MyCashflow'ssa voit arkistoida tilauksia, jolloin niiden sisältö lukitaan kirjanpitoon raportointia varten. Arkistoiduista tilauksista muodostetaan kirjanpitoraportti, joka sisältää kattavan erittelyn myynnistä verotusta ja kirjanpitoa varten. Arkistoinnin tarkoitus on varmistaa, että verkkokaupan raportit pysyvät luotettavina kauas tulevaisuuteen. Tutustu myös kattavaan kuvaukseen ominaisuuden toiminnallisuuksista Käyttöoppaasta.
​
Suosittelemme tutustumaan myös tähän Kirjanpito MyCasflow- verkkokaupassa oppaaseen, josta löydät parhaat käytännöt verkkokaupan kirjanpitoon MyCashflow-verkkokaupassa.
​

Voit halutessasi ottaa tilausasetuksissa käyttöön tilausten manuaalisen arkistoinnin.

Automaattinen arkistointi on saatavilla MyCashflow'n asiakaspalvelun kautta, jolloin automaattinen arkistointi voidaan asettaa tapahtuvaksi joko heti, kun tilaus kirjautuu kauppaan tai sitten, kun kaikki tilauksen lähetykset on merkitty toimitetuksi. Suosittelemme lähtökohtaisesti tuota jälkimmäistä tapaa (toimituspäivän mukaan), jolloin ennen toimitusta tapahtuvia muutoksia on helpompi tehdä tilaukselle.

MyCashflow'n asiakaspalvelun kautta voidaan myös arkistoida massana vanhoja tilauksia toimituspäivän mukaisesti, joten arkistoinnin ja kirjanpitoraportin voi ottaa käyttöön milloin tahansa haluttuna ajankohtana. Arkistoinnin voi myös tarvittaessa ottaa pois käytöstä kokonaan.

Tilaus näkyy kirjanpitoraportilla aina sen päivän kohdalla, mille päivälle se on arkistoitu. Jos tilaus on arkistoitu esimerkiksi kesäkuussa, niin tällöin tilaus näkyy kesäkuun kirjanpitoraportilla. Arkistointipäivään vaikuttaa tuolloin se, mikä asetus kaupassa on valittu arkistoinnin osalta (tilauksen tekopäivä / koko tilauksen toimituksen päivä / manuaalinen arkistointipäivä).

Raportti sisältää mm. seuraavat osiot:

Tyypillisesti erot esimerkiksi maksunvälityspalvelun toimittamalla tilitysraportilla ja kirjanpitoraportilla liittyvät juuri siihen, että tilaukset kirjautuvat raportteihin eri perusteilla. Maksupalvelun tilitysraporttiin kirjautuu tilitykset maksun aktivointipäivän tai tilityspäivän mukaan riippuen hieman maksunvälittäjästä, mutta jos tilaus on verkkokaupassa arkistoitu vaikka vasta seuraavan kuun aikana, niin loppusummat eivät täsmää kirjanpitoraportin kanssa.

Verkkokaupan omalla Tilaukset -raportilla on listattu tilaukset valitulla ajanjaksolla niiden tekopäivän mukaan. Toimitetut tilaukset -raportti sisältää tilaukset, joiden lähetys tai lähetykset on merkattu toimitetuksi valitun aikavälin sisällä. Myydyt tuotteet -raportti listaa ainoastaan tuotteita, eli siitä puuttuu toimitus- ja maksukulut sekä tilauksille kohdentuvien alennuksien vaikutukset. Raportin loppusumma ei useinkaan siis ole sama, kuin kuukauden toteutunut myynti tilausraporteilla on.

Näiden edellämainittujen raporttien sisältämiin tilauksiin vaikuttaa myös se, jos teette muutoksia tilauksiin jälkikäteen. Esimerkiksi jos teette palautuksen edellisen kuun aikana lähetetylle tilaukselle, näkyy tilaus kahteen otteeseen sekä edellisen että kuluvan kuun toimitetut tilaukset -raportilla. Kirjanpitoraportille muutoksia taas ei voi takautuvasti tulla, mikäli ette ole erikseen purkaneet tilauksen alkuperäistä arkistointipäivää.

Jos alkuperäistä arkistointipäivää on muutettu jälkikäteen purkamalla tilauksen arkistointi, niin suosittelemme toimittamaan kirjanpitäjälle aina uuden version sen aikavälin kirjanpitoraportista, jonka sisältäviä tilauksia on muutettu. Arkistoinnin purku-oikeus on automaattisesti vain tilin omistajalla ja se tulee myöntää kaupan muille käyttäjille erikseen tilin omistajan toimesta. Jos ette ole vielä toimittaneet kuluvan kuukauden kirjanpitoraporttia kirjanpitäjälle, niin tilauksen arkistoinnin purkaminen on turvallista tehdä, eikä se sekoita kirjanpitoa.

Jos käytössä on useita eri raportteja, joiden perusteella kirjanpitoa tehdään, niin tällöin kirjanpito kannattaa täsmäyttää siten, että otatte kirjanpitoraportin kaupasta yksityiskohtaisempana versiona yhteenvedon sijaan. Se onnistuu, kun ette valitse kirjanpitoraportilta "Näytä vain yhteenveto"-täppää. Tällöin saatte suoraan vertailukelpoisen listauksen kaikista kirjanpitoraportin tilauksista maksupalvelun tilitysraporttia vasten.
​
Lähtökohtaisesti kirjanpitoraportin pitäisi riittää hyvin taloushallinnon vaatimuksiin, joten suosittelemme käyttämään sitä myyntien ja arvonlisäverojen kirjauksessa.

Tilinpäätöstä varten suosittelemme ottamaan myös varastosaldoraportin tilikauden viimeiseltä päivältä, esimerkiksi 31.12.20XX. Raportti löytyy automaattisesti kaupan hallintatyökalun sivulta "Raportit". Varastosaldoraportin voit hakea myös takautuvasti halutulta päivältä.
​
Huomioithan, että takautuvasti haetun raportin osalta ei voida hakea tietoja jo poistettujen tuotteiden ostohintojen osalta.