde Web?
Onde ficam os marcadores, os anexos e o histórico da pessoa no Monde Web?
Como unificar dois cadastros da mesma pessoa?
Por que o Monde Web não deixa excluir uma pessoa?
O campo Observações mantém as quebras de linha na visualização da pessoa no Monde Web?
O que você vai resolver
Neste artigo, você vai aprender a cadastrar, consultar, editar, excluir e unificar Pessoas no Monde, e a usar a tela de visualização do cadastro no Monde Web.
Público-alvo: todos os usuários que cadastram ou consultam clientes, fornecedores, passageiros e demais contatos da agência.
Requisitos: permissão de acesso ao cadastro de Pessoas.
No Monde, o cadastro de Pessoas é usado para registrar todos que se relacionam com a sua agência, como:
clientes;
passageiros;
fornecedores;
hotéis;
operadoras;
funcionários;
contatos comerciais;
prestadores de serviço.
Antes de cadastrar uma nova Pessoa, verifique se ela já não existe no sistema.
Isso ajuda a evitar cadastros duplicados e facilita a consulta do histórico de vendas, financeiro e atendimento.
É possível importar cadastros de pessoas utilizando nosso processo de Importação de Planilhas.
Como cadastrar uma nova pessoa
Acesse: Cadastros > Pessoas
Ou clique no botão Pessoas, caso ele esteja disponível na sua tela.
Depois
Clique em Novo.
Escolha se deseja cadastrar uma Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
Preencha os dados do cadastro.
Clique em OK para gravar.
Ao salvar o cadastro, o sistema registra automaticamente a data, o horário e o usuário que criou a pessoa.
Dicas para preencher o cadastro
Ao informar o CEP, o Monde pode preencher automaticamente os campos de endereço, bairro e cidade. Porém, o preenchimento automático funciona apenas em computadores Windows a partir da versão 8.1. Leia mais no artigo Requisitos do Sistema.
Nos campos de telefone, data de nascimento, CPF e CNPJ, informe apenas os números. O sistema adiciona a pontuação automaticamente.
Para telefones internacionais, informe o sinal de +, seguido do código do país.
Exemplo: +351 para Portugal | +1 para Estados Unidos
No campo E-mail, é possível informar mais de um endereço para a mesma pessoa. Para isso, separe os e-mails usando vírgula ou ponto e vírgula.
Exemplo:cliente@email.com; financeiro@email.com
Também é possível cadastrar Campos Personalizados como, por exemplo, gênero do cliente, para campanhas de marketing personalizadas.
Diferença entre o e-mail da pessoa e o e-mail utilizado para acessar o Monde
Durante o convite de um novo usuário, o e-mail informado é utilizado para localizar o cadastro da pessoa e criar o acesso inicial ao Monde.
Após a criação do usuário, é importante entender que o Monde passa a tratar separadamente:
O e-mail de contato da pessoa;
O e-mail utilizado para acessar o sistema.
E-mail da pessoa
O campo E-mail, localizado na aba Detalhes do cadastro em Cadastros > Pessoas, é utilizado para registrar o contato da pessoa no sistema.
Esse e-mail pode ser utilizado, por exemplo, para:
Enviar orçamentos vinculados ao vendedor;
Enviar e-mails pelo sistema;
Manter o contato comercial da pessoa cadastrado.
E-mail de Acesso
O E-mail de Acesso é o e-mail que o usuário utiliza para entrar no Monde.
Após o usuário ser criado, alterar o campo E-mail na aba Detalhes não altera automaticamente o e-mail utilizado no login.
Para modificar o e-mail que o usuário utiliza para acessar o Monde, veja no artigo sobre o tema.
Exemplo
No momento do convite, o usuário pode receber o acesso pelo e-mail vendas@agencia.com.br.
Depois que o usuário já foi criado:
O e-mail da aba Detalhes pode ser alterado para fins de contato ou envio de comunicações;
O login continuará sendo realizado pelo E-mail de Acesso cadastrado para o usuário, até que ele seja alterado pela aba Usuário ou pelo menu Ferramentas > Alterar e-mail e senha.
Importante: alterar o e-mail de contato na aba Detalhes não altera o e-mail utilizado para acessar o Monde.
Como evitar cadastros duplicados
Antes de criar um novo cadastro, pesquise pelo nome, CPF, CNPJ, e-mail ou telefone da pessoa.
Também é importante que todos na agência sigam um padrão de preenchimento.
Recomendações
evite cadastrar nomes em letras totalmente maiúsculas;
não abrevie nomes, razão social ou endereço;
preencha o cadastro da forma mais completa possível;
use sempre o mesmo padrão para nomes e documentos;
registre informações extras no campo Observações.
Exemplo de duplicidade que pode acontecer:
João S. Silva
João Santos Silva
Mesmo sendo a mesma pessoa, o sistema pode entender como dois cadastros diferentes se os dados forem preenchidos de formas diferentes.
Como pesquisar uma pessoa
Acesse: Cadastros > Pessoas
No campo Pesquisar, informe o nome, CPF, CNPJ, e-mail ou outro dado da pessoa.
Depois, clique em Pesquisar.
Dica: para pesquisar todos os cadastros de Pessoas de uma vez, informe um asterisco no campo de pesquisa: *
Cadastro rápido em outras telas
Em algumas telas do sistema, como Vendas, Contas a Pagar, Contas a Receber e Tarefas, também é possível pesquisar uma pessoa.
Se o nome informado ainda não existir no sistema, o Monde poderá exibir atalhos para:
Cadastrar pessoa física
Cadastrar pessoa jurídica
Assim, você consegue criar o cadastro sem sair da tela em que está trabalhando.
Cadastro rápido no Monde Web
Ao digitar um nome que ainda não existe, selecione Cadastrar pessoa: “nome digitado” para criar o cadastro sem sair da tela em que está trabalhando.
O botão ..., disponível ao lado do campo, também permite cadastrar uma nova pessoa ou editar a pessoa selecionada, deixando o processo mais simples e ágil.
Como excluir ou unificar cadastros duplicados
Quando existir mais de um cadastro para a mesma pessoa, é possível excluir o cadastro duplicado e mover os registros para o cadastro correto.
Acesse: Cadastros > Pessoas
Depois:
Pressione Esc no teclado para limpar os filtros.
No campo Pesquisar, digite o nome da pessoa.
Clique em Pesquisar.
Localize os cadastros duplicados.
Clique uma vez sobre o cadastro que deseja excluir.
Clique em Excluir.
O sistema exibirá uma mensagem de confirmação. Clique novamente em Excluir para continuar.
O que acontece ao excluir um cadastro duplicado?
Se o cadastro não tiver nenhum registro vinculado, como vendas, contas ou tarefas, ele será excluído imediatamente.
Se o cadastro tiver registros vinculados, o sistema solicitará que esses registros sejam movidos para outro cadastro.
Nesse caso
Clique em Mover os registros.
Selecione o cadastro correto que deve ser mantido.
Clique em OK.
Clique em Mover e Excluir.
O sistema poderá levar alguns minutos para concluir o processo. Quando finalizar, você será notificado pelo sino de alertas, no canto superior direito do Monde.
Atenção ao unificar cadastros
Ao mover os registros, o sistema mantém os dados do cadastro escolhido como correto.
As informações do cadastro excluído, como nome, CPF, RG, endereço e dados adicionais, não serão copiadas automaticamente para o cadastro mantido.
Por isso, antes de unificar, confira os dois cadastros e mantenha aquele que estiver mais completo e correto.
Os registros vinculados, como vendas, tarefas e anexos, serão movidos para o cadastro que foi mantido.
Importante
só é possível unificar cadastros do mesmo tipo, por exemplo, Pessoa Física com Pessoa Física; se necessário, altere antes o tipo da pessoa;
a unificação de cadastros não fica registrada no Log;
use as permissões de acesso para controlar quem pode excluir e unificar cadastros: em Cadastro > Pessoas, a opção Excluir pessoas sem vínculos permite excluir o cadastro que não tem registros vinculados, e a opção Excluir pessoas com vínculo permite mover os registros e excluir.
Como excluir uma pessoa no Monde Web
No Monde Web, a exclusão vale só para o cadastro que não tem nenhum registro vinculado.
Acesse Cadastros > Pessoas.
Pesquise a pessoa e clique sobre o nome dela.
Clique em Editar.
Clique em Excluir e confirme a exclusão.
Quando a exclusão é concluída, o Monde exibe a mensagem Pessoa excluída com sucesso e volta para a consulta de Pessoas.
Se a pessoa for usuário do sistema, tiver anexos, inclusive os já removidos, ou tiver registros vinculados, o Monde Web não exclui o cadastro e exibe uma mensagem com o motivo. Para mover os registros para o cadastro correto e excluir, use o desktop, como descrito acima.
Como abrir o cadastro de uma pessoa no Monde Web
No Monde Web, o cadastro de uma pessoa abre em uma tela de visualização, com os dados reunidos para consulta e as ações do registro à mão.
Acesse Cadastros > Pessoas.
Pesquise a pessoa e clique sobre o nome dela.
Para alterar os dados do cadastro, clique em Editar.
Para consultar o que mudou no cadastro e quem alterou, clique em Logs.
Ao gravar a edição, o Monde exibe a mensagem Pessoa atualizada com sucesso e volta para a visualização da pessoa, na aba em que você estava.
O que a visualização mostra
No topo ficam o nome, o tipo — Pessoa Física ou Pessoa Jurídica —, o CPF ou CNPJ e a cidade, ao lado dos atalhos que abrem o WhatsApp, o SMS, a ligação e o e-mail com os dados do próprio cadastro.
Na lateral ficam a Foto, quando houver, e os Marcadores.
As informações ficam separadas em abas: Detalhes, Tarefas, Orçamentos, Vendas, Anexos, Contatos e Dados Financeiros. As abas exibidas variam conforme o tipo da pessoa e a permissão de acesso do usuário — Vendas e Dados Financeiros, por exemplo, só aparecem para quem tem acesso a elas.
No Monde Web, em Cadastros > Pessoas, o campo Observações fica na aba Detalhes da visualização e aparece do jeito que foi digitado, com as quebras de linha. A impressão do cadastro, pelo botão Imprimir, também mantém as quebras de linha.
Onde os marcadores, os anexos e as tarefas são administrados
Marcadores, anexos, tarefas e orçamentos são administrados na visualização, e não no formulário de edição.
Nos Marcadores, selecione ou remova os marcadores e clique em Salvar, no próprio cartão.
Nas abas Anexos, Tarefas e Orçamentos, use os botões da própria aba para anexar um arquivo ou cadastrar um registro para essa pessoa.
O formulário aberto pelo Editar fica com os dados do cadastro: identificação, endereço, contato, dados adicionais e campos personalizados.
Principais abas do cadastro de Pessoas
Dentro do cadastro de uma pessoa, existem algumas abas que ajudam a organizar informações importantes.
Abaixo estão as principais.
Detalhes
A aba Detalhes reúne as informações principais do cadastro, como nome, CPF, RG, endereço, telefone e e-mail.
Nessa aba, também existem alguns botões úteis.
Copiar
Copia os dados cadastrais da Pessoa para a área de transferência.
Depois, você pode colar essas informações em um e-mail, documento ou outro local.
OK & Família
Grava o cadastro atual e cria um novo cadastro copiando algumas informações, como endereço e telefone residencial.
Esse recurso pode ser útil para cadastrar pessoas da mesma família.
Dica: no caso de crianças, recomendamos deixar os campos E-mail e Celular em branco, se essas informações forem dos pais ou responsáveis.
Para relacionar a criança aos responsáveis, utilize a aba Contatos.
Dados adicionais
A aba Dados Adicionais permite registrar outras informações da Pessoa, como:
estado civil;
local de nascimento;
órgão emissor do RG;
data de emissão do RG;
certidão de nascimento;
filiação.
Caso a agência precise registrar outras informações específicas, também é possível utilizar campos personalizados.
Vendas
A aba Vendas mostra o histórico de vendas vinculado à Pessoa.
Nessa aba, você pode consultar se a pessoa participou de uma venda como:
pagante;
passageiro.
Em cadastros de Pessoa Jurídica, o sistema mostra as vendas em que a empresa foi informada como pagante.
Para abrir uma venda, dê duplo clique sobre ela.
Vendedor
No cadastro de Pessoa Física e Pessoa Jurídica, existe o campo Vendedor.
Esse campo é atualizado automaticamente com o nome do último vendedor que cadastrou uma venda para essa Pessoa.
Essa informação também pode ser usada em relatórios, como o relatório de Aniversariantes.
Marcadores
A aba Marcadores pode ser usada para classificar ou identificar Pessoas conforme a necessidade da agência.
Exemplo
Cliente VIP;
Corporativo;
Lazer;
Financeiro;
Fornecedor.
Dados financeiros
A aba Dados Financeiros permite cadastrar dados de cartão de crédito do cliente.
Para adicionar um cartão:
Clique em Adicionar.
Preencha os dados do cartão.
No campo de validade, informe o último dia do mês.
Confirme.
Importante: por segurança, o preenchimento do código de segurança do cartão é opcional.
O campo Cartão Passagem só precisa ser preenchido se a agência utilizar integrações específicas, como CPB, CTA, EBTA ou Cielo para Exportação Cartão Passagem.
Contatos
A aba Contatos permite relacionar uma pessoa a outra.
Exemplo
casal;
responsável financeiro;
contato comercial;
mãe;
pai;
sócio.
Para adicionar um contato:
No campo Adicionar contato, informe o nome da pessoa.
Selecione o cadastro correspondente.
No campo Função, informe a relação entre as pessoas.
Recomendamos usar termos neutros, como Casal, Responsável ou Contato comercial, pois essa relação também aparecerá no cadastro da outra pessoa.
Usuário
A aba Usuário aparece apenas em cadastros de Pessoa Física.
Ela pode ser utilizada para
cadastrar usuário;
configurar integração;
consultar informações relacionadas ao acesso dessa pessoa ao sistema.
Anexos
A aba Anexos permite anexar arquivos relacionados à pessoa cadastrada.
Exemplo
RG;
CPF;
passaporte;
visto;
comprovante de endereço;
documentos do cliente.
Para anexar um arquivo:
Clique em Anexar.
Localize o arquivo no computador.
Dê duplo clique no arquivo.
Confirme.
Atenção: o tamanho máximo permitido para anexos no Monde é de 3 MB.
Visualização de anexos
No Monde Web, é possível abrir anexos diretamente na tela, sem precisar baixar o arquivo no computador.
Quando o formato do arquivo for compatível, o sistema também poderá exibir opções como:
download;
impressão;
exclusão.
Esse recurso facilita a consulta rápida de documentos e imagens vinculados ao cadastro.
Tarefas
A aba Tarefas mostra o histórico de tarefas vinculadas à Pessoa.
Também é possível criar uma nova tarefa diretamente pelo cadastro.
Para isso, clique em Novo.
Orçamentos
A aba Orçamentos mostra todos os orçamentos vinculados à pessoa.
Ela ajuda a acompanhar propostas já criadas para aquele cliente.
Nessa aba, é possível
consultar orçamentos anteriores;
criar um novo orçamento;
editar um orçamento já existente.
Log
A aba Log permite consultar alterações feitas no cadastro.
Use essa aba quando precisar verificar edições, exclusões ou mudanças realizadas por usuários do sistema.
Importante: a unificação de cadastros não fica registrada no Log.
Resumo
O cadastro de Pessoas é uma das bases mais importantes do Monde.
Manter esses dados organizados ajuda a agência a:
evitar cadastros duplicados;
localizar clientes com mais facilidade;
consultar histórico de vendas;
manter documentos centralizados;
melhorar o controle financeiro;
facilitar o atendimento ao cliente.
Sempre que possível, pesquise antes de cadastrar, preencha os dados com atenção e mantenha um padrão de cadastro entre todos os usuários da agência.